In gesprek met Spoelstra & Scherer
Spoelstra & Scherer is een accountantskantoor dat zich richt op kleine en middelgrote ondernemingen. Het is een klein kantoor, maar het onderscheidt zich van grotere kantoren door het efficiënt gebruik van ICT. Alleen al door het efficiënt inzetten van Cliënt Online behoren zij qua omzet per medewerker bijna in de Big Four league. Spoelstra en Scherer gebruiken de portal van PinkWeb sinds 2006 om onder andere belastingaangiftes en jaarrekeningen te verwerken.
Wat heeft jullie doen besluiten om de portal van PinkWeb aan te schaffen?
De beroepsaansprakelijkheidsverzekering verplicht je om akkoordverklaringen te vragen voor belastingaangiftes en jaarrekeningen. Het digitale dossier van PinkWeb sluit mooi aan bij deze regelgeving, maar belast ons niet met extra werk. We zien direct wanneer een klant akkoord heeft gegeven op een aangifte en wij versturen de belastingaangifte dus ook niet voordat we daar goedkeuring voor hebben. Onze dienstverlening is door het gebruik van Cliënt Online efficiënter en transparanter dan voorheen.
Is de focus binnen jullie organisatie hierdoor ook meer op het online kantoor komen te liggen?
Wij hebben de focus altijd al gehad om het werkproces efficiënter te maken door gebruik te maken van digitale oplossingen. Met de portal van Client Online is onze doelstelling qua efficiency voordeel in een stroomversnelling geraakt.
Wat zijn de winstpunten met het gebruik van Cliënt Online?
Het voordeel ligt met name in de tijdsbesparing. Bijvoorbeeld het verwerken van loonmutaties. De klant is zelf verantwoordelijk voor de invoer van loonmutaties, dit is voor hem niet meer werk, maar in de procesketen is dit veel slimmer, efficiënter en goedkoper. Ons kantoor verwerkt deze mutaties in het salarisprogramma en zet de betalingsopdrachten, journaalposten, loonaangiften etc. tegelijkertijd klaar op Client Online. De klant krijgt geen envelop met porto, maar kan alles via de user ID en een wachtwoord op de portalen terug vinden. Zo kun je eenvoudig 55 bedrijven in één dag wegwerken.
Door het gebruik van Cliënt Online is de efficiency en de kwaliteit van de dienstverlening vergroot . Er bestaat een duidelijke afbakening van de verantwoordelijkheid tussen de klant en het kantoor. De communicatie naar de klanten toe is sneller en helderder. Doordat we nu minder tijd kwijt zijn aan de handmatige verwerking van gegevens, kunnen we onze tijd inzetten voor andere werkzaamheden. Een ander bijkomend voordeel is dat de portokosten omlaag zijn gegaan.
Hoe zorgen jullie er voor dat klanten goed met ICT veranderingen, zoals het inzetten van een portal, omgaan?
We hebben de implementatie van onze ICT stapje voor stapje ingevoerd. De portal is gaandeweg bij onze klanten geïmplementeerd door iedere keer de dienstverlening iets uit te breiden. We hebben onze klanten via een nieuwsbrief op de hoogte gebracht van de nieuwe ontwikkelingen binnen de ICT. Vervolgens zijn we begonnen met de verloningen, daarna de aangiften en de jaarrekeningen en nu dan ook met de digitale dossiers. In tegenstelling tot onze verwachtingen zijn er van de klanten geen bezwaren gekomen tegen de verandering van de werkwijze. Dit komt mede doordat de klanten nu meer vrijheid krijgen omdat zij overal ter wereld bij de stukken kunnen komen. Vooral als de klanten op vakantie zijn wordt Client Online gewaardeerd. De gegevens van de loonaangiften en aangifte omzetbelasting zijn voorhanden en kunnen worden betaald vanaf het vakantieadres.
De volgende stap in jullie digitaliseringproces is de Ejaarrekening. Met het softwareprogramma eMagCreator worden PDF files geconverteerd in publicaties met een digitale bladerfunctie. Kan deze software ook eenvoudig binnen Cliënt Online worden ingezet?
De digitale jaarrekening plaatsen wij in het digitale dossier op Pinkweb. De klanten kunnen de Ejaarrekening gemakkelijk downloaden en indien gewenst afdrukken. Het voordeel voor de klant is dat hij/zij altijd de huidige jaarrekening kan afdrukken maar ook die van 3 jaargeleden. Met name bij krediet aanvragen krijg je vaak het verzoek nogmaals de jaarrekening van drie jaar geleden opnieuw te versturen aangezien de klant deze niet meer voorhanden heeft.
Een ander efficiency voordeel is dat wij voorkomen dat de jaarrekening wordt af gedrukt en ingebonden. Dit bespaart zowel tijd als papier en inkt. De klant wordt natuurlijk hiermee ook verwend omdat hij/zij na accorderen binnen een paar minuten de definitieve jaarrekening tot zijn/haar beschikking heeft.
