Blog posts van PinkWeb

Hoe ziet een dag er op een accountantskantoor uit?

Zit u de hele dag achter stapels papier of verricht u juist veel advieswerkzaamheden? Afgelopen tijd heb ik meegemaakt dat je door het online samenwerken steeds efficiënter en effectiever te werk kan gaan. Je houdt meer tijd over voor hetgeen je daadwerkelijk gestudeerd hebt. Is het niet fantastisch dat je je administratieve rompslomp in een mum van tijd kan afhandelen en tijd over houdt voor extra strategische advieswerkzaamheden?

Toen er nog geen internet bestond en men de boekhouding en de aangiftes allemaal handmatig moest verrichten, stonden de kasten vol met ordners en de kelders vol met archiefdozen. Tegenwoordig kom je dat niet meer zo vaak tegen. Steeds meer kantoren hebben hun administratie in de Cloud. Hiermee is je administratie ook overal ter wereld beschikbaar. Het heeft wel één nadeel en dat is dat je tijdens je vakantie ook even wilt gluren wat de laatste stand van zaken is bij die ene klant waar je een offerte hebt achtergelaten.

Dagelijks bezoek ik een aantal accountantskantoren en zie dat men interesse toont in het online samenwerken. Werkt u inmiddels ook online met uw cliënten? Wat is nu echt het voordeel van online samenwerken?

De belangrijkste voordelen van online samenwerken zijn het behalen van tijdwinst door efficiëntere communicatie en een betere dienstverlening doordat cliënten zelf 24/7 bepaalde informatie kunnen opvragen en/of online kunnen aanleveren. Bovendien ervaren cliënten online samenwerken als een positieve manier van zakendoen. U creëert immers transparantie en betrekt de cliënt intensiever bij het proces.

Dit is toch wat u ook graag zou willen? Of bent u  bang dat u door online samenwerken minder goed contact heeft met uw cliënt?  Ik ben benieuwd hoe u hierover denkt. In mijn volgende blog meer hierover.

Canan Caliskan-Kantar, accountmanager New Business @ Pink Web Applications

Nieuwe app ook voor Windows Phone

PinkWeb lanceert een Windows Phone versie van de app voor het accountancy klantenportaal Cliënt Online. Daarnaast is ook de Android app volledig vernieuwd. Met de Cliënt Online apps kunnen accountantskantoren op makkelijke en veilige wijze online samenwerken en communiceren met hun cliënten.

Apps zijn een belangrijk onderdeel van het Cliënt Online portaal en de gebruikerservaring voor zowel medewerkers van accountantskantoren als van hun cliënten. Gebruikers weten apps vaak beter en sneller te vinden dan mobiele websites en apps kunnen optimaal gebruik maken van innovatieve eigenschappen van de nieuwste telefoons.

Met de volledig vernieuwde app voor Android [download] wordt het meestgebruikte smartphone platform optimaal ondersteund. Ondanks dat Windows Phone [download] nog geen groot marktaandeel heeft t.o.v. Google en Apple, zijn er wel steeds meer accountantskantoren die voor optimale beheersbaarheid volledig gebruik maken van de combinatie van Windows 10 en Windows Phones. Met de nieuwe Windows Phone app kunnen die kantoren hun medewerkers en cliënten nu ook optimaal mobiel bedienen.

Functionaliteit

De apps bieden veel mogelijkheden en zijn gepersonaliseerd met het logo van het accountantskantoor dat de app aanbiedt. De volgende modules en functionaliteit zijn beschikbaar in de nieuwe Windows Phone en Android apps. De iOS app voor iPhone, iPad en Apple Watch is recent nog geüpdatet.

Accordering Online
Documenten goed- of afkeuren, zoals belastingaangiften en rapportages, en aangeven dat ze verstuurd kunnen worden naar bijvoorbeeld de Belastingdienst of Kamer van Koophandel. Cliënten kunnen in één keer documenten voor meer van hun bedrijven accorderen.

Dossier Online
Cliënten kunnen hun online dossier bij u inzien en documenten openen. Ze kunnen met de camera documenten scannen en uploaden in het online dossier. Gebruikers van het kantoor kunnen dit doen voor alle cliënten waar zij toegang tot hebben.

Actueel Online
Actuele nieuwsberichten lezen die speciaal zijn geselecteerd voor de individuele cliënt of gebruiker.

Contactinformatie 
In de app is uw contactinformatie opgenomen, zodat de cliënt snel contact kan opnemen.

Meer informatie over alle apps voor Cliënt Online

Cliënt Online nu in vier talen

Cliënt Online is per direct in vier talen beschikbaar: naast in het Nederlands en Engels, nu ook in het Duits en Frans.

Het volledige portaal is vertaald. Alle onderdelen en modules worden getoond in de taal die het kantoor als standaard heeft ingesteld of de keuze van/voor een individuele gebruiker. Ook alle e-mail- en sms-notificaties die gebruikers ontvangen worden automatisch verzonden in de taal die zij hebben aangegeven.

We vinden het belangrijk dat het werken met het portaal zo makkelijk mogelijk is voor alle gebruikers. Aansluiten bij die talen die individuele gebruikers het beste beheersen is daar een belangrijk onderdeel van. Er zijn veel kantoren die cliënten in Nederland bedienen met buitenlandse medewerkers. Daarnaast bedienen veel kantoren in de grensstreek ook buitenlandse cliënten die actief zijn op de Nederlandse markt. Het Cliënt Online portaal is hier nu volledig op voorbereid.

 

In gesprek met… Hanny Vermij van Stolp+KAB adviseurs en accountants

Interview met Hanny Vermij van Stolp+KAB adviseurs en accountants

Ten tijde van de start van de samenwerking met PinkWeb, circa 3 jaar geleden, had ons kantoor 46 medewerkers in dienst. Sinds 1 januari 2016 is Stolp Adviseurs en Accountants gefuseerd met Kab Accountants Voorburg. We zijn nu een middelgrote organisatie met circa 90 medewerkers op onze vestigingen in Roelofarendsveen en Voorburg.

Onze organisatie is actief in diverse sectoren en bedient al 75 jaar het midden- en kleinbedrijf. Wij zijn een no-nonsense kantoor met persoonlijke aandacht voor onze cliënten en proberen de drempel voor onze cliënten om bij ons te komen, zo laag mogelijk te houden.

Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?
De tarieven staan onder druk en als kantoor wordt je gedwongen tot steeds verdere automatisering. De afhandeling van de retour ontvangen getekende stukken kostte naar onze mening onnodig veel tijd. Vanuit onze klantenkring kwam steeds vaker het verzoek om stukken digitaal aangeleverd te krijgen.

Eén en één is twee! Door cliënten hun eigen portaal aan te bieden, kunnen zij alle stukken eenvoudig benaderen. Door het digitaal accorderen is de voortgang eenvoudig te volgen en zijn stukken direct gearchiveerd.

Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?
De koppelingen met de diverse softwarepakketten heeft ons doen besluiten te kiezen voor PinkWeb. De fiscale aangiften komen uit Elsevier Nextens. Voor de salarissen werken wij met Unit4 Salaris, helaas is die nog niet gekoppeld aan PinkWeb. De aangiften loonheffing worden door ons in pdf ter accordering aan de cliënten aangeboden. Ook kunnen we cliënten met Single SignOn koppelingen de mogelijkheid bieden om vanuit het portaal in te loggen op verschillende andere pakketten, zoals Twinfield en Exact.

Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?
Voor de cliënten is het voordeel dat alle documenten eenvoudig te benaderen zijn. Voor onze organisatie kan door het optimaal gebruik maken van de koppelingen, veel tijd bespaard worden met afhandeling en doorzending naar de diverse instanties. Geaccordeerde stukken worden in het digitale dossier onder Accordering Online per jaar gearchiveerd. Bovendien worden de publicatiestukken na accordering direct doorgestuurd naar de Kamer van Koophandel en de fiscale aangiften worden na accordering direct doorgestuurd naar de belastingdienst.

Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?
Nadat we met het portaal aan de slag zijn gegaan zijn we verder gegaan met automatiseren. Voor het boeken van administraties in Unit4 Accounting maken we gebruik van ScanSys en maken we gebruik van het elektronisch inlezen van bankmutaties. Vanaf 2016 gaan we volledig digitaal door ook onze dossiers digitaal aan te leggen.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?
Wij zijn begonnen met het aanbieden van alleen de aangiften loonheffing en omzetbelasting via het portaal. Dit leverde vooral voor het secretariaat de meeste tijdwinst op. De lay-out van Cliënt Online hebben we laten aanpassen naar onze eigen lay-out, passend bij onze website. Verder hebben we ook brochures in diezelfde lay-out laten maken. Hiermee hebben de nieuwe cliënten een goede beknopte handleiding voor het accorderen van stukken.

We hebben een helpdesk die dagelijks benaderbaar is voor vragen over het portaal. Indien mogelijk kijken we mee met Teamviewer, om het ook voor de onervaren cliënten leuk te maken om hun eigen stukken via hun portaal te kunnen accorderen.

Wat zijn jullie drie beste tips voor ingebruikname van het portaal?

        1. Start met het aanbieden van aangiften loonheffing en omzetbelasting voor accordering via het portaal.
          Voor de cliënt is dit de beste gewenning, doordat zij maandelijks of elk kwartaal moeten inloggen. Al snel wordt hen duidelijk waar en hoe de stukken moeten worden geaccordeerd. Bovendien bespaart deze eerste slag een hoop tijd met betrekking tot archivering en doorzending naar de belastingdienst.
        2. Betrek de organisatie bij de eerste fase van de uitrol. Begin met een bijeenkomst voor directie en medewerkers, waarin je laat zien wat het portaal inhoudt en wat de mogelijkheden zijn. De medewerkers zullen tenslotte de eigen cliënten enthousiast moeten maken voor gebruik van het portaal. Praat de organisatie vóór de uitrol nog een keer bij over nieuwe procedures, gevolgen en planning.
        3. Neem de tijd en check alle procedures dubbel, voordat de definitieve uitrol plaatsvindt. Het voortraject neemt meer tijd in beslag dan je denkt en je kan de cliënten maar één keer een goede eerste indruk geven.

Hoe zien jullie de ontwikkeling en het gebruik van het klantenportaal in de toekomst?
Cliënt Online biedt nog heel veel mogelijkheden waar wij als organisatie nog geen gebruik van maken. Bovenaan ons lijstje staan de app en Formulier Online. Ook het uploaden van stukken door cliënten willen we meer gaan stimuleren. We hebben echter besloten alles gefaseerd uit te rollen en elk jaar een nieuw project op te pakken.

Wat zien jullie graag in toekomstige versies van het portaal?
De hoeveelheid e-mailberichten die cliënten ontvangen als er stukken ter accordering zijn geplaatst zou mijns inziens omlaag moeten. Dit stoort de cliënten en zij zien soms door de bomen het bos niet meer. Verder zou er ook een optie moeten zijn, dat alleen aangewezen gebruikers bepaalde stukken mogen inzien. Dit verzoek is ingediend en ik hoop dat dit gauw wordt gerealiseerd. Tot slot, alle uitbreidingen die het portaal gebruikersvriendelijk houden zijn van harte welkom!

Onze nieuwe uitdaging is onze nieuwe collega’s in Voorburg en hun cliënten enthousiast te maken voor het cliëntportaal. Maar de basis is er, dus kunnen we oneindig veel cliënten op het portaal hebben!

Lees hier meer over Stolp+KAB adviseurs en accountants

In gesprek met…Suzanne van der Toorn-List van KLEUR! Administratie

In gesprek met…Suzanne van der Toorn-List van KLEUR! Administratie KLEUR! Administratie, gevestigd in Amersfoort, is een actief en betrokken administratiekantoor dat met name startende ondernemers en zzp’ers de zorg uit handen neemt van financiële administratie, fiscale aangiften en jaarrekeningen. Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal? Efficiency voor zowel het kantoor […]

In gesprek met… Jack Van Ansem van D€ Administratie Valkenswaard

Een correcte financiële administratie is voor een onderneming van levensbelang. Zonder inzicht is de organisatie stuurloos. Veel ondernemers verzorgen nog steeds hun eigen administratie. Vaak worden “onverwacht hoge kosten” of “het in eigen handen houden” als redenen genoemd. D€ administratie Valkenswaard heeft de oplossing. De ondernemer betaalt bij hen een vast bedrag per maand. Daarvoor staan zij altijd met raad en daad voor hen klaar.

 

Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?
Wij hebben daarvoor gekozen, omdat het klantenportaal de communicatie met klanten optimaliseert. Aangezien we met vaste prijsafspraken werken streven we ernaar om elke efficiencyslag die gemaakt kan worden door te voeren.

Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?
Dit portaal is te koppelen aan de softwarepakketten waar wij mee werken. Zo maken wij gebruik van de koppelingen met Exact Online, CaseWare, Kluwer, Visionplanner cloud en Nmbrs.

Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?
Zowel klanten als medewerkers kunnen op een eenvoudige manier documenten uploaden op het klantenportaal. Dit bevordert de communicatie tussen het administratiekantoor en de klanten. Daarnaast is de informatie meteen toegankelijk voor de klanten en medewerkers, waardoor wij als kantoor de klanten de service van ‘real time information’ kunnen geven.

Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?
Door gebruik te maken van het klantenportaal van PinkWeb zullen er steeds meer documenten van de klant op het portaal worden opgeslagen. Dit is een centraal punt waar alle informatie van de klant te vinden is. Het is hierdoor niet meer nodig om de documenten ook op de server op te slaan. Er zal dus steeds meer online gewerkt gaan worden.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?
Door de klanten te attenderen op de voordelen van het klantenportaal:
– Alle informatie van de klant staan op één centraal punt bij elkaar opgeslagen.
– De klant heeft altijd en overal inzicht in de documenten
– De klanten ontvangen ‘real time information’ doordat de documenten die zij uploaden meteen zichtbaar zijn voor de medewerkers.

Wat zijn jullie drie beste tips voor ingebruikname van het portaal?
1. Begin met een paar klanten en betrek deze ook bij de implementatie;
2. Laat medewerkers in een vroeg stadium testen, en betrek ook deze medewerkers bij de implementatie;
3. Ga er gewoon mee aan de slag. Met andere woorden: doen.

Hoe zien jullie de ontwikkeling en het gebruik van het klantenportaal in de toekomst?
Alle informatie zal in de toekomst altijd en overal beschikbaar zijn. Met het portaal kunnen we aan deze eisen voldoen. Het portaal zal dus een centraal punt innemen, ook qua communicatie met onze klanten.

Wat zien jullie graag in toekomstige versies van het portaal?
Het zou mooi zijn als er integratiemogelijkheden komen voor de telefoon. Dat gesprekken automatisch gedigitaliseerd worden naar een tekst.

Blog: Een praktijkprobleem oplossen. En dan echt!

Automatisering en efficiency. Twee sleutelwoorden in accountancy de laatste jaren. Er worden op heel veel vlakken grote stappen gezet. Een klantenportaal faciliteert bijvoorbeeld de communicatie met de cliënt en met uitvragende partijen. Grote winsten worden behaald bij het efficiënt uitvoeren van werkzaamheden én bij de communicatie daarna.

Organisatie met klantenportaalHet voorbereiden van werkzaamheden kost echter onverminderd veel tijd. Daar gaat nog altijd zoveel energie in zitten en daar vindt zoveel efficiencyverlies plaats. Veel van onze klanten vertelden ons dat ook: “Fantastisch hoor, die tijdwinst nadat we de jaarrekening hebben opgesteld. Maar weet je wat pas écht tijd kost? Achter je cliënt aanjagen voordat we aan de slag kunnen.” En niemand had daar een goede oplossing voor.

Je stuurt je cliënt in een e-mail een lijst van precies alles wat je van hem nodig hebt. Maar vanzelf komt die niet retour. Je mailt de cliënt nogmaals en belt hem op. Hij stuurt de documenten eindelijk op en je gaat voortvarend aan de slag. Helaas. Net het verkeerde bewijsdocument bijgevoegd, een getal dat écht niet kan kloppen, een missende scan. Praktijk van alledag.

Daarmee gingen we aan de slag. Ons doel was om niet zomaar een manier te bedenken om informatie uit te vragen bij je cliënt. Nee, wij wilden de meest ultieme, slimme en innovatieve manier realiseren. Een oplossing die niet zomaar een deel van het probleem oplost, maar die meer doet dan je oprecht denkt te mogen verwachten.

Een formuliertje sturen aan je cliënt, dat kan iedereen. Gebruik één – van – de – vele – tools daarvoor op internet. Wat we alleen niet wilden, is dat je 1) heel veel tijd kwijt bent om zelf de juiste formulieren samen te stellen. En 2) misschien nog wel het allerbelangrijkste: we willen niet dat je je cliënt lastig valt met overbodige vragen! Die heeft het al druk genoeg met het leiden van zijn bedrijf.

Formulier OnlineEn daar is dan (tromgeroffel…) Formulier Online. Vorige week donderdag 30 april officieel aangekondigd, op de dag dat PinkWeb 12,5 jaar bestaat!

Een slimme nieuwe module in het Cliënt Online accountancy klantenportaal. Met tal van kant-en-klare zeer uitgebreide sjablonen, met routes en validatie-opties en zelfs rekenmodellen. Eenmalig te versturen met deadline en notificaties, permanent beschikbaar te stellen of te embedden op je openbare website.

client interface thumbEen lay-out en design dat snapt hoe de vraag bedoelt is en daarvoor de beste weergave voor de respondent kiest. Zo wordt een waarderingsvraag niet met lelijke radiobuttons of onhandige dropdown selectie weergegeven, maar zoals mensen gewend zijn bij IENS of IMDB, met sterren. Wil je iemand akkoord laten gaan met algemene voorwaarden, dan wordt dat op een speciale manier weergegeven. (Niet) akkoord knoppen verschijnen automatisch. Mag je maar één antwoord selecteren, dan ga je direct door naar de volgende vraag en hoef je niet de “volgende” knop op te zoeken.

koppelingenMisschien het mooiste is de nieuwe REST API voor koppelingen. Andere softwarepakketten kunnen een boodschappenlijstje sturen naar Formulier Online. De cliënt ontvangt dan een formulier met enkel díe vragen voor gegevens en documenten die nog missen voor bijvoorbeeld de samenstel- of controleopdracht. Automatisch maatwerk dus. Of een CRM-pakket triggert het standaard “cliënt acceptatie sjabloon” als een nieuwe cliënt wordt geactiveerd. Zo makkelijk was het nog nooit. De eerste koppeling gaat al meteen live bij de lancering, met CaseWare. Binnenkort gaan we hard aan de slag met andere partners!

ideal-logoEn als kers op de taart: iDeal integratie. Een adviesrapport of rapportage tegen betaling aanbieden, gebruik Formulier Online. Een offerteformulier maken voor op de website of in het portaal, laat de cliënt kiezen welke diensten hij wil afnemen. IB-aangifte laten doen, wel of niet ook voor de partner? Formulier Online berekent het factuurbedrag en de klant kan gemakkelijk worden gevraagd vooraf te betalen.

Zo hebben we geprobeerd de missing link in te vullen. En ik denk dat we daar goed in zijn geslaagd!

Bekijk hier in het kort de belangrijkste highlights van de nieuwe module Formulier Online:

 

jelmer 640x640

Jelmer Nieuwenweg

Oprichter, eigenaar
Jelmer is één van de vier oprichters en eigenaren van PinkWeb en heeft een passie voor innovatie, verandering, nieuwe ervaringen en gadgets. En wat dat betekent voor mensen, communicatie, het gebruik van informatie en sociale interactie.