In gesprek met… John Rütten van FlexAccount

Waarom hebben jullie besloten gebruik te gaan maken van een klantenportaal?

In 2008 kregen we het idee dat de communicatie met onze relaties makkelijker zou moeten kunnen verlopen, dan alles per papier en per post te regelen. Het versturen van diverse belastingaangiften was tijdrovend en wij verstuurden vaak aangiften namens onze relaties, zonder dat dit qua verantwoordelijkheid/aansprakelijkheid goed geregeld was.

Daarom zijn we op zoek gegaan naar software die meerdere problemen en vragen van ons in één keer kon oplossen. Minder papieren postverwerking, klanten die zelf hun aangiften accorderen en versturen en eenvoudige verzending van mailings naar klanten. Ook kregen we toen het idee om veel meer zaken, zoals klantdossiers en permanente stukken te gaan digitaliseren.

Waarom hebben jullie gekozen voor het portaal van PinkWeb?

Toentertijd waren er niet zo veel aanbieders van dergelijke software en eigenlijk hebben we al snel ons oog laten vallen op PinkWeb omdat zij al een directe koppeling hadden met Primaccount. Hierin verzorgden wij alle belastingaangiften.

Wat zijn de winstpunten van het gebruik van Cliënt Online?

De winstpunten zijn tweeledig. Aan de ene zijde financieel en aan de andere de service naar onze klanten toe.

Financieel heeft het natuurlijk veel kosten bespaard in de postverwerking. Naast papier, porti en drukwerk scheelt het natuurlijk ook veel uren op de secretariële afdeling. Hier komen softwarekosten voor terug, maar per saldo levert dit financieel een besparing op. Eén puntje is dat we helaas nog niet merken dat de kosten van de digitale verwerking de laatste jaren ook dalen, wat we bij schaalvergroting en meer gebruik van de software graag meer zouden zien.

De service naar onze klanten toe is door de vergaande digitalisering sterk verbeterd en onze relaties hebben overwegend een positieve waardering voor deze ontwikkelingen. Natuurlijk vergt elke verandering een gewenning, maar onze relaties weten niet meer beter en zouden het niet anders meer willen. Geen gedoe meer met pakken papier, een paar dagen wachten op de post of handmatig zelfs mailings moeten klaar maken. Eén druk op de knop en het is weg.

Is jullie focus door het gebruik van Cliënt Online ook meer online komen te liggen?

Cliënt Online vulde voor ons het beeld in dat we voor ogen hadden en dat sluit heel mooi op onze wensen aan.

Hoe zorgen jullie ervoor dat klanten het klantenportaal (zijn) gaan omarmen?

Door onze relaties aan het begin stapje voor stapje te informeren over de wijze waarop processen zouden gaan veranderen en ze hierbij ook persoonlijk uitleg te geven indien gewenst. We zijn in eerste instantie begonnen met het koppelen van BTW relaties, later werden deze gevold door de IB, VpB en LH. Ook deze stapjes maakten het voor relaties makkelijker om aan het systeem en de nieuwe werkwijze te wennen.

Onze relaties waren er binnen een paar maanden aan gewend. De oude manier was al snel niet meer terug te denken. Alle nieuwe relaties stappen automatisch in en lopen gewoon mee in de digitale pas.

Wat zijn jullie beste tips voor ingebruikname van het portaal?

De beste tip is er gewoon mee te beginnen en de werkwijze doorvoeren. Elke verandering is altijd even wennen en dat zal niet veranderen. Gewoon goed toelichten en gestructureerd doorvoeren en dan neemt het proces het vanzelf over.

Hoe zien jullie de ontwikkeling en het gebruik van het klantenportaal in de toekomst en wat zien jullie graag in toekomstige versies?

Wij zullen als kantoor het portaal nog verder gaan gebruiken als digitale opslag van allerlei permanente stukken. Ook de salarisadministratie wil in de toekomst meer mogelijkheden van het portaal gaan gebruiken. We hopen dan ook dat door de iDeal-functionaliteit, de facturatie goedkoper gaat worden, zodat de module Factuur Online voor ons ook aantrekkelijk wordt.

We hopen dat er in de toekomst bij het plaatsen van facturen aan relaties ook direct een PDF van de factuur wordt meegestuurd in de e-mailnotificatie. Dat zouden relaties zeer wenselijk vinden.

Verder gaan wij als kantoor steeds verder leunen en steunen op onze softwarepartners en dus ook op PinkWeb. We hopen dat bij PinkWeb de flexibiliteit en korte communicatielijnen intact blijven. Ook bij verdere groei of overname door een grote jongen. En hoe logisch het ook is dat het een keer zal gebeuren, hopen we dat het nog lang op zich zal laten wachten.