Mirjam: je moet nu creatief zijn met je evenementen

Mark Rutte bevestigde tijdens de persconferentie van 19 mei dat het vanaf 1 juni weer is toegestaan om in kleine groepen bijeen te komen. Goed nieuws voor onze event organiser Mirjam Trommel. Haar werk werd namelijk niet makkelijk gemaakt door de coronacrisis.

‘Het was even schakelen in maart’, vertelt ze. ‘Het ene moment mochten kleinere bijeenkomsten nog, een dag later was ineens niets meer toegestaan. Die eerste periode was chaotisch. We moesten kijken wat we in de agenda hadden staan, welke afspraken er waren gemaakt, overleggen met locaties…’

En toen alles eenmaal was geregeld, kwam de volgende uitdaging. ‘Hoe ga je toch contact houden met je klanten? We kwamen snel bij webinars uit, maar dat doet nu iedereen. Je moet dus echt iets toevoegen. Goed nadenken over je boodschap, wie deze het beste kan overbrengen en of je verhaal aansluit bij wat er voor mensen speelt.’

Mirjam verzamelde een netwerk van experts om zich heen om haar te inspireren en adviseren. ‘Ik heb contact gezocht met andere event organisers, coaches, veel kennis gehaald uit nieuwsbrieven van brancheverenigingen en ga zo maar door. Dat heeft mooie ideeën gebracht waar ik de aankomende periode hard aan ga werken. Ik heb veelzijdig werk. Ik moet enerzijds heel creatief zijn in mijn concepten en formats en heel gestructureerd en duidelijk in de uitvoering. Deze periode dwingt me meer in die creativiteit en dat vind ik eigenlijk heel leuk.’

Wat zijn goede voorbeelden? ‘We organiseren welkomstdagen voor nieuwe klanten. In één ochtend maken ze dan kennis met ons bedrijf en krijgen ze inhoudelijke informatie over ons portaal. Maar je kunt mensen natuurlijk niet een hele ochtend een online sessie laten volgen. Digitale ontmoetingen moeten veel korter en interactiever. Ik ben nu aan het bekijken of ik de introducties van onze afdelingen van te voren kan opnemen, mailen en van het digitale evenement meer een panelsessie kan maken. Met onder andere een van onze klanten die vertelt hoe hij het portaal gebruikt.’

Een ander idee is het PinkWeb Webinar Festival dat in de week van 8 juni wordt georganiseerd. ‘We gaan in 1 week alle modules van ons portaal bijlangs om de functies en verborgen parels te laten zien. Dat doen we met een klein feestelijk tintje.’

Nu bekend is dat er binnenkort weer kleinere evenementen mogen plaatsvinden, denkt Mirjam ook alvast na over het veilig organiseren van fysieke bijeenkomsten. ‘Ik vind het belangrijk dat mensen met een gerust gevoel een PinkWeb event bezoeken. Ik bekijk sowieso altijd potentiële locaties. Nu ga ik extra letten op looproutes, zaalopstellingen, veilige cateringmogelijkheden en plekken voor hygiënestations om handen te wassen. We zijn er bij PinkWeb zo mee bezig dat ik de veiligheid wel durf te waarborgen.’

En is ze blij dat ze binnenkort weer ‘normale’ evenementen mag organiseren? ‘Het is dubbel. Enerzijds ben ik ervan overtuigd dat er niets boven fysieke evenementen gaat. Face to face contact is echt belangrijk. Maar ik denk ook dat deze periode ons veel heeft gebracht. De drempel voor digitaal bijeenkomen is lager geworden. We zijn beter geworden in het nadenken over originele, digitale initiatieven. En ik denk echt dat evenementen in de toekomst meer hybride kunnen. Dat je een aantal mensen in een groep op locatie uitnodigt en dat een ander deel het event online bijwoont. Het is aan ons als event organisers om hier creatief invulling aan te geven.’