In gesprek met Syfers
In gesprek met Vincent van Renesse van Syfers
Syfers ondersteunt freelance professionals, kleine en (middel)grote ondernemingen op administratief gebied. Het kantoor onderscheidt zich van grotere kantoren door het efficiënt gebruik van ICT. Door het gebruik van Cliënt Online zijn zij een paperless office en worden alle handelingen digitaal verricht.
Wat heeft jullie doen besluiten om de portal van PinkWeb te gaan gebruiken?
Wij wilden een communicatieportaal waarbij het mogelijk was om alle administratie volledig digitaal af te handelen. Dit is zowel voor de cliënt als voor ons makkelijker, doordat beide partijen op ieder moment van de dag precies kunnen zien waar zij aan toe zijn en wat de stand van zaken is voor hun administratie. PinkWeb beschikt over alle mogelijke functionaliteit, waardoor het plaatsen, terugvinden en accorderen van documenten overzichtelijk is. Bovendien hebben jullie mooie koppelingen en de mogelijkheid van maatwerk.
Is jullie focus hierdoor ook meer op online komen te liggen?
Ja, wij zijn een volledig paperless office. Wij doen alles digitaal, zowel intern als extern. De focus ligt op digitalisering en eenvoudige communicatie naar de cliënt. We zijn 100% werkzaam binnen de portal, aangezien iedereen op dagbasis inzicht heeft in zijn administratie. We hebben iedere cliënt apart gesproken en met hen de portal doorlopen. Dit is voor ons zelf ook een goede les geweest. Door het werken in ‘The cloud’ is alle data zowel intern als extern beschikbaar.
Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?
Het grootste voordeel is tijdsbesparing. De klant is zelf verantwoordelijk voor de invoer van gegevens. Dit is voor hem niet meer werk, maar in de procesketen is dit veel slimmer, efficiënter en goedkoper. Ons kantoor verwerkt de gegevens en zet de opdrachten klaar op Cliënt Online. De klant krijgt geen envelop met porto, maar kan alles in het portaal terugvinden.
Door het gebruik van Cliënt Online is de efficiency en de kwaliteit van de dienstverlening vergroot. De communicatie naar de klant toe is sneller en helderder. Alles is terug te vinden in één omgeving, benaderbaar via het web. Doordat we nu minder tijd kwijt zijn aan de handmatige verwerking van gegevens, kunnen we onze tijd inzetten voor andere werkzaamheden.
De volgende stap in jullie digitaliseringsproces is Twinscan. Hiermee wordt gescande informatie direct digitaal verwerkt. Wat is de rol van Cliënt Online hierin?
Voor Twinscans is er in Cliënt Online een geautomatiseerde oplossing om boekjaren aan te maken en notificaties te versturen naar cliënten. Documenten worden door de cliënt gescand en digitaal aangeleverd. Twinscans herkent de benodigde informatie in het aangeleverde materiaal. Dit wordt automatisch door Xtendis opgepakt en geboekt in Twinfield. De aangifte wordt vervolgens weer automatisch in Accordering Online van PinkWeb geplaatst.
De administratie wordt volledig digitaal verwerkt en uitgewisseld met de klant. Het boeken gaan sneller en alle documenten zijn altijd beschikbaar in het online dossier. Hier komt de kracht van Cliënt Online naar voren: uploaden, terugvinden en accorderen in één omgeving. Tevens is er de mogelijkheid om direct in te loggen op Twinfield en Reporting Portal.
