Inzicht en efficiency met Visma | PinkWeb en RADAR360
Geplaatst op 28-04-2021 in Klantverhalen
‘Gewoon goede producten.’ Zo omschrijven Sandra de Boer en Coby van Scheppingen van Hilgers Accountants het portaal Client Online van Visma | PinkWeb en de software van RADAR360. Het Purmerendse bedrijf is al zeker tien jaar trouwe gebruiker van beide oplossingen. ‘We hebben snel inzicht in klantgegevens en kunnen deze met weinig moeite up-to-date houden.’
Hilgers Accountants is volgens Sandra geen familiebedrijf, maar zo voelt het wel. ‘Voeten in de klei en geen kapsones’, lacht ze. ‘We zijn met twee vennoten, 15 mensen en we hechten veel waarde aan een werk- en privébalans. En als het moet dan werken we met zijn allen extra om iets klaar te krijgen. Onze mensen blijven over het algemeen ook lang bij ons.’
Als no-nonsense organisatie, heeft Hilgers het altijd belangrijk gevonden om soortgelijke leveranciers om zich heen te verzamelen. ‘Dat was een belangrijke reden om te kiezen voor Visma | PinkWeb en RADAR360. We hebben bij deze partijen altijd het gevoel dat ze weten wie we zijn en waar we tegenaan lopen.’
Volledig digitaal
Met de aanschaf van RADAR en Visma | PinkWeb rond 2011, keken Coby en Sandra in eerste instantie naar de mogelijkheden van volledig digitaal werken. ‘Ons idee was om naast Hilgers Accountants een tweede kantoor te stichten met zo min mogelijk contactmomenten’, legt Coby uit. ‘Dus klanten leverden al hun gegevens aan via Client Online, wij maakten de jaarrekening en die kregen ze dan weer via het portaal van ons.’
Dat bleek gaandeweg toch niet zo’n succes. ‘We kwamen erachter dat we in de praktijk nog veel uitleg moesten geven. Daar leende het budget zich niet voor. Bovendien vonden we het helemaal niet leuk. We willen service verlenen en niet alleen een product leveren zonder contact. Daarom zijn we gestopt met dat volledig digitale kantoor. Bij Hilgers Accountants hebben we gezegd: de software is handig om processen efficiënter te maken, maar digitalisering mag geen doel op zich worden.’
De orde van de dag
Vandaag de dag worden de oplossingen van RADAR360 en Visma | PinkWeb ingezet om het dagelijkse werk makkelijker te maken. Sandra: ‘RADAR CRM is ons basis klantenbestand. We proberen daar alle gegevens zo compleet mogelijk vast te leggen. Dat koppelt automatisch met Client Online, waardoor al die gegevens meteen goed staan. Ook in softwarepakketten waar het portaal weer mee koppelt. Je hoeft dus niet alles op verschillende plekken bij te houden. Ideaal.’
Een wens voor de toekomst is om ook documenten vanuit RADAR360 door te zetten naar Client Online. ‘We weten dat dat kan, we zijn er alleen nog niet aan toegekomen om dit in te regelen. Je kunt processen nog zoveel verder optimaliseren, maar daar moet je wel tijd en aandacht aan besteden. Dat is lastig als je weer druk bent met de orde van de dag, dus af en toe moet je echt even stilstaan en vaststellen: oké, hoe doen we het nu en hoe kan het nog beter.’
Inzicht en uitwisselen
Een ander groot voordeel van RADAR, vindt Coby, is dat het veel inzicht geeft. ‘Je ziet in een oogopslag informatie over de klantrelatie, verstuurde facturen, hoeveel uren je bezig bent geweest met een klant, welke taken er zijn en ga zo maar door. Dat is waardevol. En wij vinden het super gebruiksvriendelijk. Facturen maak je bijvoorbeeld in een paar muisklikken, je zet ze door en je hebt er geen omkijken meer naar.’
Client Online wordt ingezet voor het uitwisselen van documenten en informatie. ‘We werken samen met de klant aan bijvoorbeeld een aangifte. De klant ondertekent ‘m, hij gaat automatisch naar de Belastingdienst, en wij krijgen hier netjes een terugkoppeling van.’ Ook digitale gegevensuitwisseling is een uitkomst, zegt Sandra. ‘We horen steeds meer mensen zeggen dat ze liever niet via de mail communiceren. Het portaal is de perfecte vervanging. Je deelt makkelijk, snel en veilig informatie, waar iedereen bij kan die er iets mee moet.’
Van mensen, voor mensen
Al met al heeft Hilgers Accountants met de combinatie van geautomatiseerde processen en persoonlijk contact een voor hen perfecte werkwijze gevonden. ‘We zijn blij dat we het volledig digitale hebben geprobeerd’, geven Sandra en Coby toe. ‘Het heeft ons geleerd wat de software allemaal voor positiefs kan bijdragen. We gebruiken alles uit die tijd nog steeds. Alleen nu wel gedoseerd, want we hebben óók geleerd dat het persoonlijk contact voor ons een must is. Hilgers is nou eenmaal een mensenbedrijf, van de manier waarop we met elkaar en onze leveranciers omgaan, tot de wijze waarop we onze klanten bedienen.’