‘Het draait als een tierelier’ bij Kantoor van de Mortel
Geplaatst op 11-05-2021 in Klantverhalen
De overgang naar digitaal werken ging bij Kantoor van de Mortel soepel. ‘En dat is te danken aan de geweldige ondersteuning van RADAR360 en Visma | PinkWeb’, zegt eigenaar Peter van de Mortel. Hij bedient het grootste deel van zijn klanten met beide oplossingen en, zoals hij het zelf zegt, ‘dat draait als een tierelier!’
Peter beschrijft het Deurnese Kantoor van de Mortel als een op en top Brabants bedrijf. ‘Ik durf zonder gêne te zeggen dat we een kantoor zijn zonder opsmuk of rare dingen. What you see is what you get. We zijn met 11 mensen en doen de financiële administratie voor het hele MKB, maar wel vooral regionaal. Veel klanten kennen ons via via.’
Zelf is hij afgestudeerd als fiscalist, zijn compagnon Hans Coppelmans genoot z’n opleiding in de accountancy. Ze leiden Kantoor van de Mortel al bijna 30 jaar samen. ‘We zijn totaal verschillend, maar vullen elkaar perfect aan. Ik moet zeggen dat ik niet veel voorbeelden ken waarin het al zo lang zo goed gaat. Daar ben ik trots en best een beetje zuinig op. Die stabiliteit is onze kracht.’
Eenduidigheid en service
Behoefte aan stabiliteit was ook de reden om al in 2002 voor software van RADAR360 te kiezen. ‘We wilden een fatsoenlijk CRM-systeem. We waren op dat moment met zes mensen en een beetje frutten in Excel kon eigenlijk niet meer. Er ontstonden allerlei verschillende databases met gegevens. Eenduidigheid was nodig. Kort na CRM volgde het factureringsproces en dat alles bij elkaar is tot op vandaag een success story.’
Het portaal Client Online van Visma | PinkWeb kwam rond 2015 in beeld. ‘We wilden verder in digitalisering, ook als serviceverlening naar onze klanten toe. Dus gebruik maken van digitale dossiers, online documenten publiceren en digitaal goedkeuren van aangiftes. Niet meer via het vehikel e-mail gevoelige informatie door het hele land heen sturen. En tja, Client Online communiceerde zo perfect met RADAR360 en onze andere koppelingen, dat de keuze eigenlijk vanzelfsprekend was.’
De dagelijkse praktijk
In de dagelijkse praktijk bij Kantoor van de Mortel werkt CRM van RADAR360 als spin in het web. ‘Hierin staan alle NAW- en andere gegevens. Als er iets verandert, een adreswijziging of een nieuwe klant, dan wordt dat allemaal automatisch gesynchroniseerd. Dat werkt heerlijk. En met de stap naar RADAR web based in combinatie met Office365, gaat nu ook het klaarzetten en publiceren van documenten in de Client Online dossiers super.’
Dankzij een goede synchronisatie tussen RADAR360, Client Online en fiscale pakketten, draait volgens Peter ook het goedkeuren van documenten heel goed. ‘We hebben nauwelijks uitval. Neem het aangifteproces. Je zet een aangifte klaar voor je klant, laat ‘m weten dat goedkeuring nodig is en je zet het zo door naar derde partijen. Als het te lang duurt, dan krijgen we daar op tijd een signaaltje van. Ideaal, we gebruiken het veel.’
Een goede klik
De oplossingen bevallen goed, maar Kantoor van de Mortel koos niet alleen om de goede software voor Visma | PinkWeb en RADAR360. ‘We hadden vanaf het eerste moment een hele goede klik. Beide organisaties zijn overzichtelijk en gaan menselijk met ons om. We kunnen het altijd aangeven als iets niet bevalt of fout gaat en daar wordt dan ook iets mee gedaan. Dat vinden we zeer prettig werken. Het past bij ons, het past bij elkaar en het past bij de andere programma’s waarmee we werken.’
Ook bij de uitrol van de software, vaak het lastigste onderdeel, is het kantoor goed geholpen. ‘Daar kan ik alleen maar een dikke pluim voor geven. We dachten zelf: oeh, hoe gaan we klanten nou zover krijgen om die stap naar digitaal te maken. Zitten ze daar wel op te wachten? Maar onze consultants bij Visma | PinkWeb en RADAR360 dachten uitgebreid mee over het informeren van klanten en het enthousiasmeren van personeel. We kregen filmpjes, voorbeeldmails, best practices… Dat heeft echt het verschil gemaakt. Onze mensen waren in no time aan de slag en daardoor gingen klanten vanzelf mee.’
Luisteren naar de klant
Peter is zo tevreden over hoe zijn processen nu lopen, dat hij weinig meer te wensen heeft. ‘De enige wens die we nog hebben, is het gebruik van Single SignOn-koppelingen in het portaal. Het zou voor klanten ideaal zijn als ze in één omgeving kunnen inloggen bij al hun software.’
Verder is hij vooral benieuwd wat de toekomst gaat brengen. ‘We concludeerden laatst dat bijna al onze softwarepartners nu onderdeel zijn van Visma. Wat ik daarvan vind? Eerlijk gezegd ben ik enthousiast. De spelers onder de Visma-paraplu zijn in onze ervaring allemaal net als RADAR360 en Visma | PinkWeb. Klantgericht en fijn in de samenwerking. Er wordt naar je geluisterd als klant en dat is voor een kantoor van onze omvang heel belangrijk. Bij sommige clubs telt de mening van een kleinere klant minder. Dus ja, ik kan niet wachten op wat er nog komen gaat. We laten ons graag verrassen.’