Gebruikersverhalen over Cliënt Online

In gesprek met… Hanny Vermij van Stolp+KAB adviseurs en accountants

Interview met Hanny Vermij van Stolp+KAB adviseurs en accountants

Ten tijde van de start van de samenwerking met PinkWeb, circa 3 jaar geleden, had ons kantoor 46 medewerkers in dienst. Sinds 1 januari 2016 is Stolp Adviseurs en Accountants gefuseerd met Kab Accountants Voorburg. We zijn nu een middelgrote organisatie met circa 90 medewerkers op onze vestigingen in Roelofarendsveen en Voorburg.

Onze organisatie is actief in diverse sectoren en bedient al 75 jaar het midden- en kleinbedrijf. Wij zijn een no-nonsense kantoor met persoonlijke aandacht voor onze cliënten en proberen de drempel voor onze cliënten om bij ons te komen, zo laag mogelijk te houden.

Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?
De tarieven staan onder druk en als kantoor wordt je gedwongen tot steeds verdere automatisering. De afhandeling van de retour ontvangen getekende stukken kostte naar onze mening onnodig veel tijd. Vanuit onze klantenkring kwam steeds vaker het verzoek om stukken digitaal aangeleverd te krijgen.

Eén en één is twee! Door cliënten hun eigen portaal aan te bieden, kunnen zij alle stukken eenvoudig benaderen. Door het digitaal accorderen is de voortgang eenvoudig te volgen en zijn stukken direct gearchiveerd.

Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?
De koppelingen met de diverse softwarepakketten heeft ons doen besluiten te kiezen voor PinkWeb. De fiscale aangiften komen uit Elsevier Nextens. Voor de salarissen werken wij met Unit4 Salaris, helaas is die nog niet gekoppeld aan PinkWeb. De aangiften loonheffing worden door ons in pdf ter accordering aan de cliënten aangeboden. Ook kunnen we cliënten met Single SignOn koppelingen de mogelijkheid bieden om vanuit het portaal in te loggen op verschillende andere pakketten, zoals Twinfield en Exact.

Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?
Voor de cliënten is het voordeel dat alle documenten eenvoudig te benaderen zijn. Voor onze organisatie kan door het optimaal gebruik maken van de koppelingen, veel tijd bespaard worden met afhandeling en doorzending naar de diverse instanties. Geaccordeerde stukken worden in het digitale dossier onder Accordering Online per jaar gearchiveerd. Bovendien worden de publicatiestukken na accordering direct doorgestuurd naar de Kamer van Koophandel en de fiscale aangiften worden na accordering direct doorgestuurd naar de belastingdienst.

Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?
Nadat we met het portaal aan de slag zijn gegaan zijn we verder gegaan met automatiseren. Voor het boeken van administraties in Unit4 Accounting maken we gebruik van ScanSys en maken we gebruik van het elektronisch inlezen van bankmutaties. Vanaf 2016 gaan we volledig digitaal door ook onze dossiers digitaal aan te leggen.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?
Wij zijn begonnen met het aanbieden van alleen de aangiften loonheffing en omzetbelasting via het portaal. Dit leverde vooral voor het secretariaat de meeste tijdwinst op. De lay-out van Cliënt Online hebben we laten aanpassen naar onze eigen lay-out, passend bij onze website. Verder hebben we ook brochures in diezelfde lay-out laten maken. Hiermee hebben de nieuwe cliënten een goede beknopte handleiding voor het accorderen van stukken.

We hebben een helpdesk die dagelijks benaderbaar is voor vragen over het portaal. Indien mogelijk kijken we mee met Teamviewer, om het ook voor de onervaren cliënten leuk te maken om hun eigen stukken via hun portaal te kunnen accorderen.

Wat zijn jullie drie beste tips voor ingebruikname van het portaal?

        1. Start met het aanbieden van aangiften loonheffing en omzetbelasting voor accordering via het portaal.
          Voor de cliënt is dit de beste gewenning, doordat zij maandelijks of elk kwartaal moeten inloggen. Al snel wordt hen duidelijk waar en hoe de stukken moeten worden geaccordeerd. Bovendien bespaart deze eerste slag een hoop tijd met betrekking tot archivering en doorzending naar de belastingdienst.
        2. Betrek de organisatie bij de eerste fase van de uitrol. Begin met een bijeenkomst voor directie en medewerkers, waarin je laat zien wat het portaal inhoudt en wat de mogelijkheden zijn. De medewerkers zullen tenslotte de eigen cliënten enthousiast moeten maken voor gebruik van het portaal. Praat de organisatie vóór de uitrol nog een keer bij over nieuwe procedures, gevolgen en planning.
        3. Neem de tijd en check alle procedures dubbel, voordat de definitieve uitrol plaatsvindt. Het voortraject neemt meer tijd in beslag dan je denkt en je kan de cliënten maar één keer een goede eerste indruk geven.

Hoe zien jullie de ontwikkeling en het gebruik van het klantenportaal in de toekomst?
Cliënt Online biedt nog heel veel mogelijkheden waar wij als organisatie nog geen gebruik van maken. Bovenaan ons lijstje staan de app en Formulier Online. Ook het uploaden van stukken door cliënten willen we meer gaan stimuleren. We hebben echter besloten alles gefaseerd uit te rollen en elk jaar een nieuw project op te pakken.

Wat zien jullie graag in toekomstige versies van het portaal?
De hoeveelheid e-mailberichten die cliënten ontvangen als er stukken ter accordering zijn geplaatst zou mijns inziens omlaag moeten. Dit stoort de cliënten en zij zien soms door de bomen het bos niet meer. Verder zou er ook een optie moeten zijn, dat alleen aangewezen gebruikers bepaalde stukken mogen inzien. Dit verzoek is ingediend en ik hoop dat dit gauw wordt gerealiseerd. Tot slot, alle uitbreidingen die het portaal gebruikersvriendelijk houden zijn van harte welkom!

Onze nieuwe uitdaging is onze nieuwe collega’s in Voorburg en hun cliënten enthousiast te maken voor het cliëntportaal. Maar de basis is er, dus kunnen we oneindig veel cliënten op het portaal hebben!

Lees hier meer over Stolp+KAB adviseurs en accountants

In gesprek met…Suzanne van der Toorn-List van KLEUR! Administratie

In gesprek met…Suzanne van der Toorn-List van KLEUR! Administratie KLEUR! Administratie, gevestigd in Amersfoort, is een actief en betrokken administratiekantoor dat met name startende ondernemers en zzp’ers de zorg uit handen neemt van financiële administratie, fiscale aangiften en jaarrekeningen. Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal? Efficiency voor zowel het kantoor […]

In gesprek met… Jack Van Ansem van D€ Administratie Valkenswaard

Een correcte financiële administratie is voor een onderneming van levensbelang. Zonder inzicht is de organisatie stuurloos. Veel ondernemers verzorgen nog steeds hun eigen administratie. Vaak worden “onverwacht hoge kosten” of “het in eigen handen houden” als redenen genoemd. D€ administratie Valkenswaard heeft de oplossing. De ondernemer betaalt bij hen een vast bedrag per maand. Daarvoor staan zij altijd met raad en daad voor hen klaar.

 

Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?
Wij hebben daarvoor gekozen, omdat het klantenportaal de communicatie met klanten optimaliseert. Aangezien we met vaste prijsafspraken werken streven we ernaar om elke efficiencyslag die gemaakt kan worden door te voeren.

Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?
Dit portaal is te koppelen aan de softwarepakketten waar wij mee werken. Zo maken wij gebruik van de koppelingen met Exact Online, CaseWare, Kluwer, Visionplanner cloud en Nmbrs.

Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?
Zowel klanten als medewerkers kunnen op een eenvoudige manier documenten uploaden op het klantenportaal. Dit bevordert de communicatie tussen het administratiekantoor en de klanten. Daarnaast is de informatie meteen toegankelijk voor de klanten en medewerkers, waardoor wij als kantoor de klanten de service van ‘real time information’ kunnen geven.

Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?
Door gebruik te maken van het klantenportaal van PinkWeb zullen er steeds meer documenten van de klant op het portaal worden opgeslagen. Dit is een centraal punt waar alle informatie van de klant te vinden is. Het is hierdoor niet meer nodig om de documenten ook op de server op te slaan. Er zal dus steeds meer online gewerkt gaan worden.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?
Door de klanten te attenderen op de voordelen van het klantenportaal:
– Alle informatie van de klant staan op één centraal punt bij elkaar opgeslagen.
– De klant heeft altijd en overal inzicht in de documenten
– De klanten ontvangen ‘real time information’ doordat de documenten die zij uploaden meteen zichtbaar zijn voor de medewerkers.

Wat zijn jullie drie beste tips voor ingebruikname van het portaal?
1. Begin met een paar klanten en betrek deze ook bij de implementatie;
2. Laat medewerkers in een vroeg stadium testen, en betrek ook deze medewerkers bij de implementatie;
3. Ga er gewoon mee aan de slag. Met andere woorden: doen.

Hoe zien jullie de ontwikkeling en het gebruik van het klantenportaal in de toekomst?
Alle informatie zal in de toekomst altijd en overal beschikbaar zijn. Met het portaal kunnen we aan deze eisen voldoen. Het portaal zal dus een centraal punt innemen, ook qua communicatie met onze klanten.

Wat zien jullie graag in toekomstige versies van het portaal?
Het zou mooi zijn als er integratiemogelijkheden komen voor de telefoon. Dat gesprekken automatisch gedigitaliseerd worden naar een tekst.

In gesprek met… John Rütten van FlexAccount

FlexAccount is een administratie- en belastingadvieskantoor met circa 20 medewerkers, werkzaam vanuit Ressen. De organisatie kenmerkt zich met name door vaste aanspreekpunten, korte lijnen tussen adviseur en cliënt en een persoonlijke benadering.

Zij beoordelen administraties op hun doelmatigheid en functioneren, richten administraties in of verlenen daarbij bijstand, stellen financiële jaarstukken samen en verrichten periodieke fiscale werkzaamheden. Daarnaast bieden ze specialisaties in het kader van overnames, subsidies, financieringen etc.

Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?
In 2008 kregen we het idee dat de communicatie met onze relaties makkelijker zou moeten kunnen verlopen, dan alles per papier en per post te regelen. Het versturen van diverse belastingaangiften was tijdrovend en wij verstuurden vaak aangiften namens onze relaties, zonder dat dit qua verantwoordelijkheid/aansprakelijkheid goed geregeld was.

Daarom zijn we op zoek gegaan naar software die meerdere problemen en vragen van ons in één keer kon oplossen. Minder papieren postverwerking, klanten die zelf hun aangiften accorderen en versturen en eenvoudige verzending van mailings naar klanten. Ook kregen we toen het idee om veel meer zaken, zoals klantdossiers en permanente stukken te gaan digitaliseren.

Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?
Toentertijd waren er niet zo veel aanbieders van dergelijke software en eigenlijk hebben we al snel ons oog laten vallen op PinkWeb omdat zij al een directe koppeling hadden met Primaccount. Hierin verzorgden wij alle belastingaangiften.

Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?
De winstpunten zijn tweeledig. Aan de ene zijde financieel en aan de andere de service naar onze klanten toe.

Financieel heeft het natuurlijk veel kosten bespaard in de postverwerking. Naast papier, porti en drukwerk scheelt het natuurlijk ook veel uren op de secretariële afdeling. Hier komen softwarekosten voor terug, maar per saldo levert dit financieel een besparing op. Eén puntje is dat we helaas nog niet merken dat de kosten van de digitale verwerking de laatste jaren ook dalen, wat we bij schaalvergroting en meer gebruik van de software graag meer zouden zien.

De service naar onze klanten toe is door de vergaande digitalisering sterk verbeterd en onze relaties hebben overwegend een positieve waardering voor deze ontwikkelingen. Natuurlijk vergt elke verandering een gewenning, maar onze relaties weten niet meer beter en zouden het niet anders meer willen. Geen gedoe meer met pakken papier, een paar dagen wachten op de post of handmatig zelfs mailings moeten klaar maken. Eén druk op de knop en het is weg.

Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?
Cliënt Online vulde voor ons het beeld in dat we voor ogen hadden en dat sluit heel mooi op onze wensen aan.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?
Door onze relaties aan het begin stapje voor stapje te informeren over de wijze waarop processen zouden gaan veranderen en ze hierbij ook persoonlijk uitleg te geven indien gewenst. We zijn in eerste instantie begonnen met het koppelen van BTW relaties, later werden deze gevold door de IB, VpB en LH. Ook deze stapjes maakten het voor relaties makkelijker om aan het systeem en de nieuwe werkwijze te wennen.

Onze relaties waren er binnen een paar maanden aan gewend. De oude manier was al snel niet meer terug te denken. Alle nieuwe relaties stappen automatisch in en lopen gewoon mee in de digitale pas.

Wat zijn jullie beste tips voor ingebruikname van het portaal?
De beste tip is er gewoon mee te beginnen en de werkwijze doorvoeren. Elke verandering is altijd even wennen en dat zal niet veranderen. Gewoon goed toelichten en gestructureerd doorvoeren en dan neemt het proces het vanzelf over.

Hoe zien jullie de ontwikkeling en het gebruik van het klantenportaal in de toekomst en wat zien jullie graag in toekomstige versies?
Wij zullen als kantoor het portaal nog verder gaan gebruiken als digitale opslag van allerlei permanente stukken. Ook de salarisadministratie wil in de toekomst meer mogelijkheden van het portaal gaan gebruiken. We hopen dan ook dat door de iDeal-functionaliteit, de facturatie goedkoper gaat worden, zodat de module Factuur Online voor ons ook aantrekkelijk wordt.

We hopen dat er in de toekomst bij het plaatsen van facturen aan relaties ook direct een PDF van de factuur wordt meegestuurd in de e-mailnotificatie. Dat zouden relaties zeer wenselijk vinden.

Verder gaan wij als kantoor steeds verder leunen en steunen op onze softwarepartners en dus ook op PinkWeb. We hopen dat bij PinkWeb de flexibiliteit en korte communicatielijnen intact blijven. Ook bij verdere groei of overname door een grote jongen. En hoe logisch het ook is dat het een keer zal gebeuren, hopen we dat het nog lang op zich zal laten wachten.

Henk Kraa

In gesprek met… Henk Kraa van Bordan accountants & adviseurs

Ondernemers en omstandigheden verschillen. Daarom zijn er geen standaardantwoorden op ondernemersvragen. Zeker niet als het gaat om specifieke uitdagingen die ondernemers bewust zelf opzoeken. Bij Bordan begint alles daarom met een goede persoonlijke relatie. De specialisten zijn niet alleen vertrouwd met de organisatie en de cijfers, maar ook met de relevante ontwikkelingen in de markt, de visie en ambities van de ondernemer. Voor Bordan accountants & adviseurs is het simpel: kunnen begint met kennen. Vanuit dat vertrekpunt komen zij samen verder.

Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?

We hebben besloten een klantenportaal te gaan gebruiken om de efficiency te verhogen. Aangiftes hoeven we bijvoorbeeld niet meer uit te printen en te versturen. Daarnaast zien wij het portaal als een verbetering van onze dienstverlening naar de klant toe, zij hebben altijd inzicht in hun gegevens.

Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?

We vinden dit portaal op dit moment gewoon Best of Breed.

Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?

We creëren een verbetering in onze efficiency, immers het digitaal accorderen van een aangifte gaat veel sneller dan op de ‘oude’ manier. In het Online Dossier heeft iedereen altijd en overal zijn documenten bij de hand. Ook besparen we kosten, zo hebben we minder handelingskosten, minder portokosten en gebruiken we minder briefpapier.

Door het portaal wordt digitaal vastgelegd welke persoon wat heeft gedaan, dit is ook handig. Klanten ervaren Single SignOn koppelingen bovendien als heel prettig.

Het portaal geeft ons kantoor ook een professionele uitstraling!

Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?

De focus naar de cloud was/is er al. Naast Cliënt Online maken we gebruik van Twinfield, Basecone, Visionplanner en NMBRS, deze pakketten werken ook allemaal online.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?

We geven klanten persoonlijk een demonstratie van het portaal. Tijdens deze presentatie vertellen we wat de voordelen voor de klant zijn. Zo zijn dossiers altijd en overal bij de hand en vergt accordering van documenten slechts een paar toetsaanslagen.

Hoe zien jullie de ontwikkeling en het gebruik van het klantenportaal in de toekomst?

Het klantenportaal zal een steeds belangrijkere rol gaan vervullen in de communicatie met de klant. Ik ben van mening dat het portaal in het CRM geïntegreerd zal gaan worden.

In gesprek met… Michel Zoutewelle van Zoutewelle Accountants

Zoutewelle Accountants is een klein, laagdrempelig advieskantoor gevestigd in Waalwijk. Dagelijks staan acht medewerkers klaar voor hun klanten om ze te ‘ontzorgen’ op administratief, fiscaal en financieel gebied! Met veel plezier, no-nonsense en to the point!

Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?

We hebben verschillende redenen gehad om een klantenportaal te gaan gebruiken. De twee belangrijkste redenen zijn dat we een jong, modern en fris kantoor zijn. Een jaarrekening op papier past hier niet bij. Daarnaast wilden we ook graag het accorderingsproces van aangiften, jaarrekeningen e.d. versoepelen.  De automatische reminders vanuit het portaal maken ook onderdeel uit van dit proces.

Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?

PinkWeb is een onafhankelijk portaal, makkelijk in gebruik en is makkelijk koppelbaar met de (meeste) softwarepakketten die wij gebruiken.

Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?

Door gebruik van het portaal hebben we het accorderingsproces versnelt en de processen geoptimaliseerd. Ook hebben we minder drukwerk.

Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?

Ja, maar dat is niet alleen gebeurd door het gebruik van Cliënt Online. De veranderingen in de markt spelen hier zeker ook een grote rol in.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?

Gewoon door ermee te starten. De jongere ondernemers hebben hier geen enkele moeite mee. De oudere, wat ‘klassiekere’ ondernemer moppert in het begin vaak, maar door hem of haar persoonlijk de werking uit te leggen, zie je ook daar dat het portaal gewoon gebruikt wordt. Schroom verder niet voor een uitzondering. Je hebt er altijd klanten bij die op de  ‘oude’  manier hun jaarrekening willen ontvangen: gewoon op papier met een aparte akkoordverklaring.

Hoe zijn jullie de ontwikkeling en het gebruik van het klantenportaal in de toekomst?

Het portaal zal zich steeds meer ontwikkelen als een online samenwerkingsverband tussen ons kantoor en de klant. Ook het uploaden van informatie, wat nu nog veelal per e-mail gaat, zal een vlucht krijgen. Verder zullen alle informatiestromen vanuit de verschillende software volledig geautomatiseerd worden door middel van webservices.

Wat zien jullie graag in toekomstige versies van het portaal?

We zien graag dat lay-out ook continu wordt vernieuwd, fris en nog moderner.

HH Groep

In gesprek met… Peter Cools van HHGroep Horeca Administraties

HHGroep Horeca Administraties is een administratie- en advieskantoor dat zich richt op de horecaondernemers die in Nederland gevestigd zijn. Een groot gedeelte van onze dienstverlening komt overeen met die van andere accountants- en administratiekantoren, maar we onderscheiden ons door de situatie van de horecaondernemer als uitgangspositie van onze dienstverlening te nemen. We hebben adviestrajecten speciaal gericht op de horecabranche en door ons netwerk (branchevereniging, adviseurs gericht op horecaconcepten of gastvrijheid, makelaars, brouwerijen, automatiseerders etc.) kunnen we makkelijk inspelen op de meest voorkomende situaties waar een horecaondernemer zich in kan bevinden (starten, wijziging bedrijfsconcept, uitbreiding, overdragen, samenwerken, staken etc.).

 Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?

Dat heeft verschillende redenen. De belangrijkste is dat wij de horecaondernemer een veilige omgeving willen bieden waarin hij altijd toegang heeft tot zijn managementinformatie en andere belangrijke documenten. Daarbij is het maatschappelijk verantwoorder om de papierstroom waar onze branche om bekend staat fors te verminderen.

Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?

We zijn op zoek gegaan naar een betrouwbare leverancier van ICT-diensten gericht op het optimaliseren van werkprocessen, waarbij contact plaats vindt op informele wijze. Daarnaast een partij die haar eigen product centraal stelt en zich niet laat leiden door andere spelers op de markt.

Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?

Steeds meer onderdelen van onze dienstverlening worden geautomatiseerd. Dat is goed, want je wilt je opdrachtgevers zo min mogelijk voor je accountancydiensten laten betalen zodat ze budget overhouden voor gedegen advies. Met alleen cijfers verstrekken verbeteren we de prestatie van onze opdrachtgevers niet. Ondernemers moeten ook ondersteund worden om de de juiste richting te bepalen en te blijven volgen.

Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?

De focus is door meer online te doen (nog) meer op onze opdrachtgever komen te liggen.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?

We zijn heel laagdrempelig begonnen door alleen de dossierfunctie te gebruiken. Veel van onze cliënten zijn nog niet ‘online’ dus die taak nemen we eigenlijk ook op ons. Langzaamaan gaan we het gebruik van het portaal opvoeren. Na de dossierfunctie zijn we gaan werken met de Single Sign on voor Twinfield, Exact Online en Nmbrs. De volgende stap die we voor ogen hebben, is pas het accorderen. We willen de opdrachtgever niet afschrikken en het afbreukrisico beperken. De langzame opzet combineren we door in al onze contacten met opdrachtgevers het portaal te benoemen.

Hoe zien jullie de ontwikkeling en het gebruik van het klantenportaal in de toekomst?

Wij denken dat de jonge startende ondernemer ervan uit gaat dat hij voor zijn accountancydiensten ‘online’ kan communiceren. De slag moet nu alleen gemaakt worden bij dat deel van de ondernemers dat beide (of alleen offline) gewend is.

Wat zien jullie graag in toekomstige versies van het portaal?

Wij verwachten van PinkWeb (en vertrouwen erop) dat zij de wensen en de nog onbenoemde behoeften van de accountancybranche in beeld hebben en hier hun product op door ontwikkelen. Voor HHGroep is er nog genoeg uitdaging om samen met PinkWeb verder ‘online’ te gaan.

Bob Jong

In gesprek met… Bob Jong (RA) van Phidra Accountants & Adviseurs

Phidra Accountants & Adviseurs is een allround dienstverlener en adviseur in ondernemen met twee vestigingen in Noord-Holland. Phidra verleent diensten op diverse disciplines (Accountancy, Audit & Assurance, Fiscale advisering en aangiftepraktijk, Administratie, Salarisadministratie en alle voorkomende P&O-werkzaamheden). Er werken momenteel achttien professionals, waarvan een groot aantal personeelsleden met vele jaren ervaring bij de ‘the big four’ bewust heeft gekozen voor de overstap naar een kleiner kantoor. Hier adviseren zij hun MKB-klanten met de grootste zorg en aandacht. Ze kijken niet alleen terug op behaalde resultaten, maar richten hun blik vooral vooruit. Kritisch waar het moet, adviesgericht waar het kan.

Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?

De ontwikkelingen binnen ons vakgebied en het feit dat XBRL/SBR eraan zat te komen, heeft ons reeds in 2011 doen besluiten gebruik te gaan maken van een klantenportaal.

Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?

Na een eerdere ervaring met een andere leverancier zagen wij het belang in van een goed werkend portaal (voor ons zijn dit gebruiksgemak, de look & feel en het hebben van een mobiele app). Wij wisten echter dat de mogelijkheden bij deze leverancier beperkt waren en ons niet zou brengen wat wij wilden. Zodoende zijn wij na een heroverweging snel uitgekomen bij PinkWeb. PinkWeb heeft professionals in huis op alle gebieden, de lijnen zijn kort, er is aandacht voor mogelijke verbeterpunten en de contacten verlopen erg prettig.

Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?

Met Cliënt Online (bij ons Phidra Online) hebben we een nieuwe manier van communiceren met onze cliënten kunnen toevoegen aan ons dienstenpakket. Uiteraard op het gebied van aangiftestromen, maar ook op het gebied van digitale dossiervorming en Single SignOn (waardoor one-stop-shop mogelijk wordt). Nu cliënten steeds meer gebruik gaan maken van Phidra Online, wordt het gebruik van de upload functie voor diverse stukken ook intensiever en daarmee waardevol voor een snelle kennisdeling. Het accorderen via sms van aangiften en publicatiebescheiden wordt door onze cliënten als zeer prettig ervaren en het maakt de cyclus van klaarzetten tot accordering voor ons als kantoor ook zeer efficiënt.

Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?

Niet meer, want de focus lag al jaren op online. Inmiddels draaien nagenoeg alle softwarepakketten ‘in the cloud’ en kunnen we onze cliënten een productiestraat aanbieden die voldoet aan behoeften en verwachtingen. Prettig is dat steeds meer softwarepartijen het belang van samenwerking inzien, zodat in principe alle koppelingen mogelijk zijn tussen de voor ons en onze cliënten benodigde pakketten.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?

Door de aangiften en jaarstukken klaar te zetten in het portaal, moet de klant wel gebruik gaan maken van Phidra Online. Natuurlijk moeten enkele klanten wennen aan deze nieuwe manier van communiceren, maar ook zij zien snel de meerwaarde en het belang in.

Hoe zien jullie de ontwikkeling en het gebruik van het klantenportaal in de toekomst?

Vanaf 2014 zullen alle productstromen, naast btw-aangiften en publicatie bescheiden tevens alle andere aangiftestromen, via het portaal worden afgehandeld. Hierdoor zullen de cliënten nog meer gebruik gaan maken van Phidra Online en ook benodigde gegevens hiervoorv via het portaal uploaden. We streven er natuurlijk naar dat de klant als eerste in de ochtend Phidra Online opstart, omdat hij/zij hier alles vindt wat benodigd is voor de samenwerking met de accountant.

Wat zien jullie graag in toekomstige versies van het portaal?

Wij zien graag een verdere verbetering van de logica van indeling en performance. Mensen en dus ook onze cliënten zijn steeds meer gewend aan (en misschien ook wel verwend) met gebruiksvriendelijke apps, waarvan het gebruik voor zich spreekt. Denk bijvoorbeeld aan Facebook, Google+ etc. Overbodige stappen en inhoud is ballast en daarmee overbodig. Less is more is het credo, maar dan zonder iets van belang over het hoofd te zien. Misschien dan ook goed om meerdere koppelingen te realiseren waar cliënten behoefte aan hebben op een normale dag (bijvoorbeeld met internetbankieren). Hierbij is gebruiksgemak, bijvoorbeeld voor het goedkeuren van aangiften, een uitdaging.

In gesprek met… Maurice Verdoorn van Verdoorn Adviesgroep

Verdoorn Adviesgroep is gevestigd in Nijmegen. Met een team van vier medewerkers bedienen zij een klantenportefeuille die varieert van eenmanszaken tot organisaties met meer dan 100 personeelsleden. De medewerkers van Verdoorn Adviesgroep spreken de taal van de ondernemer en zitten liever naast dan tegenover de ondernemer. Verdoorn Adviesgroep is NOAB kantoor en draagt daarmee de professionaliteit en deskundigheid van de beroepsgroep uit. De laatste jaren heeft Maurice fors geïnvesteerd in automatisering. Het klantenportaal van PinkWeb is daar een onderdeel van en is onlangs in gebruik genomen.

Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?

Als moderne dienstverlener zijn wij op zoek gegaan naar mogelijkheden om onze dienstverlening naar onze cliënten te optimaliseren en verder te automatiseren. Het afgelopen jaar hebben wij al behoorlijk geïnvesteerd in onze automatisering door o.a. volledig in de cloud te gaan werken.

We kregen echter steeds meer vragen van zowel bestaande als potentiele cliënten om gegevens digitaal met ons uit te wisselen. Aangezien wij geen gevoelige informatie zoals jaarrekeningen en fiscale aangiftes per e-mail willen versturen was een online klantenportaal een volgende logische stap

Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?

Een cliënt van ons is programmeur en heeft de mogelijkheden onderzocht om voor ons een eigen portaal te bouwen. We kwamen al snel tot de conclusie dat we het wiel dan opnieuw moesten uitvinden en dit bracht ook de nodige kosten met zich mee. Bovendien moet de beveiliging 100% waterdicht zijn, en ook dat zou hoge kosten met zich meebrengen.

Vervolgens hebben we een aantal aanbieders met elkaar vergeleken en demonstraties gehad. PinkWeb stak daar qua eenvoud en mogelijkheden direct boven uit. PinkWeb luistert naar wensen van gebruikers en is klaar voor de toekomst en dat vonden wij belangrijk bij de keuze van een portaal. Ook het feit dat grotere kantoren met PinWeb werken geeft aan dat het product goed in elkaar zit.

Verder vonden wij het erg belangrijk dat het portaal gekoppeld kon worden met ons digitaal klantendossier in Infine. De koppeling gaat zelfs zo verder dat klantgegevens die in Infine worden aangepast, direct online in Cliënt Online zijn bijgewerkt. Hier komt geen enkele handmatige handeling meer aan te pas.

Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?

Door het gebruik van Cliënt Online hebben wij minder papier, toner en portokosten; jaarrekeningen en aangiftes worden immers digitaal geplaatst op het portaal. Hier gaan geen dikke enveloppen met jaarrekeningen en akkoordverklaringen meer de deur uit! Cliënten accorderen vervolgens de stukken online en de aangiftes worden automatisch naar de belastingdienst doorgestuurd. In het verleden moesten wij dit via onze aangiftesoftware altijd handmatig doen.

De uitwisseling van allerlei documenten met cliënten verloopt nu ook gestructureerder via Dossier Online. De cliënt plaatst een bestand in het portaal en wij krijgen een e-mailnotificatie. Dus geen gevoelige informatie meer over de e-mail!

Van alle gegevens in het portaal wordt automatisch een back-up gemaakt, dus daar hebben wij ook geen omkijken meer naar. Daarnaast zijn wij door het gebruik van het portaal ook voor potentiële  cliënten een interessante partij geworden, omdat wij het volledig digitale werken kunnen aanbieden.

Doordat we volledig digitaal werken hebben wij als adviseur meer tijd voor onze cliënten in plaats van de traditionele inboek- en verwerkingsuren. We kunnen ons nu volledig richten op het geven van advies.

Ik wil nog wel een nadeel van het portaal noemen: ons inbindapparaat moet nu regelmatig worden afgestoft, omdat we het niet meer gebruiken.

Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?

Jazeker. We promoten het portaal ook naar potentiële klanten en we merken dat daar echt behoefte aan is. Vooral de jongere generatie is erg enthousiast. Ik durf te stellen dat sinds wij Cliënt Online zijn gaan gebruiken zeker 50% van de aanwas van cliënten voor ons heeft gekozen mede omdat wij deze online oplossing aanbieden.

Onze werkplekken zijn inmiddels allemaal uitgerust met dubbele beeldschermen; een scherm is je werkscherm waar je applicaties op draaien en op het andere scherm staat het portaal open met de cliëntdocumenten.

We zijn ook meer gaan scannen. Ik verwacht dat wij medio 2015 geen ordners met dossierstukken meer hebben staan, alles staat dan gescand op onze servers en het portaal.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?

Wij voeren PinkWeb gefaseerd in bij bestaande cliënten. Wij informeren onze cliënten door middel van handleidingen en een instructie. We bellen cliënten die pas op het portaal zijn overgegaan regelmatig na om te kijken of alles goed gaat of dat er nog ondersteuning van ons uit nodig is.

Door gefaseerd in te voeren leren wij per cliënt nog steeds bij, onze procedures passen wij nog regelmatig aan naar aanleiding van onze ervaringen die wij opdoen.

We laten potentiële cliënten altijd het portaal zien aan de hand van een demoklant. Nieuwe cliënten melden we dan ook altijd direct aan op het portaal. Op onze website hebben wij informatie over het portaal opgenomen en kan men het instructiefilmpje van PinkWeb bekijken.

We stellen gebruik van het portaal kosteloos ter beschikking aan onze cliënten om de drempel laag te houden. Door gebruik van het portaal realiseren wij een kostenbesparing die wij op deze manier doorgeven aan onze cliënten.

Hoe zien jullie de ontwikkeling en het gebruik van het klantenportaal in de toekomst?

Het klantenportaal zal een steeds belangrijkere rol gaan vervullen in de dienstverlening naar de cliënt toe. Op den duur zal alle gegevensuitwisseling digitaal gaan en kan je niet meer zonder portaal.

We onderzoeken momenteel de mogelijkheid om onze facturering via het portaal te laten lopen. De cliënt die de factuur opent, kan hem dan direct via IDeal betalen. Boter bij de vis!

De traditionele adviseur die een ordner van zijn cliënt overtypt in een boekhoudpakket blijft bestaan zolang er cliënten blijven die niet digitaal willen werken. Het is alleen de vraag of je alle uren nog kan doorberekenen als je weet dat het ook anders kan. Cliënten worden zich steeds meer bewust van het feit dat er eigenlijk bijna niets meer hoeft te worden betaald voor bijvoorbeeld handmatig inboeken van een administratie; alles kan toch worden ingelezen.

Als laatste wil ik nog een compliment geven aan de helpdesk van PinkWeb, ervaren en geduldige supportmedewerkers helpen je bij vragen direct op weg. Ook zij spreken de taal van de ondernemer en weten wat er in de branche speelt. Hulde!