In gesprek met… Maurice Verdoorn van Verdoorn Adviesgroep

Verdoorn Adviesgroep is gevestigd in Nijmegen. Met een team van vier medewerkers bedienen zij een klantenportefeuille die varieert van eenmanszaken tot organisaties met meer dan 100 personeelsleden. De medewerkers van Verdoorn Adviesgroep spreken de taal van de ondernemer en zitten liever naast dan tegenover de ondernemer. Verdoorn Adviesgroep is NOAB kantoor en draagt daarmee de professionaliteit en deskundigheid van de beroepsgroep uit. De laatste jaren heeft Maurice fors geïnvesteerd in automatisering. Het klantenportaal van PinkWeb is daar een onderdeel van en is onlangs in gebruik genomen.

Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?

Als moderne dienstverlener zijn wij op zoek gegaan naar mogelijkheden om onze dienstverlening naar onze cliënten te optimaliseren en verder te automatiseren. Het afgelopen jaar hebben wij al behoorlijk geïnvesteerd in onze automatisering door o.a. volledig in de cloud te gaan werken.

We kregen echter steeds meer vragen van zowel bestaande als potentiele cliënten om gegevens digitaal met ons uit te wisselen. Aangezien wij geen gevoelige informatie zoals jaarrekeningen en fiscale aangiftes per e-mail willen versturen was een online klantenportaal een volgende logische stap

Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?

Een cliënt van ons is programmeur en heeft de mogelijkheden onderzocht om voor ons een eigen portaal te bouwen. We kwamen al snel tot de conclusie dat we het wiel dan opnieuw moesten uitvinden en dit bracht ook de nodige kosten met zich mee. Bovendien moet de beveiliging 100% waterdicht zijn, en ook dat zou hoge kosten met zich meebrengen.

Vervolgens hebben we een aantal aanbieders met elkaar vergeleken en demonstraties gehad. PinkWeb stak daar qua eenvoud en mogelijkheden direct boven uit. PinkWeb luistert naar wensen van gebruikers en is klaar voor de toekomst en dat vonden wij belangrijk bij de keuze van een portaal. Ook het feit dat grotere kantoren met PinWeb werken geeft aan dat het product goed in elkaar zit.

Verder vonden wij het erg belangrijk dat het portaal gekoppeld kon worden met ons digitaal klantendossier in Infine. De koppeling gaat zelfs zo verder dat klantgegevens die in Infine worden aangepast, direct online in Cliënt Online zijn bijgewerkt. Hier komt geen enkele handmatige handeling meer aan te pas.

Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?

Door het gebruik van Cliënt Online hebben wij minder papier, toner en portokosten; jaarrekeningen en aangiftes worden immers digitaal geplaatst op het portaal. Hier gaan geen dikke enveloppen met jaarrekeningen en akkoordverklaringen meer de deur uit! Cliënten accorderen vervolgens de stukken online en de aangiftes worden automatisch naar de belastingdienst doorgestuurd. In het verleden moesten wij dit via onze aangiftesoftware altijd handmatig doen.

De uitwisseling van allerlei documenten met cliënten verloopt nu ook gestructureerder via Dossier Online. De cliënt plaatst een bestand in het portaal en wij krijgen een e-mailnotificatie. Dus geen gevoelige informatie meer over de e-mail!

Van alle gegevens in het portaal wordt automatisch een back-up gemaakt, dus daar hebben wij ook geen omkijken meer naar. Daarnaast zijn wij door het gebruik van het portaal ook voor potentiële  cliënten een interessante partij geworden, omdat wij het volledig digitale werken kunnen aanbieden.

Doordat we volledig digitaal werken hebben wij als adviseur meer tijd voor onze cliënten in plaats van de traditionele inboek- en verwerkingsuren. We kunnen ons nu volledig richten op het geven van advies.

Ik wil nog wel een nadeel van het portaal noemen: ons inbindapparaat moet nu regelmatig worden afgestoft, omdat we het niet meer gebruiken.

Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?

Jazeker. We promoten het portaal ook naar potentiële klanten en we merken dat daar echt behoefte aan is. Vooral de jongere generatie is erg enthousiast. Ik durf te stellen dat sinds wij Cliënt Online zijn gaan gebruiken zeker 50% van de aanwas van cliënten voor ons heeft gekozen mede omdat wij deze online oplossing aanbieden.

Onze werkplekken zijn inmiddels allemaal uitgerust met dubbele beeldschermen; een scherm is je werkscherm waar je applicaties op draaien en op het andere scherm staat het portaal open met de cliëntdocumenten.

We zijn ook meer gaan scannen. Ik verwacht dat wij medio 2015 geen ordners met dossierstukken meer hebben staan, alles staat dan gescand op onze servers en het portaal.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?

Wij voeren PinkWeb gefaseerd in bij bestaande cliënten. Wij informeren onze cliënten door middel van handleidingen en een instructie. We bellen cliënten die pas op het portaal zijn overgegaan regelmatig na om te kijken of alles goed gaat of dat er nog ondersteuning van ons uit nodig is.

Door gefaseerd in te voeren leren wij per cliënt nog steeds bij, onze procedures passen wij nog regelmatig aan naar aanleiding van onze ervaringen die wij opdoen.

We laten potentiële cliënten altijd het portaal zien aan de hand van een demoklant. Nieuwe cliënten melden we dan ook altijd direct aan op het portaal. Op onze website hebben wij informatie over het portaal opgenomen en kan men het instructiefilmpje van PinkWeb bekijken.

We stellen gebruik van het portaal kosteloos ter beschikking aan onze cliënten om de drempel laag te houden. Door gebruik van het portaal realiseren wij een kostenbesparing die wij op deze manier doorgeven aan onze cliënten.

Hoe zien jullie de ontwikkeling en het gebruik van het klantenportaal in de toekomst?

Het klantenportaal zal een steeds belangrijkere rol gaan vervullen in de dienstverlening naar de cliënt toe. Op den duur zal alle gegevensuitwisseling digitaal gaan en kan je niet meer zonder portaal.

We onderzoeken momenteel de mogelijkheid om onze facturering via het portaal te laten lopen. De cliënt die de factuur opent, kan hem dan direct via IDeal betalen. Boter bij de vis!

De traditionele adviseur die een ordner van zijn cliënt overtypt in een boekhoudpakket blijft bestaan zolang er cliënten blijven die niet digitaal willen werken. Het is alleen de vraag of je alle uren nog kan doorberekenen als je weet dat het ook anders kan. Cliënten worden zich steeds meer bewust van het feit dat er eigenlijk bijna niets meer hoeft te worden betaald voor bijvoorbeeld handmatig inboeken van een administratie; alles kan toch worden ingelezen.

Als laatste wil ik nog een compliment geven aan de helpdesk van PinkWeb, ervaren en geduldige supportmedewerkers helpen je bij vragen direct op weg. Ook zij spreken de taal van de ondernemer en weten wat er in de branche speelt. Hulde!

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *