Efficiënter werken kan een kantoor 1 of 2 fte per jaar schelen

Geplaatst op 11-04-2023 in Blogs

Met PinkWeb kan een accountantskantoor aanzienlijke tijdwinst boeken. Ook kleine en middelgrote kantoren kunnen nog slagen maken. Guido van Lieshout en Mark Huys, consultants bij PinkWeb, vertellen hoe zij kantoren begeleiden bij deze efficiëntieverbetering. ‘Koudwatervrees is logisch.’

 

Efficiënter werken kan een kantoor 1 of 2 fte per jaar schelen

 

Veel kantoren staan er niet bij stil hoeveel tijd en geld ze kunnen besparen door te investeren in goede software. Ze zijn gewend aan hun manier van werken. ‘Met PinkWeb kunnen kantoren hun efficiency flink vergroten omdat het de spil vormt in de samenwerking tussen alle programma’s. We kunnen alle pakketten koppelen’, verduidelijkt Guido van Lieshout, manager van het consultancyteam. Dit team begeleidt kantoren vooral na de technische implementatie van PinkWeb. ‘Medewerkers moeten meestal anders gaan werken om de processen zo goed mogelijk te laten aansluiten op de online omgeving ’, zegt Mark Huys, één van de vier consultants binnen het team.

 

Hoeveel tijdwinst kan PinkWeb opleveren?

Van Lieshout: ’Als een kantoor alle handmatige handelingen automatiseert, kan dat per aangifte zo een kwartier schelen. Dat tikt flink aan als een kantoor er jaarlijks 500 of 1.000 verzorgt. Het is afhankelijk van de grootte van een kantoor – maar een middelgroot kantoor kan op jaarbasis al snel met 1 of 2 fte minder werken. Hoe groter het kantoor, hoe meer tijdwinst de organisatie kan boeken. Dan heb ik het alleen nog over de efficiencyslag binnen de aangiftepraktijk. Met de andere mogelijkheden van PinkWeb valt nog meer kostbare tijd te besparen.’

Huys: ‘Handmatige en saaie klusjes worden overbodig. Er zijn kantoren met strak gedigitaliseerde processen die hier hun businessmodel van maken. Ze verzorgen aangiften tegen scherpe prijzen onder de voorwaarde dat klanten niet aankloppen voor vragen of advies.’

 

Waar zit die efficiencyslag in?

Van Lieshout: ‘Het uitwisselen van aangiften en jaarrekeningen met de klant verloopt met PinkWeb aanzienlijk efficiënter. Kantoren kunnen deze en andere documenten digitaal uitwisselen en laten ondertekenen. Nu worden deze vaak geprint, ondertekend, ingescand en via e-mail verstuurd naar de klant, die dan dezelfde handelingen herhaalt. Met de online omgeving van PinkWeb gaat dit sneller en slimmer, waarbij het aantal handelingen wordt gehalveerd. Via een koppeling wordt een document in de online omgeving klaargezet en ontvangt de klant een verzoek om deze te ondertekenen. Zodra hij dat heeft gedaan, krijgt het accountantskantoor een seintje, wordt het document bij de accountant gearchiveerd en direct doorgestuurd naar de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel.’

Huys: ’Met PinkWeb hebben kantoren ook zicht op de status van een dossier. Ze hoeven niet langer met Excel-lijstjes bij te houden met welke documenten nog niet ondertekend zijn. Ook de klant nabellen of mailen is onnodig; klanten worden met PinkWeb namelijk automatisch herinnerd.’

Van Lieshout: ‘Nog een voordeel is dat de communicatie minder versplinterd is. Vaak zijn verschillende mensen op een accountantskantoor bezig met een fiscale aangifte of jaarrekening. Meestal hebben zij hun eigen communicatielijntje met een klant. Als een collega ziek wordt, kan een aangifte bij deze persoon blijven liggen.’

 

Wat levert het de klant op?

Van Lieshout: ’Het digitaal aanleveren van stukken is ook voor de klant eenvoudiger. Hij kan een aangifte zelfs ondertekenen via de app op zijn telefoon. Bovendien, nu is het voor klanten best verwarrend dat medewerkers van een kantoor elk hun eigen manier van werken hebben. Aangiften worden via WeTransfer of Dropbox verstuurd. Helaas gebeurt het zelfs nog dat vertrouwelijke informatie wordt gemaild. Dat zou uit den boze moeten zijn gezien de activiteit van cybercriminelen. Oude gewoonten winnen het nog te vaak. ’

 

Hoe ondersteunen jullie kantoren?

Van Lieshout: ’Om zoveel mogelijk winst te halen uit PinkWeb is het nodig dat werkprocessen worden gestandaardiseerd. Dat heeft soms best wel impact. Sommige kantoren schrikken daar nog van en hebben koudwatervrees. Maar het is essentieel en we begeleiden ze daarbij. We maken een blauwdruk van hoe de organisatie op dat moment werkt en schetsen hoe de organisatie efficiënter kan draaien. We kijken kritisch naar de documentenstroom. Sommige gewoontes zijn er ingesleten, maar zijn niet per se efficiënt.

Huys: ‘Vaak detacheren we een projectmanager bij een kantoor om de nieuwe manier van werken te begeleiden. We kunnen met alle programma’s koppelen waardoor handmatig invoeren of overtikken van gegevens overbodig is. Wijzigingen die in de aangifteprogramma’s worden automatisch bijgehouden.’

 

Hoe lang duurt zo’n traject?

Van Lieshout: ‘Een middelgroot kantoor met 20 tot 30 fte zou binnen drie à vier maanden live kunnen zijn, maar de praktijk is weerbarstiger. Omdat de business door moet blijven draaien, duurt het vaak langer. Ook merken we dat kantoren ondanks goede voornemens vaak vasthouden aan inefficiënte werkprocessen. Dit jaar kiest PinkWeb daarom voor een nieuwe aanpak. We willen de transformatie in kleinere projecten verdelen. Dat is voor kantoren makkelijker. Bovendien ervaren ze sneller wat het hen oplevert. We verwachten dat ze verder doorpakken dan nu het geval is. Met zo’n deelproject versnellen we een efficiencyverbetering binnen een proces met een flink aantal maanden.

 

Om welke deelprojecten gaat het?

Huys: ‘We beginnen vaak met het koppelen van het CRM-programma. Afhankelijk van de wensen stapt het kantoor daarna over op het delen van documenten, het soepeler inrichten van het aangifteproces of de samenstelling van de jaarrekening. We blijven daarna een vinger aan de pols houden. Met hulp van power BI kunnen we zien of kantoren optimaal gebruik maken van de mogelijkheden. Laatst wezen we een kantoor erop dat hij een opdrachtbevestiging nog per mail verstuurt terwijl dit ook via onze online omgeving kan. Dat had het kantoor zelf niet getackeld. We kunnen concreet aanwijzen waar efficiency voordeel is te halen.’

 

Welke innovaties heeft PinkWeb nog in petto op het gebied van efficiency?

Huys: ‘Nog vrij nieuw is de CRMHub. Daarmee fungeert PinkWeb als “hub” voor het ophalen van actuele gegevens uit CRM-programma’s, die vervolgens worden doorgestuurd naar andere softwareprogramma’s. Tot nu toe hebben alle pakketten elk hun eigen koppeling naar een CRM-programma. Straks is dat niet nodig, omdat de mutaties via PinkWeb verlopen. Om een voorbeeld te geven: een wijziging in Nmbrs of Yuki rolt automatisch door naar de dossiers in de PinkWeb-omgeving. Deze wijziging past PinkWeb ook aan in de gekoppelde programma’s, denk aan een aangifteprogramma of boekhoudprogramma. Voorheen moest een kantoor nog wel eens in vijf pakketten wijzigingen doorvoeren. Dat is niet alleen overbodig werk, maar vergroot ook de kans op fouten. De CRMHub draait nu nog enkel met Visma-programma’s. Maar we kunnen er alle pakketten aan koppelen.’

 

Verhoog je efficiency in tijden van een onzekere economie

De huidige economische situatie zorgt voor veel onzekerheid. Hoge inflatie en stijgende kosten drukken de marge van accountantskantoren. Tegelijkertijd is het ontzettend lastig om nieuwe medewerkers aan te trekken. Maar hoe blijf je financieel gezond als kantoor in tijden van een onzeker economie? Efficiëntieverbetering is het antwoord. Download onze whitepaper en lees je hoe je met slimme software meer efficiency realiseert voor jouw accountantskantoor.

Download de whitepaper