Zo krijg je écht grip op klantdossiers

Geplaatst op 04-07-2024 in Blogs

Communicatie met klanten kost een accountant veel tijd. Zeker als er allemaal documenten aan te pas komen. Deze documenten moeten geaccordeerd en opgeslagen worden. Vaak zijn dit handmatige handelingen. Maar dit proces moet en kan veel efficiënter. In dit blog vertellen wij hoe je efficiënter gegevens kunt uitwisselen met klanten en derden, waardoor het werk van de accountant leuker wordt.

Klantdossiers

 

Altijd op de hoogte van de status

Je werkt efficiënter door gegevens geautomatiseerd uit te wisselen. Denk aan het uitwisselen van CRM-gegevens en dossierstukken of documenten ter ondertekening aanbieden aan de ondernemer. Breng het proces rondom het delen en accorderen van een document zo goed mogelijk in kaart. Kan jij bijvoorbeeld niet achterhalen of de klant een document geopend heeft maar nog niet geaccordeerd? Of gebruik je nog steeds e-mail om documenten te delen? Dan is er werk aan de winkel.

Vaak gaan accountantskantoren té snel over op het automatiseren van processen. Automatiseer alleen als je het proces goed begrijpt. De specialisten van PinkWeb kennen de workflows bij accountantskantoren door en door. Met meer dan 20 jaar ervaring in de sector, begrijpen wij hoe het werkt. Zo kunnen wij workflows inrichten om documenten te delen en accorderen, waarbij jij altijd op de hoogte bent van de status. Heeft een klant bijvoorbeeld nog niet akkoord gegeven op een document? Dan wordt er automatisch een herinnering gestuurd. En de medewerkers van het kantoor krijgen een melding zodra een document geretourneerd wordt door de ondernemer. Zo kun je als accountant veel gerichter contact hebben op documentniveau.

 

Koppelingen met het softwarelandschap van accountants

Met krachtige koppelingen krijg je grip op informatiestromen en jouw klantdossiers. Door het stroomlijnen en automatiseren van handmatige handelingen werk je veiliger en efficiënter. Informatie wordt automatisch gedeeld wanneer dat nodig is. Hierdoor zijn klanten en medewerkers altijd op de hoogte en weten ze wat er wanneer van hen wordt verwacht. Met behulp van deze integraties zorg je voor complete klantdossiers.

Documenten ondertekenen

Wil je een document laten ondertekenen of accorderen vanuit bijvoorbeeld Caseware, Exact of Nmbrs? Dan kan je een koppeling aanvragen tussen PinkWeb en de gewenste software. Vervolgens worden de publicatiestukken automatisch geplaatst in PinkWeb. Vanuit PinkWeb kan je het document dan aanbieden aan de ondernemer.

CRM als bronapplicatie

Ook is het mogelijk om CRM gegevens vanuit verschillende CRM pakketten als bron te gebruiken. Vanuit Afas CRM, Kantoor Gemak of Business Suite (Unit 4) kan je cliënten en contactpersonen geautomatiseerd aanmaken en synchroniseren. De gegevens komen vervolgens in de klantdossiers in PinkWeb terecht.

Single Sign-on

Uiteraard moet het voor de klant zo makkelijk mogelijk zijn om van deze tools en softwarepakketten gebruik te maken. Zij willen eenvoudig en via een beveiligde omgeving hun weg kunnen vinden naar deze software. Met Single SignOn hebben jij en je klanten via het klantenportaal in één keer toegang tot alle andere online diensten die worden gebruikt. Ze hoeven niet apart in te loggen op elke dienst, maar doen dit veilig via PinkWeb.

 

Werk in één omgeving aan je klantdossiers

Misschien wel de belangrijkste tip: werk in één omgeving aan je klantdossier. Bied jouw klanten een waardevolle persoonlijke omgeving waar zij alles rondom jouw financiële dienstverlening vinden. Eenvoudig, snel en gestructureerd informatie aanleveren, zodat jij in één keer met de juiste en complete gegevens aan jouw werkzaamheden start. Online het hele dossier bekijken. Snel een akkoord of ondertekening op jaarstukken, aangiften en andere documenten via de website en de apps. Het kan met PinkWeb!

Wij begrijpen hoe complex het accountancyvak is. Voordat een aangifte is ingediend, is er heel wat werk aan vooraf gegaan. Communicatie met de ondernemer, verzamelen van de juiste gegevens, interne afstemming, goedkeuring en ondertekening. PinkWeb helpt je. Met PinkWeb deel je in een handomdraai vertrouwelijke documenten zoals de belastingaangiftes, de jaarrekening, opdrachtbevestigingen, contracten, adviesrapporten en nog veel meer.

Wil je weten hoe? Ontdek wat PinkWeb voor accountantskantoren kan betekenen.

Ontdek meer over klantdossiers in PinkWeb

Offerte aanvragen

PinkWeb is niet voor niets het meestgebruikte klantenportaal in de accountancy. Met onze oplossingen kun je in één herkenbare en veilige omgeving documenten uitvragen, delen en ondertekenen. 24/7 en vanaf iedere plek, zonder te hoeven kiezen tussen gemak en veiligheid.

We automatiseren alle tijdrovende en handmatige werkzaamheden, waardoor je veiliger en efficiënter werkt. Zo houd je tijd over voor betekenisvol contact met je klanten en help je hen met wat ze écht van je nodig hebben.

Liever eerst een demo? Plan hem hier!

Vraag gelijk een offerte aan

Om een zo goed mogelijke offerte te maken, hebben wij een paar gegevens van jou en jouw bedrijf nodig. Na het versturen van het formulier nemen wij zo snel mogelijk contact met jou op.


Vraag hier jouw nieuwe koppeling aan

Vraag hieronder direct jouw gewenste koppeling aan. Twijfel je nog? Neem dan ook zeker contact met ons op om te kijken of dit pakket bij jou past. Je kan dit doen bij jouw Customer Success Manager of door het formulier in te vullen op onze contactpagina.