Blog: Een praktijkprobleem oplossen. En dan echt!

Automatisering en efficiency. Twee sleutelwoorden in accountancy de laatste jaren. Er worden op heel veel vlakken grote stappen gezet. Een klantenportaal faciliteert bijvoorbeeld de communicatie met de cliënt en met uitvragende partijen. Grote winsten worden behaald bij het efficiënt uitvoeren van werkzaamheden én bij de communicatie daarna.

Organisatie met klantenportaalHet voorbereiden van werkzaamheden kost echter onverminderd veel tijd. Daar gaat nog altijd zoveel energie in zitten en daar vindt zoveel efficiencyverlies plaats. Veel van onze klanten vertelden ons dat ook: “Fantastisch hoor, die tijdwinst nadat we de jaarrekening hebben opgesteld. Maar weet je wat pas écht tijd kost? Achter je cliënt aanjagen voordat we aan de slag kunnen.” En niemand had daar een goede oplossing voor.

Je stuurt je cliënt in een e-mail een lijst van precies alles wat je van hem nodig hebt. Maar vanzelf komt die niet retour. Je mailt de cliënt nogmaals en belt hem op. Hij stuurt de documenten eindelijk op en je gaat voortvarend aan de slag. Helaas. Net het verkeerde bewijsdocument bijgevoegd, een getal dat écht niet kan kloppen, een missende scan. Praktijk van alledag.

Daarmee gingen we aan de slag. Ons doel was om niet zomaar een manier te bedenken om informatie uit te vragen bij je cliënt. Nee, wij wilden de meest ultieme, slimme en innovatieve manier realiseren. Een oplossing die niet zomaar een deel van het probleem oplost, maar die meer doet dan je oprecht denkt te mogen verwachten.

Een formuliertje sturen aan je cliënt, dat kan iedereen. Gebruik één – van – de – vele – tools daarvoor op internet. Wat we alleen niet wilden, is dat je 1) heel veel tijd kwijt bent om zelf de juiste formulieren samen te stellen. En 2) misschien nog wel het allerbelangrijkste: we willen niet dat je je cliënt lastig valt met overbodige vragen! Die heeft het al druk genoeg met het leiden van zijn bedrijf.

Formulier OnlineEn daar is dan (tromgeroffel…) Formulier Online. Vorige week donderdag 30 april officieel aangekondigd, op de dag dat PinkWeb 12,5 jaar bestaat!

Een slimme nieuwe module in het Cliënt Online accountancy klantenportaal. Met tal van kant-en-klare zeer uitgebreide sjablonen, met routes en validatie-opties en zelfs rekenmodellen. Eenmalig te versturen met deadline en notificaties, permanent beschikbaar te stellen of te embedden op je openbare website.

client interface thumbEen lay-out en design dat snapt hoe de vraag bedoelt is en daarvoor de beste weergave voor de respondent kiest. Zo wordt een waarderingsvraag niet met lelijke radiobuttons of onhandige dropdown selectie weergegeven, maar zoals mensen gewend zijn bij IENS of IMDB, met sterren. Wil je iemand akkoord laten gaan met algemene voorwaarden, dan wordt dat op een speciale manier weergegeven. (Niet) akkoord knoppen verschijnen automatisch. Mag je maar één antwoord selecteren, dan ga je direct door naar de volgende vraag en hoef je niet de “volgende” knop op te zoeken.

koppelingenMisschien het mooiste is de nieuwe REST API voor koppelingen. Andere softwarepakketten kunnen een boodschappenlijstje sturen naar Formulier Online. De cliënt ontvangt dan een formulier met enkel díe vragen voor gegevens en documenten die nog missen voor bijvoorbeeld de samenstel- of controleopdracht. Automatisch maatwerk dus. Of een CRM-pakket triggert het standaard “cliënt acceptatie sjabloon” als een nieuwe cliënt wordt geactiveerd. Zo makkelijk was het nog nooit. De eerste koppeling gaat al meteen live bij de lancering, met CaseWare. Binnenkort gaan we hard aan de slag met andere partners!

ideal-logoEn als kers op de taart: iDeal integratie. Een adviesrapport of rapportage tegen betaling aanbieden, gebruik Formulier Online. Een offerteformulier maken voor op de website of in het portaal, laat de cliënt kiezen welke diensten hij wil afnemen. IB-aangifte laten doen, wel of niet ook voor de partner? Formulier Online berekent het factuurbedrag en de klant kan gemakkelijk worden gevraagd vooraf te betalen.

Zo hebben we geprobeerd de missing link in te vullen. En ik denk dat we daar goed in zijn geslaagd!

Bekijk hier in het kort de belangrijkste highlights van de nieuwe module Formulier Online:

 

jelmer 640x640

Jelmer Nieuwenweg

Oprichter, eigenaar
Jelmer is één van de vier oprichters en eigenaren van PinkWeb en heeft een passie voor innovatie, verandering, nieuwe ervaringen en gadgets. En wat dat betekent voor mensen, communicatie, het gebruik van informatie en sociale interactie.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *