Security

Altijd veilig je bestanden opslaan in de cloud bij alle documenten

Visma Security Programma Gold

Onderdeel Visma Security Programma Level Gold en Visma Trust Center

ISO27001

Sinds 2013 gecertificeerd volgens ISO 27001, norm voor informatiebeveiliging

ISO9001

Sinds 2021 gecertificeerd volgens ISO 9001, norm voor kwaliteitsmanagement

Geen vertrouwelijke info in e-mail

Stop met mailen, start met veilig delen.Geen (vertrouwelijke) documenten als bijlage of links naar documenten zonder authenticatie via e-mail. Altijd je bestanden terug te vinden in het online archief.

Redundancy

Uitgebreide backup en redundancy data. Altijd terug te halen.

Rechtenbeheer

Rechten en rollen in te stellen tot meerdere lagen diep en met groepsbeheer

Bewaarplicht

Voldoen aan minimaal de bewaarplicht van de NBA

Face ID

Veilig werken met de smartphone apps met Face ID of vingerafdruk

Two-factor

Veilig inloggen met 2FA via authenticator app of SMS

FIDO2 Passwordless

De hoogste mate van reguliere inlog-authenticatie is passwordless met FIDO2. Gebruik bijvoorbeeld vingerafdruk, pincode of Windows account van laptop.

Microsoft & Google login

Koppel je Microsoft 365 of Google account, zodat inloggen automatisch gaat en je je wachtwoord makkelijk kan herstellen

Security door automatisering

Kans op datalek kleiner door volledig geautomatiseerde integraties met minder kans op menselijke fouten door bijvoorbeeld de verkeerde persoon te mailen

Microsoft Active Directory

Integreer Microsoft Active Directory voor automatisch inloggen en provisioning

Service levels (SLA)

De service levels beschrijven de respons- en eventuele oplostijden

Service level

Dedicated Customer Focus Team onder leiding van een toegewezen customer success manager

Ondersteuning in product

Handige duidelijke ondersteuning in het gebruik en inrichten van de PinkWeb portal in het product, met stappenplannen, video’s en walkthroughs

E-mailsupport

Ondersteuning via e-mail en Zendesk tickets van onze supportdesk die gemiddeld een 4,9 uit 5 sterren scoort

Telefonische support

Telefonische ondersteuning van onze supportdesk die gemiddeld een 4,9 uit 5 sterren scoort

Sustainability

Duurzaamheid

We helpen de natuur door zo weinig mogelijk te printen, maar digitaal documenten uit te wisselen en te ondertekenen

Bomen planten

Voor elke 1000 digitale handtekeningen planten we een boom. Samen besparen we niet alleen veel papier en dus de kap van bomen, maar zorgen we voor een echt groenere en duurzame wereld!

BI inzichten

PowerBI

Signaleer live kansen, benchmark vestigingen en zie resultaten en prestaties van het gebruik van je eigen portal in zeer uitgebreide Power BI reports en dashboards

Insights

BI data doorlevering om eigen BI insights te creëren

Onderdeel digitaal ondertekenen

Digitale handtekeningen

Tijdsbesparing door het niet meer scannen van documenten om een handtekening te plaatsen, handtekeningen automatisch verwerkt in PDF-bestanden met long time validation

Autorisatie wachtrij

Optionele autorisatiewachtrij om te bevestigen wat wel en niet doorgezet kan worden naar de relatie

Ondertekenen als accountant

Digitale handtekening op documenten zetten als accountant

Automatische selectie ondertekenaars

Bij een goede inrichting van CRM-informatie selecteert PinkWeb automatisch de juiste ondertekenaars, met minder kans op handmatige fouten

Meerdere ondertekenaars

Meerdere personen moeten of mogen ondertekenen

Ondertekenen door relatie

De relatie of cliënt digitale handtekening laten zetten op documenten

Getekende documenten delen

De waarde van de digitale handtekening blijft intact na het delen buiten de portal

Gekwalificeerde handtekening

Zonder plug-in derde partijen, verwacht in Q2 2023

Deadline monitoring

Bewaking van deadlines en automatische deadline voorspelling

Automatische herinneringen

(Automatische) herinneringen via e-mail, SMS en pushnotificaties in de app, afgestemd op soort document

Archivering

Automatisch ondertekende documenten gearchiveerd in de cloud

Grip met overzichten

Geavanceerde overzichten met uitgebreide filteropties om snel

Override functie

Om te voorkomen dat aanlevering door cliënten aan uitvragende partijen niet lukt als de cliënt daar door omstandigheden niet toe in staat is, is het overriden van ondertekening door het kantoor mogelijk

Geen documenten via mail

Voor optimale veiligheid nooit zonder authenticatie toegang tot vertrouwelijke of ondertekende documenten. Authenticatie is veilig en makkelijk met diverse methoden.

SBR / XBRL ondersteuning

Ondersteuning voor SBR-stromen en XBRL-documenten is cruciaal in accountancy

SBR typen

De gangbare XBRL-stromen in accountancy

XBRL validatie

Aangeleverde XBRL wordt door PinkWeb met geavanceerde tooling gevalideerd, zodat de documenten zeker wordt geaccepteerd door de uitvragende partij

XBRL-PDF rendering

De informatie in de XBRL wordt omgezet naar een leesbaar PDF-bestand

SBR Assurance

Via abonnementen derde partijen

Native SBR Assurance

XBRL-verklaringen jaarrekening ondertekenen met gekwalificeerd persoonsgebonden beroepscertificaat, native en zonder plug-ins / abonnementen derde partijen, verwacht in de loop van 2022

Integraties t.b.v. ondertekeningen

Integraties met gebruikte software zorgt voor grote extra grote tijdsbesparing, efficiency en minder kans op fouten door handmatige uitvoer van werkzaamheden

Belastingdienst

XBRL documenten insturen via Digipoort naar de Belastingdienst

Kamer van Koophandel

XBRL documenten insturen via Digipoort naar de KvK

Banken

SBR jaarrekeningen insturen via de BIV naar de banken

Terugkoppeling uitvragende partijen

Meerdere afleverpogingen en terugkoppeling van uitvragende partijen in de PinkWeb portal. Indien nodig notificaties over fouten en eventuele storingen voor proactieve opvolging.

Software integraties voor handtekeningen

Ondertekenen ook vanuit je workflow en je bekende bronpakketten (boekhouding, fiscaal, jaarrekening) i.p.v. handmatig uploaden

Ondertekeningen naar dossier

Altijd het dossier compleet. Ondertekende bestanden in de ondertekeningsoplossing van de PinkWeb portal worden automatisch opgeslagen in het online dossier, met audit trail..

Archivering eigen DMS

Automatisch je documenten gearchiveerd in de map van de klant in je eigen DMS

PinkWeb Connector

PDF- of XBRL-documenten makkelijk slepen naar een lokale of netwerk map voor online ondertekenen. Herkenning type en cliënt o.b.v. instellingen.

Onderdeel dossier (documenten uitwisselen)

24/7 anywhere

Alle bestanden overal en altijd veilig en makkelijk uitgewisseld en benaderbaar op een herkenbare en centrale plek in de cloud

Drag ‘n drop

Eenvoudig uploaden door bestanden te slepen in je browser

Tijdelijk delen

Handig documenten tijdelijk delen via beveiligde toegang voor een externe partij

Uploaden door relaties/cliënten

Relaties kunnen bestanden uploaden via web of app

Gericht documenten uitvragen

Gericht documenten opvragen door upload mappen en een duidelijke mappenstructuur te delen met relaties of als eenvoudige dataroom

Sjablonen kopiëren

Sjablonen van mappenstructuren eenvoudig delen naar meerdere relaties

Delen met groepen relaties

Naast individueel delen met een gerichte relatie/cliënt, kan ook in 1x gedeeld worden met een groep of segment aan relaties

Audit Trail

Uitgebreide audit trail van de acties die hebben plaatsgevonden m.b.t. bestanden

Rechten specificeren

Bepaal welke gebruikers toegang hebben tot welke mappen

Notificaties

Notificaties over geplaatste nieuwe bestanden voor zowel relaties als het kantoor

Geen documenten via mail

Voor optimale veiligheid nooit zonder authenticatie toegang tot vertrouwelijke of ondertekende documenten. Authenticatie is veilig en makkelijk met diverse methoden.

Integraties t.b.v dossier / document uitwisseling

DMS naar dossier integraties

Eenvoudig documenten beschikbaar stellen vanuit je DMS (Document Management Systeem) of CRM (Customer Relationship Management) systeem

Sharepoint integratie

Direct vanuit Sharepoint bestanden veilig delen met externen en door relaties geüploade documenten ontvangen in Sharepoint

Dossier naar DMS / CRM integraties

Door relaties of cliënten geplaatste documenten automatisch verwerken in gekoppelde DMS- of CRM-systemen

Netwerk drive koppelen

2-weg integratie met het eigen netwerk: netwerk drive gekoppeld

NFS (Network File System)

Map mappenstructuren op het netwerk automatisch met de PinkWeb portal, voor eenvoudige en veilige 2-weg koppeling voor documenten om te delen of te ontvangen

Ondertekende bestanden in dossier

Altijd het dossier compleet. Ondertekende bestanden in de ondertekeningsoplossing van de PinkWeb portal worden automatisch opgeslagen in het online dossier, met audit trail. Deze kunnen ook worden gestuurd naar een achterliggend DMS.

Apps voor iOS & Android

Super slimme en eenvoudige app om bestanden te uploaden en documenten te accorderen om daarna te archiveren inclusief ondertekening

Ondertekenen in de app

Documenten in de app ondertekenen door cliënten/relaties

Uploaden in de app

Bestanden vanaf je telefoon uploaden in het dossier

Contact opnemen via de app

Direct contact opnemen met je relatiebeheerder

Pushnotificaties van de app

Direct notificatie van te ondertekenen documenten

Face ID voor de app

Snel, veilig en makkelijk inloggen met FaceID of met je vingerafdruk

Eigen headerfoto in de app

Personaliseer de apps voor je cliënten met een eigen headerfoto of speel daarmee in op actuele berichtgeving en campagnes van je kantoor

Eigen app icoon en splashscreen

Personaliseer de app nog verder door een eigen app icoon te laten opnemen in de app. Na koppelen van de app zien gebruikers je eigen app icoon op hun telefoon en een zelf ontworpen splashscreen bij opstarten.

Dedicated app

Bij een eigen hostingomgeving van de PinkWeb portal een app op het eigen developer account.

Formulieren voor informatie uitvragen

Deel formulieren om gericht informatie en bestanden uit te vragen bij relaties

Paginering van vragenlijst

Zelf groeperen van vragen die bij elkaar horen voor de leesbaarheid

Monitoring voortgang

De gebruiker ziet duidelijk hoe ver deze is gevorderd

Uitvinken vragen

Vink vragen in formulieren uit die niet van toepassing zijn voor specifieke relaties

Formulier sjablonen

Gebruik sjablonen om zelf formulieren snel samen te stellen of direct uit te sturen naar relaties

Antwoordvalidatie in formulieren

Instellen aan welke voorwaarden antwoorden moeten voldoen inclusief of bepaalde vragen verplicht zijn om in te vullen

Berekeningen in formulieren

Gebruik ingevoerde numerieke antwoorden om een berekening te maken en het resultaat te tonen

Routering van formulieren

Op basis van gegeven antwoorden pagina’s overslaan of juist tonen

Geen (vertrouwelijke) documenten in e-mail

Veilig vertrouwelijke informatie uitwisselen.

Notificaties

Mailnotificaties voor in te vullen formulieren

Integraties met formulieren

Vanuit gekoppelde software automatisch maatwerk formulieren uitsturen en ingeleverde documenten direct in de gekoppelde software op de juiste plaats neerzetten.

UX: User Experience

Responsive

Schaalbaar / responsive platform schaalt automatisch handig mee met het schermformaat op laptop of mobiel

Huisstijl

Volledig eigen huisstijl, ook in de app aan te passen

1 login meerdere entiteiten

Met 1 gebruikersaccount toegang tot meerdere entiteiten, zoals B.V.’s.

Reliable uptime

100% uptime in 2021. Meer dan 400.000 eindgebruikers worden gefaciliteerd.

Overige functionaliteit

Single sign-on

Direct inloggen op andere softwareoplossingen vanuit de PinkWeb portal. Veilig, makkelijk en de centrale plek voor de online dienstverlening voor je relaties en gebruikers.

Nieuws feed

Een verzorgde nieuws feed met actualiteit, gesegmenteerd naar typen ontvangers

Eigen nieuwsberichten

Zelf nieuwsberichten toevoegen

Nieuws op website

Toon het verzorgde en eigen nieuws op de eigen website

RSS feeds

Voeg RSS feeds toe voor weergave op de portal

Nieuwsbrief

Verstuur handmatig of periodiek automatisch een nieuwsbrief naar segmenten van cliënten

Relatiebeheerder

Stel relatiebeheerders handmatig of automatisch uit CRM in voor cliënten voor duidelijke en persoonlijke contactinformatie

Mededelingen

Publiceer gesegmenteerde mededelingen gedurende bepaalde periodes op het dashboard van de portal

Cliënt Groepen

Combineer cliënten in groepen om snel en veilig bepaalde rechten, functionaliteit toe te kennen of documenten en informatie mee te delen

Kantoorgebruikers Groepen

Combineer kantoorgebruikers in groepen om snel en veilig bepaalde rechten en functionaliteit toe te kennen

CRM integraties

Koppel één van de vele CRM-oplossingen om automatisch cliënten aan te maken op de PinkWeb omgeving, inclusief rechten, groepen, instellingen, contactpersonen en relatiebeheerders

CRMHub

PinkWeb biedt binnenkort de CRMHub aan, waarmee mutaties in CRM gegevens automatisch geüpdatet kunnen worden in aangesloten oplossingen

Abonnementen

Onbeperkt gebruik

Ongelimiteerd aantal gebruikers per cliënt, zonder extra kosten

Onbeperkt aantal ondertekeningen per cliënt entiteit

Voor elke cliënt (entiteit) in de portal kunnen onbeperkt documenten ter ondertekening worden geplaatst zonder meerkosten

Onbeperkt aantal cliënt entiteiten

Het aantal cliënt entiteiten is niet gelimiteerd. Afhankelijk van de gemaakte tariefafspraken kunnen meerkosten in rekening worden gebracht.

Hosting Pack

Een eigen dedicated hostingomgeving en database, een eigen developer account voor de app kan noodzakelijk zijn

Brand Pack

Extra mogelijkheden tot aanpassing huisstijlelementen, aanpassingen aan de apps en het design van XBRL renderings naar PDF