Interview met Marco Lesmeister van Front Finance

Front Finance is een online administratiekantoor waar de kleine zelfstandige, maar ook de MKB-er, zich thuis moet voelen. Wij verwerken niet alleen alle administratie, waaronder uiteraard BTW/IB/VPB-aangiften en jaarrekeningen, maar proberen voor onze klanten fiscaal technisch het meeste voordeel te behalen.

Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?
De wens om gebruik te maken van het portaal was er al enige tijd, om zodoende nog beter en transparanter met onze klanten samen te werken. Uiteraard past dit goed bij ons online concept. Door het portaal te gebruiken wordt onderling efficiënter samengewerkt, omdat er veel nu veel geautomatiseerd verloopt. We hoeven geen handmatige e-mail meer te versturen, akkoordverklaringen getekend retour te ontvangen en te verwerken.

Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?
De keuze was – mede door het goede contact met één van de accountmanagers – snel gemaakt, mede ook door de directe koppeling met Twinfield.

Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?
Momenteel gebruiken wij alleen de optie om online te accorderen. Hierdoor is onze handmatige e-mailstroom van en naar onze klanten een stuk verminderd, doordat dit nu geautomatiseerd verloopt via het portaal. Voor zowel klant als ons kantoor is het tevens handig dat alle aangiften en jaarrekeningen hier beschikbaar blijven, hiervoor is ook geen verdere actie meer nodig. Kortgezegd levert het portaal ons enorm veel efficiency voordelen op.

Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?
Dat niet, het gebruik van Cliënt Online zorgt er wel voor dat ons concept hierdoor wordt versterkt.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?
Wij hebben het portaal in één keer in gebruik genomen voor alle klanten. Voor de ingebruikname hebben wij een duidelijke introductie verstuurd, waarin wij vooral alle voordelen duidelijk naar voren lieten komen en het gemak van de werking ervan. Slechts een enkeling heeft hier gereserveerd op gereageerd, het overgrote deel was erg enthousiast.

Wat zijn jullie drie beste tips voor ingebruikname van het portaal?

  1. Zorg vooraf voor goede communicatie naar klanten, maar zeker ook intern om ervoor te zorgen dat de start van het gebruik soepel verloopt.
  2. Start met één onderdeel van Cliënt Online. Wij hebben ook de wens om andere onderdelen in gebruik te gaan nemen, maar hebben bewust gekozen om te starten met Accordering Online. Dit is voor klanten het minst ingrijpend, zo kunnen ze aan het portaal wennen voordat het volgende onderdeel hierin wordt opgenomen.
  3. Zorg voor standaardisatie in de werkwijze. Maak geen onderscheid in klanten die wel met het portaal werken of niet, hierdoor maak je het voor jezelf onnodig moeilijk. Hoe meer klanten, hoe lastiger het is om in de gaten te houden welke klanten wel en welke geen gebruik maken van het portaal. Gewoon iedere klant overzetten.

Hoe zien jullie de ontwikkeling en het gebruik van het klantenportaal in de toekomst?
Wij hebben zeker nog de wens om meer onderdelen van het portaal in gebruik te gaan nemen. Zowel Dossier Online als Formulier Online staan op het verlanglijstje, al is het best kostbaar voor een klein administratiekantoor*.

Wat zien jullie graag in toekomstige versies van het portaal?
Niet dat dit nu niet het geval is, maar gebruiksvriendelijkheid ten opzichte van de klant (eindgebruiker) moet altijd het uitgangspunt zijn en blijven. Gemak dient de mens!


*Opmerking van PinkWeb: dit interview is afgenomen voor de bekendmaking van het nieuwe Client Online. Vanaf begin juni profiteren kantoren van de volle kracht van het hele platform, met standaard alle modules en onbeperkt gebruik.