In gesprek met…Suzanne van der Toorn-List van KLEUR! Administratie

KLEUR! Administratie, gevestigd in Amersfoort, is een actief en betrokken administratiekantoor dat met name startende ondernemers en zzp’ers de zorg uit handen neemt van financiële administratie, fiscale aangiften en jaarrekeningen.

Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?
Efficiency voor zowel het kantoor als onze klanten. De notificatiemail die automatisch vanuit het portaal verzonden wordt, werd voorheen (incl. betalingskenmerk en bedrag) handmatig opgesteld. Het gemak voor de klant is dat de akkoordverklaring niet meer geprint en getekend hoeft te worden om deze vervolgens weer gescand terug te mailen.

Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?
We raakten in 2012 met PinkWeb bekend via koppelingspartner Twinfield en kregen goed contact met één van de accountmanagers. Het beslismoment liet aanvankelijk nog even op zich wachten, maar een aantrekkelijke actie trok ons over de streep.

Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?
Tijdsbesparing in aanlevering en communicatie naar de klant. Voor periodieke en standaard processen is online communiceren handig.

Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?
Er werd al volledig online gewerkt. Het online accorderen via Cliënt Online was daarin de volgende stap.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?
We hebben de klanten eenvoudigweg enthousiast geïnformeerd dat het accorderen via het portaal heel eenvoudig digitaal kon en ze gevraagd dit in vervolg dan ook zo te doen. Alle klanten hebben dit zonder morren gedaan.

Wat zijn jullie drie beste tips voor ingebruikname van het portaal?

    1. Breng duidelijk voor alle betrokkenen (dus zowel klant als medewerkers op kantoor) in kaart hoe het huidige werk- en communicatieproces verandert door gebruik van het portaal.
    2. Doorloop na de inrichting van het portaal het proces eerst met een beperkt aantal klanten om de inrichting en werkwijze te ervaren.
    3. Rol de nieuwe werkwijze consequent uit naar alle klanten. De meeste efficiency wordt bereikt door voor alle klanten hetzelfde werkproces te hanteren.

Hoe zien jullie de ontwikkeling en het gebruik van het klantenportaal in de toekomst?
Nu de klant het gemak ervaart van het digitaal accorderen en communiceren via het portaal, willen we kijken of we voor het uitvragen van documenten de module Formulier Online kunnen inzetten.

Wat zien jullie graag in toekomstige versies van het portaal?
Het zou fijn zijn als er bedragen in de notificatiemails terug te vinden zijn, daar hebben onze klanten echt behoefte aan.