YENS B.V.: Sharepoint Signing geeft toegevoegde waarde aan ons huidige proces
Geplaatst op 28-06-2023 in Klantverhalen
Toen Gerben de Rooder vijf jaar geleden zijn eigen administratiekantoor, YENS B.V., startte, had hij niet durven dromen te staan waar hij nu staat. “Ik had er niet eerder aan gedacht een eigen onderneming te beginnen. Toen ik merkte dat de digitalisering op gang kwam, zag ik dat processen flink geoptimaliseerd konden worden.”
Het meest trots is Gerben op zijn team en de manier van samenwerken. “Wij willen ons van de concurrentie onderscheiden door altijd bereikbaar te zijn. Daarnaast werken wij geheel papierloos door gebruik te maken van de nieuwste technieken én hebben onze klanten alles onder één dak.”
Geen downtime en altijd en overal bereikbaar
Het is geen toeval dat alle software bij YENS in de cloud draait. “Op deze manier bieden wij onze klanten een veilige omgeving die altijd bereikbaar is vanaf verschillende apparaten.” De leveranciers zorgen voor updates en er worden kosten bespaard doordat er geen server is.
“Wij willen het klanten zo eenvoudig mogelijk maken”
Voordat gebruik werd gemaakt van Signing via Sharepoint werden documenten via verschillende softwarepakketten aan de klant ter ondertekening aangeboden. “Wij merkten dat het voor onze klanten efficiënter is om in één systeem te werken. Zo hoeven zij zich geen zorgen meer te maken over het kwijtraken van logingegevens en hebben zij voor het ondertekenen van documenten één herkenbare omgeving.”
Iedere documentstroom op dezelfde manier ter ondertekening aanbieden
“Wij laten documenten en aangiften (XBRL) rechtstreeks via Sharepoint ondertekenen op PinkWeb.” Omdat PinkWeb niet meer geopend hoeft te worden voor het aanbieden van documenten ter ondertekening, werkt dit een stuk sneller. “Wij zien aan de hand van de verschillende statussen zoals aanbieden ter ondertekening, bezig met verwerken en te ondertekenen door klant in welke fase het document zich in Sharepoint bevindt.” Uiteindelijk komt het ondertekende document weer terug op de door YENS gekozen locatie. De verantwoordelijke medewerker ontvangt hier een notificatie over en het document wordt indien van toepassing automatisch gedeponeerd bij de uitvragende partij.
“Voor onze klanten betekent dit dat zij hun documenten altijd op één en dezelfde manier kunnen ondertekenen, zelfs via de mobiele app. Ook krijgen wij minder vragen over vergeten loginggegevens en kan onze klant zijn ondertekende documenten altijd terugvinden op dezelfde plek in het dossier.” De doorlooptijd van het aanbieden van een document ter ondertekening tot aan het daadwerkelijk ondertekenen loopt hierdoor aanzienlijk terug.
Dankzij de Signing Hub denkt Gerben de Rooder zijn werkstromen voorlopig gereed te hebben voor de toekomst. Bovendien zullen er automatisch verbeterslagen worden doorgevoerd door de leveranciers van clouddiensten.
Artificial intelligence en Sharepoint Signing
PinkWeb is momenteel bezig met het verwijderen van de handmatige stappen in Sharepoint door gebruik te maken van A.I. in combinatie met Machine Learning. Hoe meer documenten worden aangeboden, hoe slimmer het systeem wordt. Zo kan het systeem met steeds meer zekerheid zeggen om wat voor documenttype het gaat en wat de start- en einddatum van het document is. To be continued…
Wil je meer weten over AI in combinatie met Sharepoint Signing?