Toenemende druk op compliance-afdelingen

Als accountant weet je dat de lat elk jaar hoger komt te liggen. Niet alleen vanuit je beroepsgroep, maar ook door nieuwe (Europese) regels. Uit de KPMG CCO Survey blijkt dat compliance-afdelingen in Nederland steeds meer onder druk staan. Dat komt vooral door de groeiende hoeveelheid wet- en regelgeving en de nadruk op dataprivacy en gegevensbeveiliging.

Die druk is ook voelbaar binnen accountantskantoren. De eisen aan dossiervorming, klantcommunicatie en gegevensbeheer worden strenger. Zowel kleine als grote fouten kunnen grote juridische of financiële gevolgen hebben. Het handmatig bijhouden van klantinformatie of het gebruik van losse tools maakt het bijna onmogelijk om foutloos en aantoonbaar compliant te werken.

Wetgeving verandert razendsnel

De hoeveelheid nieuwe wetgeving is moeilijk bij te houden. En toch moet je als accountant wél aan al die regels voldoen. Enkele belangrijke ontwikkelingen die eraan komen (of al van kracht zijn):

• IS2 (2024): strengere eisen aan cybersecurity en gegevensbeveiliging (hier schreven we eerder een blog over).
• CSRD: verplichte duurzaamheidsrapportages, waarbij dataverzameling en controle essentieel zijn.
• DORA: sectorspecifieke wetgeving over digitale operationele weerbaarheid.
• EU AI Act: regels rondom het gebruik van AI in besluitvorming en data-analyse.

Deze wetgevingen raken ook jouw kantoor, direct of indirect. Je moet kunnen aantonen dat je klantgegevens veilig verwerkt, dat je processen transparant zijn en dat je op elk moment inzicht hebt in wat er met klantdata gebeurt. Zonder structuur en automatisering wordt dat een flinke uitdaging.

De valkuilen van handmatige processen

Veel kantoren werken nog steeds deels handmatig met klantinformatie. Denk aan documenten die via e-mail worden gedeeld, Excel-overzichten die lokaal worden opgeslagen of vragenlijsten die via Word-documenten heen en weer gemaild worden. Dit lijkt misschien overzichtelijk, maar vergroot juist de kans op fouten. Enkele risico’s van handmatig werken:

• Versiebeheer is onduidelijk of ontbreekt.
• Bestanden worden op meerdere plekken opgeslagen.
• Gegevens zijn niet altijd veilig verstuurd of opgeslagen.
• Er is geen inzicht in wie wat heeft gedaan en audit trails ontbreken.

Bij een controle of incident kun je dan moeilijk aantonen dat je aan de regels voldoet. En dat is precies waar toezichthouders nu op letten.

Slimme automatisering als oplossing

Automatisering biedt een krachtige oplossing. Door klantdossiers digitaal en gestructureerd op te bouwen in een veilige omgeving, kan je veel eenvoudiger voldoen aan de huidige wet- en regelgeving. En je werkt efficiënter, veiliger én transparanter. Hier profiteren niet alleen je klanten van, maar ook je collega’s.

Voorbeelden van automatiseringen die compliance positief ondersteunen:

• Automatisch versiebeheer van documenten
• Veilige communicatie via één centraal portaal
• Eenduidige structuur voor klantdossiers
• Volledige audit trail van alle interacties
• Beveiligde toegang per gebruiker

Bovendien geeft automatisering je grip. Je weet precies wat er speelt, kunt sneller reageren op vragen van toezichthouders en hebt altijd inzicht in de status van klantdossiers.

De toegevoegde waarde van een geïntegreerde oplossing

Compliance is al lang geen vinkje meer onderaan de checklist. Het raakt álles wat je doet als accountant. De vraag is dus niet óf je moet voldoen, maar hóé je dat slim en efficiënt organiseert. Automatisering van klantdossiers helpt je om niet alleen aan de eisen te voldoen, maar ook om professioneler, consistenter en veiliger te werken. Het voorkomt risico’s, bespaart tijd en biedt rust.

Veel kantoren gebruiken meerdere losse tools voor communicatie, documentbeheer en klantinteractie. Maar dat maakt het juist lastig om consistent te werken. Laat staan compliant. Wat je nodig hebt, is een oplossing die alles integreert. PinkWeb biedt dat overzicht en structuur zowel in de webomgeving en mobiele app. Alle communicatie met klanten verloopt via één centrale plek, documenten worden automatisch gelogd en opgeslagen, en je hebt altijd een actuele, complete audit-trail. Door koppelingen met andere systemen voorkom je dubbel werk en zorg je dat klantgegevens veilig en centraal beschikbaar zijn. En wat je concreet krijgt: grip op je processen, minder kans op fouten en een veel grotere zekerheid dat je aan alle relevante wet- en regelgeving voldoet.

Wil je weten hoe jouw kantoor slimmer en compliant kan werken? Bekijk wat PinkWeb hierin voor je kan betekenen.