Esther Stomps van Flynth: ‘We willen IT en de praktijk samenbrengen’
Geplaatst op 12-11-2020 in Klantverhalen
Er bestaat soms nog een kloof tussen het doel van software en het gebruik ervan in de dagelijkse praktijk. Dit constateerde Flynth ook. Daarom werden binnen de organisatie de zogenaamde veranderdomeinen in het leven geroepen. Esther Stomps leidt het veranderdomein voor het portaal van PinkWeb, dat al jaren door Flynth wordt gebruikt.
Stomps is zelf assistent-accountant bij Flynth. Zij weet dus hoe lastig het verschil soms is tussen hoe iets moet werken en hoe het wordt gebruikt. ‘Op de werkvloer denken we vaak anders dan een leverancier of een IT-afdeling. We hebben regelmatig gezien dat een programma heel enthousiast bij ons werd neergelegd, maar dat het niet werd begrepen of dat we tegen praktische problemen aan liepen’, legt ze uit.
Het idee achter de veranderdomeinen is dat IT en praktijk meer gaan samenwerken. ‘Er zijn veranderdomeinen voor verschillende onderdelen en programma’s. MijnFlynth (eigen naam voor Client Online, red.) is daar één van. Er zitten mensen in uit de praktijk, zoals ikzelf, applicatiebeheerders, vertegenwoordigers van leveranciers, in dit geval PinkWeb, en een leveranciersmanager. We komen periodiek bij elkaar en bespreken dan wensen, verbeterpunten, uitdagingen en wat juist goed gaat.’
Uitleg van praktijk naar praktijk
Als voorzitter van het veranderdomein MijnFlynth merkt Stomps dat deze manier van werken zijn vruchten afwerpt. ‘Mensen weten ons steeds beter te vinden. Zo bellen ze bij praktische problemen naar mij in plaats van de ICT-afdeling. Dat is soms sneller dan wachten op een ingeschoten ticket. Bovendien is het voor mij makkelijker om me te verplaatsen in de frustratie van een collega. Ik doe hetzelfde werk en heb diezelfde frustraties ook gehad.’
Ook worden vanuit de veranderdomeinen trainingen gegeven. ‘Als er bijvoorbeeld iets verandert, zoals een paar jaar geleden de vernieuwde online omgeving, dan geven we op vestigingslocaties uitleg. De uitleg van praktijk naar praktijk slaat doorgaans beter aan dan de uitleg van technisch naar praktijk.’
Bronpakketten een aandachtspunt
Wat vinden gebruikers in de praktijk dan lastig? Stomps: ‘Veel verschillende programma’s moeten communiceren met MijnFlynth, zoals fiscale pakketten en boekhoudprogramma’s voor de verschillende aangiftes. Als gegevens hierin niet goed worden ingevoerd dan kunnen ze nooit goed terechtkomen in MijnFlynth. Helaas worden die fouten pas visueel in MijnFlynth en dan krijg je algauw de reactie dat het programma niet werkt. En als mensen het gevoel hebben dat het niet werkt dan raken ze gefrustreerd, met alle gevolgen van dien.’
Jammer, vindt Stomps, want als het goed gaat dan wordt het werken er zoveel makkelijker door. ‘Daarom proberen we laagdrempelig uit te leggen dat de gegevens aan de voorkant niet goed zijn ingevuld. Meestal gaat het mis in de bronpakketten en communicatie hierover is voor ons als veranderdomein een aandachtspunt. We doen dit nu bijvoorbeeld door veelvoorkomende foutmeldingen en veelgestelde vragen op intranet te publiceren.’
Wensen realiseren
Het veranderdomein is er ook om wensen vanuit de praktijk meer aandacht te geven. ‘In het begin waren er bijvoorbeeld geen handleidingen voor het gebruik van MijnFlynth. Daar is twee jaar lang om gevraagd, maar de reactie was dan ‘maar het programma is toch zo intuïtief’. Pas toen het veranderdomein werd opgericht, hebben we dit kunnen realiseren. Op de werkvloer was er gewoon echt behoefte naar, dat hebben we heel duidelijk gemaakt.’
Zo heeft het MijnFlynth veranderdomein al meerdere wensen kunnen realiseren, van nieuwe functionaliteit tot hulpmiddelen om het portaal beter uit te leggen. ‘Dat komt doordat we in het veranderdomein dichter op de bal zitten’, zegt Stomps. ‘We communiceren direct met de mensen die verantwoordelijk zijn en kunnen aandacht op onze wensen scherp houden.’
Daarbij moet je wel realistisch zijn, geeft ze toe. ‘Wij kunnen sneller wensen bedenken dan dat de leverancier ze kan uitvoeren. Gelukkig is de samenwerking met PinkWeb heel prettig. Ze zijn eerlijk over wat mogelijk is en vinden ons veranderdomein heel nuttig. Ze nemen ons ook mee in hun roadmap. Dat biedt inzichten die we weer kunnen communiceren naar de werkvloer. Zo creëer je wederzijds begrip en dat is heel belangrijk.’
Een fijne werkomgeving
Stomps ziet toekomst voor de veranderdomeinen van Flynth. ‘Ik denk dat we er zelfs nog veel meer uit kunnen halen, door onderling beter samen te werken bijvoorbeeld. Maar dat zijn wensen, we gaan ons best doen om die te realiseren.’
Het belangrijkste is voor Stomps uiteindelijk dat ze kan bijdragen aan een fijnere werkomgeving. ‘Het kan heel frustrerend zijn als je niet wegwijs wordt in software. Ik weet zelf wat ik heb gemist en dat wil ik verbeteren. We kunnen het niet perfect doen, maar wel bijdragen aan soepeler verlopende uitrol van software.’
Esther Stomps op haar huidige thuiswerkplek, met op de achtergrond het inlogscherm voor Client Online/MijnFlynth.