Een goed portaal voor gegevensuitwisseling voor accountants

Geplaatst op 08-05-2024 in Blogs

Waar moet een goed portaal om gegevens veilig en efficiënt uit te wisselen aan voldoen? Het is belangrijk om te kiezen voor functionaliteiten die passen bij jouw accountantskantoor en bij de klanten. Een portaal kan het werk op allerlei manieren makkelijker maken en vaak is er veel mogelijk. Maar wat moet een portaal sowieso altijd kunnen?

Checklist: Een goed klantenportaal voor accountants

Veilige gegevensuitwisseling

Cybercriminaliteit is tegenwoordig vrijwel dagelijks in het nieuws. Oplichters sturen phishing mails, plaatsen malware op computersystemen en krijgen toegang tot bestanden. Het is een businessmodel waar veel geld mee valt te verdienen. Accountants zijn interessant voor cybercriminelen omdat er veel gevoelige informatie wordt verwerkt. Veilige gegevensuitwisseling en strakke procedures zijn van belang om het risico op cybercriminaliteit te verlagen. Bij de keuze voor een portaal om gegevens uit te wisselen is het belangrijk om te controleren hoe de veiligheid van gegevens is gewaarborgd. Controleer bij de aanbieder welke ISO-certificaten en Standaarden op het gebied van digitale informatiebeveiliging zij gebruiken.

Single SignOn

Als je de processen en het werk efficiënt hebt ingericht, hebben je klanten altijd volledige en actuele informatie tot hun beschikking. Je bespaart jezelf en je klant tijd en geld door softwarepakketten te gebruiken die met elkaar koppelen en door klanten te ondersteunen met de specifieke tools en software die zij nodig hebben voor hun bedrijfsvoering. Natuurlijk moet het voor de klant zo makkelijk mogelijk zijn om van deze tools en softwarepakketten gebruik te maken. Zij willen eenvoudig en via een beveiligde omgeving hun weg kunnen vinden naar deze software. Met Single SignOn hebben jij en je klanten via het portaal in één keer toegang tot alle andere online diensten die worden gebruikt. Het is niet meer nodig om apart in te loggen op elke dienst. Dit kan veilig en eenmalig via het portaal.

Slimme (software)koppelingen

Dankzij slimme softwarekoppelingen komen in een portaal verschillende datastromen samen in één omgeving. Je werkt efficiënter door gegevens geautomatiseerd uit te wisselen. Voorbeelden zijn het uitwisselen van CRM-gegevens, het beschikbaar stellen van dossierstukken en documenten ter goedkeuring of ondertekening aanbieden aan klanten. Denk hierbij aan koppelingen met SharePoint of boekhoudsoftware zoals Exact. Maar ook koppelingen met instanties zoals banken, de Belastingdienst en de KvK zijn belangrijk om gegevens zo veilig mogelijk uit te wisselen.

Eenvoudig rechten en rollen beheren

Jij, je klant en je collega’s gebruiken een portaal verschillend en hoeven niet dezelfde handelingen in het portaal te verrichten. Aan elke rol kun je in een portaal bepaalde rechten en autorisaties geven. Deze rechten en autorisaties geven toegang tot bepaalde taken en functies. Jij bent misschien tekeningsbevoegd, maar je collega (nog) niet. Je collega moet dan geen autorisatie hebben om documenten te kunnen ondertekenen. Zo heeft iedereen een andere rol in het portaal. Check bij de leverancier wat de mogelijkheden en kosten zijn bij het aanmaken van verschillende gebruikers, rechten en rollen.

Toegang tot een app

Ondernemers zijn vaak in hun vrije tijd bezig met de administratie en – zeker jonge ondernemers – doen steeds liever alles via de mobiele telefoon. Toegang tot het portaal via een app wordt dus steeds relevanter. In een goede portaal app heeft de gebruiker 24 uur per dag, zeven dagen in de week toegang tot zijn digitale dossier. Heb je een document nodig van je klant of moet er iets worden ondertekend? Ook dat kan de klant regelen via zijn mobiele telefoon. Met een notificatie of pushbericht weet je klant dat er actie nodig is en wat er van hem of haar wordt gevraagd.

Digitaal ondertekenen

Ondertekenen is een belangrijk onderdeel van het volledige accountancyproces. Het gaat om veel meer dan het vervangen van een zogenaamde ‘natte’ handtekening door een digitale krabbel. Check of je aangiftes, jaarrekeningen, rapportages en andere belangrijke documenten kunt ondertekenen in het portaal. Controleer of de portaalaanbieder een geïntegreerde signing tool aanbiedt of een koppeling met een ondertekeningsoplossing.

Ontdek het klantenportaal van Visma | PinkWeb

Het PinkWeb portaal is één van de meestgebruikte portalen in de accountancy om gegevens uit te wisselen. Meer dan 200.000 ondernemers werken erin samen met hun accountant. In PinkWeb staat delen centraal: contact wordt door efficiënt delen nóg betekenisvoller. Cyberveiligheid heeft bij PinkWeb de maximale aandacht.

Wil jij meer weten over de mogelijkheden? Plan dan een demo in met Lycke Runeman!

Lycke

Plan een demo