Annette de Bruijn

In gesprek met… Annette de Bruijn van Pinknotes

Pinknotes is een snelgroeiend administratie- en belastingadvieskantoor in Barendrecht. Ze willen graag alles leuker maken dan tot nu toe het geval is. Een jaarrekening bespreken of belastingaangifte doen kan namelijk wel leuk zijn. Ze bieden hun klanten een compleet pakket aan diensten, variërend van het opstellen van begrotingen, verwerken van de financiële administratie, samenstellen van de jaarrekening tot en met fiscale advisering. Ook adviseren zij starters in het MKB bij het opzetten van een administratie en de verwerking van de boekhouding.

Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?

Wij hebben vorig jaar een flinke automatiseringsslag gemaakt, waardoor wij al onze cliënten maandelijks of per kwartaal kunnen voorzien van tussentijdse cijfers. Deze cijfers wilden wij op een overzichtelijke manier beschikbaar stellen aan onze cliënten. Ook wilden wij de permanente dossiers digitaliseren. Tevens wilden wij af van het vele papierwerk inzake akkoordverklaringen. Cliënt Online biedt al deze oplossingen.

Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?

Allereerst natuurlijk omdat de naam ons aansprak. Daarnaast is het portaal van PinkWeb erg overzichtelijk en gebruikersvriendelijk. Dossiers zijn eenvouding naar eigen inzicht in te richten, evenals een planning van alle te accorderen stukken.

Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?

We merken een enorme tijdswinst. Dit begint al met het opvragen van de maandelijkse- of kwartaaladministratie bij onze klanten. Voorheen ging dit via een e-mail. Nu gebruiken wij de mailingfunctie in Cliënt Online. Met één druk op de knop wordt aan het begin van de maand aan alle klanten gevraagd om de stukken aan te leveren. Daarnaast besparen we tijd met het opbergen van documenten. Post voor cliënten wordt door ons ingescand en meteen in de juiste map in Cliënt Online gehangen. Zo worden documenten ook altijd op eenzelfde manier ‘gearchiveerd’ waar voorheen stukken wel eens anders opgeborgen werden. De accorderingsfunctie bespaart ons ook veel tijd. Belastingaangiften hoeven niet meer uitgedraaid en opgestuurd te worden met de vraag om het akkoord weer terug te sturen. Wij hangen de aangiften in Cliënt Online, de klant accordeert en de aangifte wordt verstuurd naar de belastingdienst. Dit bespaart tijd en geld.

Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?

Jazeker. Wij zijn ook overgegaan op het scannen en automatisch inlezen en boeken van inkoopfacturen. De klant kan nu zijn inkoopfacturen scannen, hangt ze in Cliënt Online, wij halen ze op en lezen ze meteen in ons boekhoudpakket in. Er komen zo bijna geen inkoopfacturen meer door onze handen. Dit geldt ook voor bankafschriften en andere documenten.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?

Door een goede voorlichting met de flyers die jullie verstrekken. Daarnaast zien zij ook sneller dat wij met hun administratie bezig zijn, waardoor ze ook het gevoel hebben dat wij echt voor ze bezig zijn. Hoe klein de klant ook is, zij voelen onze betrokkenheid.

Wat zien jullie graag in toekomstige versies van het portaal?

Ik kan op dit moment niet iets bedenken wat ik zou willen zien. Wij zijn zelf nog volop in ontwikkeling en zullen wellicht in de toekomst nog wel meer mogelijkheden zien.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *