In gesprek met… Hanny Vermij van Stolp+KAB adviseurs en accountants
Geplaatst op 21-01-2016 in Klantverhalen
Ten tijde van de start van de samenwerking met PinkWeb, circa 3 jaar geleden, had ons kantoor 46 medewerkers in dienst. Sinds 1 januari 2016 is Stolp Adviseurs en Accountants gefuseerd met Kab Accountants Voorburg. We zijn nu een middelgrote organisatie met circa 90 medewerkers op onze vestigingen in Roelofarendsveen en Voorburg.
Onze organisatie is actief in diverse sectoren en bedient al 75 jaar het midden- en kleinbedrijf. Wij zijn een no-nonsense kantoor met persoonlijke aandacht voor onze cliënten en proberen de drempel voor onze cliënten om bij ons te komen, zo laag mogelijk te houden.
Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?
De tarieven staan onder druk en als kantoor wordt je gedwongen tot steeds verdere automatisering. De afhandeling van de retour ontvangen getekende stukken kostte naar onze mening onnodig veel tijd. Vanuit onze klantenkring kwam steeds vaker het verzoek om stukken digitaal aangeleverd te krijgen.
Eén en één is twee! Door cliënten hun eigen portaal aan te bieden, kunnen zij alle stukken eenvoudig benaderen. Door het digitaal accorderen is de voortgang eenvoudig te volgen en zijn stukken direct gearchiveerd.
Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?
De koppelingen met de diverse softwarepakketten heeft ons doen besluiten te kiezen voor PinkWeb. De fiscale aangiften komen uit Elsevier Nextens. Voor de salarissen werken wij met Unit4 Salaris, helaas is die nog niet gekoppeld aan PinkWeb. De aangiften loonheffing worden door ons in pdf ter accordering aan de cliënten aangeboden. Ook kunnen we cliënten met Single SignOn koppelingen de mogelijkheid bieden om vanuit het portaal in te loggen op verschillende andere pakketten, zoals Twinfield en Exact.
Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?
Voor de cliënten is het voordeel dat alle documenten eenvoudig te benaderen zijn. Voor onze organisatie kan door het optimaal gebruik maken van de koppelingen, veel tijd bespaard worden met afhandeling en doorzending naar de diverse instanties. Geaccordeerde stukken worden in het digitale dossier onder Accordering Online per jaar gearchiveerd. Bovendien worden de publicatiestukken na accordering direct doorgestuurd naar de Kamer van Koophandel en de fiscale aangiften worden na accordering direct doorgestuurd naar de belastingdienst.
Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?
Nadat we met het portaal aan de slag zijn gegaan zijn we verder gegaan met automatiseren. Voor het boeken van administraties in Unit4 Accounting maken we gebruik van ScanSys en maken we gebruik van het elektronisch inlezen van bankmutaties. Vanaf 2016 gaan we volledig digitaal door ook onze dossiers digitaal aan te leggen.
Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?
Wij zijn begonnen met het aanbieden van alleen de aangiften loonheffing en omzetbelasting via het portaal. Dit leverde vooral voor het secretariaat de meeste tijdwinst op. De lay-out van Cliënt Online hebben we laten aanpassen naar onze eigen lay-out, passend bij onze website. Verder hebben we ook brochures in diezelfde lay-out laten maken. Hiermee hebben de nieuwe cliënten een goede beknopte handleiding voor het accorderen van stukken.
We hebben een helpdesk die dagelijks benaderbaar is voor vragen over het portaal. Indien mogelijk kijken we mee met Teamviewer, om het ook voor de onervaren cliënten leuk te maken om hun eigen stukken via hun portaal te kunnen accorderen.
Wat zijn jullie drie beste tips voor ingebruikname van het portaal?
- Start met het aanbieden van aangiften loonheffing en omzetbelasting voor accordering via het portaal.
Voor de cliënt is dit de beste gewenning, doordat zij maandelijks of elk kwartaal moeten inloggen. Al snel wordt hen duidelijk waar en hoe de stukken moeten worden geaccordeerd. Bovendien bespaart deze eerste slag een hoop tijd met betrekking tot archivering en doorzending naar de belastingdienst. - Betrek de organisatie bij de eerste fase van de uitrol. Begin met een bijeenkomst voor directie en medewerkers, waarin je laat zien wat het portaal inhoudt en wat de mogelijkheden zijn. De medewerkers zullen tenslotte de eigen cliënten enthousiast moeten maken voor gebruik van het portaal. Praat de organisatie vóór de uitrol nog een keer bij over nieuwe procedures, gevolgen en planning.
- Neem de tijd en check alle procedures dubbel, voordat de definitieve uitrol plaatsvindt. Het voortraject neemt meer tijd in beslag dan je denkt en je kan de cliënten maar één keer een goede eerste indruk geven.
Hoe zien jullie de ontwikkeling en het gebruik van het klantenportaal in de toekomst?
Cliënt Online biedt nog heel veel mogelijkheden waar wij als organisatie nog geen gebruik van maken. Bovenaan ons lijstje staan de app en Formulier Online. Ook het uploaden van stukken door cliënten willen we meer gaan stimuleren. We hebben echter besloten alles gefaseerd uit te rollen en elk jaar een nieuw project op te pakken.
Wat zien jullie graag in toekomstige versies van het portaal?
De hoeveelheid e-mailberichten die cliënten ontvangen als er stukken ter accordering zijn geplaatst zou mijns inziens omlaag moeten. Dit stoort de cliënten en zij zien soms door de bomen het bos niet meer. Verder zou er ook een optie moeten zijn, dat alleen aangewezen gebruikers bepaalde stukken mogen inzien. Dit verzoek is ingediend en ik hoop dat dit gauw wordt gerealiseerd. Tot slot, alle uitbreidingen die het portaal gebruikersvriendelijk houden zijn van harte welkom!
Onze nieuwe uitdaging is onze nieuwe collega’s in Voorburg en hun cliënten enthousiast te maken voor het cliëntportaal. Maar de basis is er, dus kunnen we oneindig veel cliënten op het portaal hebben!