Weet wat je wil

“Waarom willen jullie dit weten?” of “Wat bedoelen jullie precies met deze vraag?” zijn reacties die veel accountants krijgen op hun informatieaanvragen. Door bij elke uitvraag een korte toelichting te geven, voorkom je misverstanden en onvolledige antwoorden. Dan hoef je achteraf ook geen problemen op te lossen. Dat scheelt een hoop werk.

Goede context helpt klanten om te begrijpen wat je nodig hebt en waarom. Bijvoorbeeld: bij de vraag naar een specificatie van bepaalde kosten kun je uitleggen dat dit nodig is voor een correcte fiscale verwerking. Goed geïnformeerde klanten geven betere antwoorden. En dat zorgt weer voor het verkorten van de verwerkingstijd.

Zorg voor flexibiliteit

Niet iedere klant heeft alle informatie direct bij de hand. Een digitale vragenlijst moet daarom de mogelijkheid bieden om antwoorden tussentijds op te slaan en later verder te gaan. Niets is frustrerender dan halverwege een vragenlijst te moeten stoppen en vervolgens alles opnieuw te moeten invullen. En als ondernemers niet weten wat ze al aangeleverd hebben, doen ze alles maar opnieuw. Daardoor moet jij controleren of je wel de juiste versie hebt.

Voor jou als accountant is het daarnaast waardevol om de voortgang van de klant te kunnen monitoren. Wie heeft welk deel al ingevuld? Waar blijven klanten hangen? Dit inzicht stelt je in staat om tijdig en gericht op te volgen. Maar ook om inzichtelijk te maken of je uitvraag wel duidelijk genoeg is. Als iedereen in hetzelfde segment van een vragenlijst blijft hangen, zegt dat ook wel genoeg.

Sjablonen bieden structuur

Voor terugkerende processen zoals jaarrekeningen, fiscale aangiftes of specifieke adviesdiensten is het efficiënt om met sjablonen te werken. Dit bespaart niet alleen tijd bij het opstellen, maar zorgt ook voor uniformiteit in je dienstverlening. Een mooi voorbeeld is de PBC (Prepared BY Client List) template. Zo kan je gestructureerd en gestandaardiseerd klantdata opvragen. Accountants hoeven niet langer alles handmatig te verzamelen.

Sjablonen zijn bovendien ideaal om nieuwe medewerkers snel in te werken. Nieuwe medewerkers afkomstig van andere accountantskantoren hebben natuurlijk zo hun eigen werkwijze opgebouwd over de jaren heen. Je wilt dat ze gelijk meedraaien met de standaard van jouw kantoor. Met de sjablonen hoeven ze hier niet al te veel over na te denken. Ook voor klanten werkt deze consistentie prettig: ze weten wat ze kunnen verwachten en herkennen de structuur van voorgaande jaren.

Altijd op de hoogte met een audit-trail

Een belangrijk onderdeel dat vaak over het hoofd wordt gezien, is een goede audit-trail. Een digitale vragenlijst moet automatisch vastleggen wie welke informatie heeft aangeleverd en wanneer dit is gebeurd. Dit is niet alleen belangrijk voor compliance en dossiervorming, maar voorkomt ook discussies over deadlines en verantwoordelijkheden. Bij eventuele vragen of controles kun je altijd terugzien welke informatie de klant heeft aangeleverd en op welk moment. Dit creëert duidelijkheid voor alle partijen.

Digitale vragenlijsten in PinkWeb Uitvragen

Een slimme digitale vragenlijst maakt het verschil. Niet alleen voor de medewerkers van jouw accountantskantoor, maar ook voor de ondernemer. Door goed na te denken over de structuur, communicatie en opvolging, bespaar je niet alleen tijd. Je verhoogt ook de kwaliteit van je dienstverlening. Geen losse eindjes, geen zoekwerk, maar grip op de gegevensuitwisseling met klanten.

PinkWeb heeft sjablonen opgesteld zodat jij eenvoudig van start kunt gaan met het gestructureerd verzamelen van informatie. Er zijn sjablonen beschikbaar voor: de aangifte inkomstenbelasting, PBC-lijsten, Wwft en klantonboarding. In een recent blog vertelt Lycke Runeman meer over de mogelijkheden van gestructureerd informatie uitvragen met PinkWeb.