Hoe efficiency de productiviteit en klanttevredenheid verhoogt

Tijdwinst en tevreden klanten – accountantskantoren die hun werkprocessen efficiënt hebben ingericht, ervaren dit als de grootste voordelen. Een klantenportaal vormt de spil in deze efficiënte inrichting. In dit blog beschrijven we waarom een online omgeving de productiviteit omhoog stuwt. En waarom je er klanten een groot plezier mee doet.

Met PinkWeb verlopen communicatie, goedkeuringsprocessen en documentenbeheer gestroomlijnd. Medewerkers werken zo gestructureerd en efficiënt samen aan een dossier. Klanten worden zoveel mogelijk ontzorgd. Zo is er genoeg tijd voor gericht advies en zijn klanten meer tevreden.

Printen, ondertekenen en weer inscannen is verleden tijd

Veel kantoren laten de jaarrekening of fiscale aangiften nog handmatig ondertekenen. Ze versturen de stukken weliswaar als pdf, maar daarvoor moet een medewerker eerst de jaarrekening afdrukken en sorteren. Nadat deze door verschillende collega’s of vennoten is ondertekend, wordt het document gescand en uiteindelijk digitaal naar de klant gestuurd. Dit kan makkelijker. Met deel je stukken veilig en sneller met de klant.

Voordeel voor de klant: Ook bij de klant is een medewerker vaak druk met afdrukken, sorteren, ondertekenen, inscannen. Als zijn accountant een online omgeving biedt, kan de klant zijn jaarrekening of aangifte met een paar muisklikken goedkeuren.

Nooit documenten zoek, alles staat op een plek

Vaak werken verschillende collega’s aan een dossier. Het kan gebeuren dat de klant zijn ondertekende aangifte mailde aan een medewerker die net die dag met vakantie ging of ziek thuis zit. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers 1 á 2 uur van hun werkdag bezig zijn met zoeken naar informatie, die niet zelden al binnen is. In een online omgeving staat alles bij elkaar.

Voordeel voor de klant: Ook de ondernemer profiteert hiervan; als hij de jaarrekening nodig heeft, kan hij die op elk moment terugvinden in de online omgeving. Hij hoeft er niet meer voor aan te kloppen bij zijn accountant.

Overzichtelijke communicatie met de klant

Als je samen aan een dossier werkt, weet je soms niet precies wat er is op- of nagevraagd bij de klant. Je moet elkaar goed op de hoogte houden. Als je werkt in een online omgeving verloopt alle communicatie gestructureerd en kunnen collega’s makkelijk zien wat er eerder heeft gespeeld.

Voordeel voor de klant: Intern is iedereen op de hoogte van de communicatie van en naar de klant. Hierdoor wordt deze niet onnodig benaderd met (dubbele) vragen.

Bijhouden van Excel-lijstjes onnodig

Veel accountants houden via Excel bij welke aangiften of jaarrekeningen er nog niet binnen zijn. Met PinkWeb hebben kantoren direct zicht op de status van een dossier. Maar dat niet alleen. Nabellen of mailen is niet nodig omdat klanten een automatische herinnering krijgen. De overgebleven tijd kan aan andere klussen worden besteed.

Voordeel voor de klant: De accountant is altijd op de hoogte van wat er speelt bij de klant. Op die manier ontvangt de klant gerichte vraagstukken of advies van de accountant.

‘Dom’ inkloppen van gegevens hoeft niet meer

Bij veel kantoren worden de stukken op verschillende manieren aangeleverd. Telefonisch, per mail, per app, WeTransfer of – jawel, het gebeurt nog – in een schoenendoos. Een van de collega’s op kantoor zal deze gegevens moeten verwerken in de systemen. Dat kost tijd, leidt tot frustratie en verhoogt de kans op fouten. Het is slimmer en efficiënter om data geautomatiseerd via een online omgeving aan te laten leveren.

Voordeel voor de klant: Voor ondernemers is het aanleveren van stukken een fluitje van een cent. Dankzij scan & herken-apps kunnen bonnen makkelijk digitaal worden verstuurd. Veel facturen ontvangt de ondernemer digitaal, die kan hij dan ook eenvoudig doorsturen.

Fijn voor de klant: altijd en overal ondertekenen via de app

Accountantskantoren kiezen voor software met gemak voor de klant. Tegenwoordig heeft iedereen een mobiele telefoon. Het is daarom een stuk gemakkelijker om de klant via de app te vragen om een document te ondertekenen. De accountant regelt dit zonder handmatige stappen uit te voeren, met het hoogste veiligheidsniveau.

Voordeel voor de klant: Als een accountantskantoor kiest voor PinkWeb, doet hij de klant daarmee een groot plezier. Hij of zij kan via de app namelijk eenvoudig documenten ondertekenen- overal en op elk moment van de dag. Een ondernemer hoeft niet eens zijn computer aan te zetten. Hij kan zelfs op een zonnig terras even snel een aangifte ondertekenen en versturen.

Efficiency is een must in tijden van een onzekere economie

De economische onzekerheid is momenteel hoog en de kosten en werklast stijgen flink. Accountantskantoren hebben moeite om nieuwe medewerkers aan te trekken en vragen zich af hoe ze financieel gezond kunnen blijven en hun marges kunnen verhogen. Efficiency is het antwoord en veel accountantskantoren kunnen hier nog winst behalen. In de whitepaper ‘Houd je bedrijf gezond in een onzekere economie’ lees je hoe je meer efficiency kunt realiseren met slimme software. Download de whitepaper om te ontdekken hoe je jouw accountantskantoor financieel gezond houdt in onzekere tijden.

Download het whitepaper