Gebruik als accountant de digitale handtekening voor deze documenten

Het is een uitdaging voor kantoren om te bepalen welke zwaarte en soort handtekening vereist is bij het ondertekenen van documenten zoals jaarrekeningen, opdrachtbevestigingen, belastingaangiftes en adviesrapporten. Het correct plaatsen van een digitale handtekening brengt verantwoordelijkheid met zich mee, aangezien het een rechtshandeling is met juridische gevolgen. Onvoldoende bewijs van ondertekening kan leiden tot ongeldigheid van een overeenkomst. Daarom is het belangrijk om hier serieus aandacht aan te besteden. In dit blog ontdek je welk type handtekening jij als accountant kunt gebruiken in je dagelijkse werkzaamheden.

Drie soorten digitale handtekeningen: welke kies je?

Sinds 2018 zijn de spelregels voor ‘digitaal zakendoen’ in Nederland van kracht, zoals geformuleerd door Europa in de eIDAS-verordening. Deze verordening stelt eisen aan het veilig en betrouwbaar gebruik van elektronische identiteiten. Electronic Identities And Trust Services (eIDAS) onderscheidt drie soorten digitale handtekeningen met verschillende niveaus van zekerheid.

1. De ‘gewone’ elektronische handtekening (SES) is eenvoudig maar niet waterdicht. Het kan een scan zijn van een handgeschreven handtekening of digitaal worden gezet in bijvoorbeeld Word. Geschikt voor minder belangrijke zaken zoals het accepteren van een pakketje.
2. De ‘geavanceerde’ digitale handtekening (AES) is betrouwbaarder en veiliger. Uniek verbonden aan de ondertekenaar, identiteit is achterhaalbaar. Gegevens zoals afzender, document en tijdstip worden vastgelegd, waardoor traceerbaarheid gewaarborgd is. Geschikt voor overeenkomsten met gemiddeld juridisch risico.
3. De ‘gekwalificeerde’ digitale handtekening (QES) heeft het hoogste betrouwbaarheidsniveau, gelijk aan de ‘natte handtekening’. Een unieke code en certificaat van een erkende certificaatdienstverlener vereist. Accountants gebruiken deze handtekening alleen voor verklaringen bij de jaarrekening als ze bij het NBA zijn ingeschreven, met persoonsgebonden beroepscertificaat.

Wil jij meer weten over de drie typen digitale handtekeningen?
Ontdek meer over de verschillende handtekeningen in ons whitepaper

Welk type handtekening heb ik nodig als accountant?

Bij accountantskantoren worden verschillende soorten digitale handtekeningen gebruikt, afhankelijk van de concrete situaties. Voor accountants is het nog weleens lastig voor welke handtekening ze moeten kiezen.

Jaarrekening

Vanaf 2017 moeten middelgrote bedrijven jaarstukken digitaal aanleveren. Voor accountants die een elektronische accountantsverklaring in SBR afgeven, is altijd een gekwalificeerde handtekening vereist. Controlerende accountants ondertekenen de verklaring als XML-bestand met een persoonsgebonden beroepscertificaat. Dit waarborgt authenticiteit en juridische geldigheid.

Voor de verklaring bij een pdf-versie van de jaarrekening wordt meestal een geavanceerde handtekening gebruikt. Deze biedt goede betrouwbaarheid en traceerbaarheid. De aanbiedingsbrief bij dezelfde jaarrekening kan ook worden ondertekend met een geavanceerde digitale handtekening.

De LOR

De Letter of Representation (LOR) bij de jaarrekening dient geavanceerd te worden ondertekend door de klant. Dit waarborgt de betrouwbaarheid en geeft zekerheid dat de klant verantwoordelijkheid neemt voor de verstrekte informatie.

Belastingaangiften (IB, OB)

Binnen de accountancybranche kunnen kantoren in veel gevallen volstaan met een geavanceerde handtekening. Omdat de ondertekening uitsluitend vanuit de klant plaatsvindt, is het gemakkelijker om aan te tonen dat de handtekening op unieke wijze aan de ondertekenaar is gekoppeld. Dit wordt meestal gewaarborgd door een persoonlijke inlog, waardoor alleen de eigenaar of bestuurder van de onderneming de handtekening kan plaatsen. Op deze manier wordt de authenticiteit van de handtekening gewaarborgd.

Notulen AVA

Voor het digitaal ondertekenen van AVA-notulen wordt meestal een geavanceerde handtekening gebruikt. Deze biedt betrouwbaarheid, identificatie van de ondertekenaar en traceerbaarheid van gegevens. Zo ontstaat een juridisch geldige en betrouwbare ondertekening.

Opdrachtbevestiging

Voor de opdrachtbevestiging wordt een geavanceerde handtekening gebruikt door het kantoor, de accountant en de (nieuwe) klant. Het gebruik van twee-factor authenticatie wordt aanbevolen om de veiligheid te waarborgen. Bij een nieuwe klant is het belangrijk om te verifiëren dat het tweede authenticatiemiddel, zoals een mobiele telefoon, daadwerkelijk wordt gebruikt door de ondertekenaar.

Interne correspondentie

Interne correspondentie voor het accountantskantoor kan worden ondertekend met een gewone digitale handtekening. Denk hierbij aan interne wijzigingen, updates of beleidsrichtlijnen binnen het accountantskantoor. Deze documenten zijn vaak van minder juridisch belang en vereisen geen hoog niveau van identificatie of traceerbaarheid.

Waarom je niet altijd voor het hoogste ondertekenniveau kiest

Een accountantskantoor hoeft niet elk document op het hoogste niveau te ondertekenen, omdat dit niet altijd noodzakelijk is. Het gebruik van het hoogste niveau van zekerheid, zoals een gekwalificeerde handtekening, brengt vaak extra kosten met zich mee. Het is belangrijk om de juiste balans te vinden tussen de benodigde zekerheid en de kosten en moeite die ermee gemoeid zijn. Voor minder belangrijke documenten of situaties waarbij een lager zekerheidsniveau volstaat, zoals interne correspondentie of minder juridisch risicovolle documenten, kan een geavanceerde handtekening gebruikt worden. Op deze manier kan het accountantskantoor efficiënter opereren zonder onnodige kosten te maken.

De keuze van de zekerheid hangt af van de waarde en het risico dat ermee gemoeid is. Het is een keuze die je zelf moet maken. Bijvoorbeeld: als je een 10-jarige overeenkomst tekent met een waarde van 10 miljoen euro per jaar, wil je het hoogste niveau van zekerheid hebben. Het is dan verstandig om ook vast te stellen dat de handtekening van de andere partij daadwerkelijk aan de ondertekenaar is gekoppeld. Dit versterkt je positie in een eventueel geschil voor de rechter. Het gaat erom dat je juridisch goed beschermd bent en met vertrouwen de afspraken naleeft.

Denk vooral na over het ondertekenproces

Een soepel ondertekenproces is van cruciaal belang voor accountants om de betrouwbaarheid, veiligheid en efficiëntie van hun werkzaamheden te waarborgen en mogelijke risico’s te beperken. Als kantoor moet je streven om een document op een veilige en efficiënte manier te laten ondertekenen. Het risico op fouten is hoog zodra er meerdere handmatige acties uitgevoerd moeten worden om een document te ondertekenen, delen en archiveren. Maar hoe richt je dit proces efficiënt in? Je leest het in onze whitepaper: ‘De winst van een soepel digitaal ondertekeningsproces’.