Checklist: Een goed klantenportaal voor accountants

Veilige gegevensuitwisseling

Cybercrime is tegenwoordig vrijwel dagelijks in het nieuws. Oplichters sturen phishing mails, plaatsen software op computersystemen en krijgen toegang tot bestanden. Een businessmodel waar veel geld mee valt te verdienen, zeker met de gevoelige informatie die de accountant verwerkt. Veilige gegevensuitwisseling en strakke procedures zijn van belang om het risico op cybercrime te verlagen. Bij de keuze voor een klantenportaal is het belangrijk om te controleren hoe de veiligheid van gegevens is gewaarborgd. Controleer bij de aanbieder welke ISO-certificaten en Standaarden op het gebied van digitale informatiebeveiliging zij gebruiken.

Single SignOn

Als je de processen en het werk efficiënt hebt ingericht, hebben je klanten altijd volledige en actuele informatie tot hun beschikking. Je bespaart jezelf en je klant tijd en geld door softwarepakketten te gebruiken die met elkaar koppelen en door klanten te ondersteunen met de specifieke tools en software die zij nodig hebben voor hun bedrijfsvoering. Natuurlijk moet het voor de klant zo makkelijk mogelijk zijn om van deze tools en softwarepakketten gebruik te maken. Zij willen eenvoudig en via een beveiligde omgeving hun weg kunnen vinden naar deze software. Met Single SignOn hebben jij en je klanten via het klantenportaal in één keer toegang tot alle andere online diensten die worden gebruikt. Het is niet meer nodig om apart in te loggen op elke dienst. Dit kan veilig en eenmalig via het klantenportaal.

Slimme (software)koppelingen

Dankzij slimme softwarekoppelingen komen in een klantenportaal verschillende datastromen samen in één omgeving. Je werkt efficiënter door gegevens geautomatiseerd uit te wisselen.. Voorbeelden zijn het uitwisselen van CRM-gegevens, het beschikbaar stellen van dossierstukken en documenten ter goedkeuring of ondertekening aanbieden aan klanten.

Digitaal ondertekenen

Ondertekenen is een belangrijk onderdeel van het volledige accountancyproces. Het gaat om veel meer dan het vervangen van een zogenaamde ‘natte’ handtekening door een digitale krabbel. Check of je aangiftes, jaarrekeningen, rapportages en andere belangrijke documenten kunt ondertekenen in het klantenportaal. Controleer ook of de portaalaanbieder een geïntegreerde signing tool aanbiedt.

Intuïtieve gebruikersinterface

Met een intuïtieve gebruikersinterface vindt de gebruiker snel wat hij nodig heeft en is het duidelijk waar hij iets kan vinden. Heb je een demo van een klantenportaal aangevraagd? Kijk dan eens hoeveel klikken er nodig zijn om ergens te komen en hoe lang een handeling duurt.

Verschillende rechten en rollen

Jij, je klant en je collega’s gebruiken een klantenportaal verschillend en hoeven niet dezelfde handelingen in het portaal te verrichten. Aan elke rol kun je in een portaal bepaalde rechten en autorisaties geven. Deze rechten en autorisaties geven toegang tot bepaalde taken en functies. Jij bent misschien tekeningsbevoegd, maar je collega (nog) niet. Je collega moet dan geen autorisatie hebben om documenten te kunnen ondertekenen. Zo heeft iedereen een andere rol in het portaal. Check bij de portaalaanbieder wat de mogelijkheden en kosten zijn bij het aanmaken van verschillende gebruikers, rechten en rollen.

Toegang tot een app

Ondernemers zijn vaak in hun vrije tijd bezig met de administratie en – zeker jonge ondernemers – doen steeds liever alles via de mobiele telefoon. Toegang tot het portaal via een app wordt dus steeds relevanter. In een goede portaal app heeft de gebruiker 24 uur per dag, zeven dagen in de week toegang tot zijn digitale dossier. Heb je een document nodig van je klant of moet er iets worden ondertekend? Ook dat kan de klant regelen via zijn mobiele telefoon. Met een notificatie of pushbericht weet je klant dat er actie nodig is en wat er van hem of haar wordt gevraagd.

Ontdek het klantenportaal van Visma | PinkWeb

Het PinkWeb portaal is één van de meestgebruikte klantenportalen in de accountancy. Meer dan 200.000 ondernemers werken erin samen met hun accountant. In het PinkWeb portaal staat delen centraal: contact wordt door efficiënt delen nóg betekenisvoller. Cyber security heeft bij Visma | PinkWeb de maximale aandacht. En met het PinkWeb portaal werk je 24/7 en vanaf iedere plek digitaal samen met je klant.

Wil jij meer weten over de mogelijkheden? Plan dan een demo in met Daan Bruijns!