HLB Witlox Van den Boomen: Leuker werken in een strak gedigitaliseerde omgeving
Geplaatst op 14-07-2022 in Klantverhalen
Al jaren investeert accountants- en advieskantoor HLB Witlox van den Boomen in strakke digitale processen en data science. Het is een randvoorwaarde om goede mensen aan te trekken. Door slimme samenwerking met de klant ontstaat ruimte voor gave adviesklussen en blijft het werk uitdagend. In dit klantverhaal lees je waarom en hoe HLB Witlox Van den Boomen investeert in een strak gedigitaliseerde omgeving, om accountants te werven én te binden aan het kantoor.
Robèrt Molenaar, bestuurder bij HLB Witlox van den Boomen, streeft er samen met CIO Bart Wijlaars naar om frontrunner te zijn op het gebied van digitale transformatie. ‘Als je goede mensen in je team wil, moet je hen maximaal faciliteren met kwalitatieve en geautomatiseerde processen. Het is een randvoorwaarde’, stelt Wijlaars. ‘Heb je dat niet voor elkaar, dan verliezen mensen energie aan alle handmatige werkzaamheden met weinig toegevoegde waarde. En dan droogt het talent op.’ HLB Witlox Van den Boomen ontstond in 2021 na een fusie tussen HLB Van Daal en Witlox Van den Boomen. Hiermee telt het fusiekantoor nu zo’n 600 medewerkers, verdeeld over zeven vestigingen in Brabant en Limburg.
Bestuursagenda
Met honderd openstaande vacatures staat de krapte op de arbeidsmarkt bovenaan de bestuursagenda. Molenaar: ‘We verliezen talent niet zozeer aan concurrenten. Het grootste deel maakt een overstap naar de klantzijde. Dat gebeurt omdat we er als sector niet in slagen om mensen de juiste mix aan werkzaamheden te bieden.’ Volgens de bestuurder ligt dat voornamelijk aan de toegenomen wet- en regelgeving: ‘Kwaliteit is natuurlijk essentieel; we moeten onze klanten goed kennen. Maar toenemende registratieverplichtingen, zoals rondom de Wwft, drukken op de praktijk. ‘Ook alle administratie rondom de NOW en TLV is volgens Molenaar niet bevorderlijk voor het werkplezier: ‘Juist daarom zetten we volop in op verregaande digitalisering van deze werkzaamheden.’
Betekenisloze activiteiten
Sinds 2013 is HLB Witlox Van den Boomen bezig om betekenisloze activiteiten door technologie te laten overnemen. Zo kunnen mensen zich richten op het cognitieve werk waarvoor ze zijn opgeleid en is het werk interessanter. In de huidige krappe arbeidsmarkt is het bovendien noodzaak om slimmer te werken. ‘Handmatige data-invoer is de grootste productiviteitskiller’, vindt Wijlaars. Inmiddels is de standaard accountancy dienstverlening – van jaarrekening, boekhouden, aangiftes tot rapportages – zover mogelijk geautomatiseerd en geïntegreerd. Wijlaars constateert dat Visma | PinkWeb zich daarmee onderscheidt. ‘Dit is momenteel de enige leverancier die software aanbiedt waarmee alle applicaties op één platform zijn geïntegreerd. Zo komt data automatisch in alle relevante dossiers terecht.’
High tech fabriek
Wijlaars vergelijkt de huidige bedrijfsvoering met een hoogwaardige productielijn. HLB Witlox Van den Boomen neemt de klant daarin nadrukkelijk mee. ‘We helpen ondernemers bij het automatiseren van hun administratieve processen. Dit scheelt de ondernemer niet alleen veel tijd, maar geeft ook een enorme kwaliteitsimpuls aan de verwerking en oplevering van de cijfers.’ Volgens Wijlaars is 98 procent van de klanten inmiddels digitaal aangesloten: ‘Voor deze groep geldt dat klant en accountant – vooraan en achteraan de productielijn – samen één fabriek vormen, waarin ze slim en efficiënt samenwerken. ’Hoe beter de processen in de keten op orde zijn, hoe beter de cijfers kloppen en hoe beter we de klant van dienst kunnen zijn.’
De CIO noemt nog een pluspunt: dankzij het klantenportaal van Visma | PinkWeb zijn de lijntjes met de klant kort. ‘Het is de plek waar de klant zijn dossiers kan vinden en waar alle informatie veilig wordt gedeeld. Als we een goedkeuring nodig hebben of gegevens missen, wordt de klant getipt met een notificatie. Dankzij geautomatiseerde koppelingen beschikken we altijd over juiste, volledige en actuele data. Daarmee voorzien we onze medewerkers en klanten continu van waardevolle inzichten. Zo zijn we ook over tien jaar nog relevant.’
Gave adviesklussen
De strak geautomatiseerde werkwijze helpt de adviesorganisatie om als werkgever aantrekkelijk te blijven. Molenaar: ‘Mede door slimme processen zijn we nu voor de helft een productiebedrijf – denk aan de accountantswerkzaamheden en de aangiftepraktijk. Voor de andere helft zijn we een advieskantoor. Dit maakt het werk voor onze medewerkers leuker’, stelt Molenaar. ‘Natuurlijk moeten de dossiers op orde zijn. Maar door de juiste balans met complexe en gave adviesvraagstukken, blijft het werk uitdagend.’
‘Zo’n 98 procent van de klanten levert inmiddels digitaal aan’
In het advieskantoor werken de medewerkers in multidisciplinaire teams. Met alle relevante diensten onder één dak worden klanten breed ondersteund. Ook voor medewerkers is deze vorm van dienstverlening aantrekkelijk – door het bundelen van diverse expertises in een team ontwikkelen zij zich breder. Volgens Molenaar en Wijlaars hebben leidinggevenden daarbij de verantwoordelijkheid om de juiste mensen bij elkaar te zetten. Molenaar: ’Maar ook om in gesprek te blijven met medewerkers over doorgroeimogelijkheden en ambities. De pareltjes in het team – zeker met enige ervaring – wil je vasthouden. Tijdens de coronapandemie misten we soms net die dialoog en zijn we onnodig wat collega’s kwijtgeraakt.’
Volgens Wijlaars stroomden er ook financials onnodig uit omdat zij meer impact willen maken, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid. ‘Het idee leeft soms dat je in het bedrijfsleven meer van betekenis kunt zijn, maar in onze dienstverlening kun je juist impact maken bij meerdere bedrijven tegelijk. We timmeren hard aan de weg om deze interne transfermogelijkheden nog beter onder de aandacht te brengen. Er is vanuit klanten enorm veel vraag naar.’
Afscheid van klanten
Ondanks een nijpend tekort aan mensen streeft de adviesorganisatie naar een goede work/life-balance. Molenaar: ‘De huidige generatie gaat niet zozeer voor het grote geld, maar wil vooral een fijn privéleven.’ Om de werkdruk acceptabel te houden, hanteert het kantoor de FRISS-methode. ‘We nemen afscheid van klanten die negatief scoren op fun, risk, income, strategy en stress’, licht Molenaar toe. ‘Als er met klanten altijd gedoe is, als ze altijd mopperen over de factuur en als ze bovendien hun zaken digitaal niet op orde hebben, doet dat iets met je mensen. Het leidt tot stress. Vorig jaar hebben we voor meer dan een miljoen euro ‘gefrisst’. Dat zorgde voor minder omzet, maar leidde wel tot een gezondere klantenportefeuille en blijere collega’s.’
Verrassende inzichten
In de toekomst gaat HLB Witlox Van den Boomen zijn medewerkers nog meer perspectief bieden met de mogelijkheden van data-analyse. Molenaar: ’Systeemcontroles zijn nu al niet meer nodig dankzij slimme algoritmes. Dat was in het verleden een arbeidsintensief en weinig spannende taak. Doordat alles nu geautomatiseerd verloopt, rollen er inzichten uit de programma’s waar je jonge mensen enorm mee uitdaagt. Ze gaan er bevlogen mee aan de slag en kunnen er de klant enorm mee verrassen.’
We staan nog maar aan het begin: de organisatie investeert stevig in data science en breidt het team met data-experts flink uit. ‘In de toekomst kunnen we nog veel meer interessante conclusies trekken als we de data van al onze disciplines tegen elkaar afzetten. We zijn bezig om opleidingstrajecten voor deze nieuwe adviesrol in te richten. Daarmee maken we het werk voor onze mensen nog leuker’, aldus Molenaar.
Slim samenwerken in tijden van personeelstekort
HLB Witlox Van den Boomen investeert in strakke digitale processen om het werk leuker te maken. Werkplezier is belangrijk en al helemaal in tijden van hoge concurrentie op de arbeidsmarkt. Accountants zijn minder tijd kwijt aan administratieve handelingen wanneer kantoren investeren in goede software. Zo is er meer ruimte voor gave adviesklussen. Een klantenportaal is onmisbaar in goede automatisering. Met het klantenportaal van Visma | PinkWeb zorg je voor efficiënte communicatie met klanten en tussen collega’s onderling. Deze prettigere samenwerking zorgt ervoor dat er meer tijd is voor het proactief begeleiden van klanten.