De 7 voordelen van digitaal ondertekenen

Als accountantskantoor profiteer je van verschillende voordelen zodra je gebruik maakt van de digitale handtekening. Je zult efficiënter werken omdat documenten sneller van een handtekening worden voorzien. Als je nog steeds gebruikmaakt van ‘natte’ handtekeningen, verspil je onnodig veel tijd aan het tijdrovende ‘print-scan-post’-proces. Je moet het document printen, zodat een bevoegde accountant het kan ondertekenen. Vervolgens moet je het document scannen om het digitaal naar de klant te kunnen sturen. Dit kan sneller en efficiënter. Door het ondertekeningsproces goed in te richten, verminder je het aantal stappen drastisch en verloopt de documentenstroom soepeler. Als kantoor heb je hier veel profijt van. In dit blog lees jij de 7 voordelen van digitaal ondertekenen.

1. Een hogere efficiëntie

Accountantskantoren kunnen documenten sneller voorzien van een digitale handtekening. Er is geen gedoe meer met printen, scannen en posten. Dit bespaart niet alleen tijd en kosten, maar verlaagt ook de kans op fouten waardoor het proces opnieuw doorlopen moet worden. Kantoren kunnen de grootste winst pakken als ze het digitaal ondertekenen naadloos integreren in bestaande bedrijfsprocessen. Accountants die gebruik maken van PinkWeb hebben het ondertekeningsproces in één centrale online omgeving. Op deze manier zijn ze op de hoogte of het document ondertekend is, weten ze wie er mag tekenen en wie welke dossiers in mag zien. Na ondertekening worden de documenten eenvoudig gedeponeerd bij de Belastingdienst, KvK en banken.

2. Inzicht in status van ondertekening

Met de digitale handtekening heb je inzicht in de status van ondertekening en heb je de mogelijkheid om het proces bij te sturen. Dit biedt transparantie en controle over de voortgang van het document. Daarnaast kan je klanten automatisch herinneren als de deadline nadert. Op deze manier hoef je zelf geen overzicht te maken met deadlines in een ander programma.

3. Veilig ondertekenen voorop

Als accountantskantoor is het belangrijk om documenten veilig te delen en te ondertekenen. Klanten vertrouwen erop dat hun gegevens goed worden beschermd. In een tijd waarin cybercriminaliteit voortdurend toeneemt, moet je extra waakzaam zijn. Het is absoluut onveilig om persoonlijke informatie te mailen vanwege het risico op datalekken. Het is al helemaal niet verstandig om een document via e-mail te laten ondertekenen.

Laat documenten daarom via een beveiligde omgeving ondertekenen. Een digitale handtekening wordt gecreëerd met behulp van meerdere beveiligings- en verificatielagen. De klant moet zich altijd identificeren met minimaal twee-factor authenticatie. Denk aan een unieke inlogcode of sms authenticatie. Er zijn verschillende manieren waarop het proces van digitaal ondertekenen kan worden uitgevoerd. Hierbij geldt: hoe minder handmatige handelingen, hoe minder foutgevoelig het proces is. Door bijvoorbeeld e-mailadressen automatisch uit het CRM-systeem te halen in plaats van ze handmatig in te voeren, verklein je de kans dat het document in verkeerde handen komt.

4. Goedkoper en milieuvriendelijker

Door digitaal te ondertekenen, bespaar je als kantoor aanzienlijk op papier-, inkt- en portokosten. Mede hierdoor is digitaal ondertekenen ook milieuvriendelijker, wat perfect aansluit bij de huidige tijd waarin duurzaamheid een belangrijk thema is. Door het digitaliseren van het print-scan-post-proces verminder je de CO2-uitstoot. Veel accountantskantoren sturen hun klanten nog steeds een papieren jaarrekening toe, omdat gedacht wordt dat klanten daar waarde aan hechten. Maar is dat wel in lijn met de realiteit? Het is de moeite waard om met de klant te bespreken waarom je vanuit duurzaamheidsoverwegingen wilt overstappen naar een digitale jaarrekening. De kans is groot dat de klant dit besluit juist toejuicht en waardeert.

5. Gemak voor de klant

Digitaal ondertekenen is niet alleen milieuvriendelijker, het biedt ook meer gemak. Het past perfect bij een moderne bedrijfsvoering. Klanten verwachten tegenwoordig dat ze hun documenten gemakkelijk kunnen ondertekenen. Het sluit aan bij de huidige gedigitaliseerde samenleving waarin we steeds meer zaken online regelen, zoals met een paar swipes een hotelkamer of een vliegticket boeken. Als accountantskantoor is het belangrijk om mee te gaan met de golf van digitalisering. Als je dat niet doet, bestaat de kans dat klanten kiezen voor een kantoor dat wel het gemak van online dienstverlening biedt.

6. Plaatsonafhankelijk ondertekenen

Door het digitaliseren van het ondertekeningsproces is het tegenwoordig makkelijk om overal te ondertekenen. Zo hebben klanten de mogelijkheid om gebruik te maken van de mobiele app om te ondertekenen. Accountants kunnen bij PinkWeb gebruik maken van een persoonsgebonden beroepscertificaat in de cloud. Ze hebben geen hardware nodig om digitaal te ondertekenen. Dit is voordelig voor accountants die op de locatie van de klant, thuis of remote werken.

7. Hoge mate van integriteit

Integriteit is een belangrijk voordeel van de digitale handtekening. Het gaat over de garantie dat de inhoud van een document niet is gewijzigd na het plaatsen van de handtekening. Het waarborgen van de integriteit van gegevens is belangrijk omdat zelfs de kleinste wijziging de betekenis van het document verandert. Door het gebruik van hashfuncties en hashwaarden wordt elke wijziging in de inhoud van het document vastgelegd. Bij het valideren van een document wordt er gekeken of de inhoud ongewijzigd is gebleven na ondertekening, door het vergelijken van de hashwaarde van het document.