Krijg als accountant grip op complexe informatiestromen

Geplaatst op 16-05-2024 in Blogs

Steeds meer accountantskantoren zien het belang in van een moderne en efficiënte ICT-straat. De automatisering van werkprocessen zorgt ervoor dat er verschillende en soms complexe informatiestromen ontstaan. Informatiestromen vanuit de klant naar het accountantskantoor en vice versa en naar uitvragende partijen zoals de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en banken zijn complex. In dit blog beschrijven we hoe je grip krijgt op deze complexe informatiestromen.

Efficiënter communiceren met klanten

Klanten leveren op allerlei manier informatie aan. Al die verschillende manieren van communiceren kost een accountantskantoor tijd en geld. Ongeordend wordt dit al gauw een doolhof van brieven, telefoontjes en e-mails waar niemand grip op heeft. En al helemaal als privé communicatiemiddelen als WhatsApp of een Teams chat worden gebruikt. Een goed portaal om gegevens uit te wisselen biedt accountantskantoren de tooling om deze informatiestromen strak, soepel en digitaal veilig te organiseren. Complexe informatiestromen worden eenduidige processen. Alle informatie wordt automatisch gedeeld wanneer dat nodig is. Klanten zijn daardoor altijd geïnformeerd en als accountant sta je direct in contact.

Veilig documenten delen

Cybercriminelen worden steeds slimmer. Zij sturen phishing mails, plaatsen malware op computersystemen en krijgen toegang tot bestanden. Als accountant ben je extra interessant omdat je beschikt over veel persoonlijke en financiële informatie. Veilige gegevensuitwisseling en strakke procedures zijn van belang om cyberrisico’s te verkleinen.

Wanneer je als accountantskantoor gegevens uitwisselt met de klant, dan moet dat digitaal en veilig zijn. Het moet ook te traceren zijn. Als accountant wil je ten slotte weten of de klant bijvoorbeeld zijn fiscale aangifte heeft goedgekeurd en ondertekend. Maar je wil ook weten of de juiste mensen binnen het accountantskantoor toegang hebben tot relevante applicaties. Een goed portaal waarborgt dit. Bij de keuze voor een portaal om gegevens uit te wisselen, is het belangrijk om te controleren hoe de veiligheid van gegevens worden gewaarborgd. Controleer  welke ISO-certificaten en standaarden op het gebied van digitale informatiebeveiliging aanbieders gebruiken.

Veilig digitaal ondertekenen

Ondertekenen is een belangrijk onderdeel in het volledige accountancyproces. Dit gebeurt steeds vaker digitaal, net als veel andere werkprocessen. Digitaal ondertekenen is veiliger, efficiënter en makkelijker. In sommige portalen is digitaal ondertekenen een vast onderdeel. Hiermee stroomlijnt het portaal alle accountancyprocessen nog verder en borgen ze deze in één centraal systeem. Er is alleen interactie nodig op het moment van ondertekenen. Dit maakt de kans op fouten kleiner, het gebruiksgemak groter en het ondertekenen en delen van documenten veiliger.

Medewerker als belangrijke schakel

Een goed portaal om veilig gegevens uit te wisselen is niet voldoende. Het is belangrijk dat jouw medewerkers op de hoogte zijn van mogelijke gevolgen van een aanval. Cyberaanvallen leiden namelijk tot financiële verliezen, reputatieschade en datalekken. Cyberincidenten worden vaak veroorzaakt door menselijke fouten. Verplicht je medewerkers om gegevens altijd uit te wisselen in een beveiligd portaal. Zo krijg je grip op de beveiliging van deze complexe informatiestromen.

Het beleid rondom het veilig delen van documenten en informatie is ontzettend belangrijk. Soms heeft een kantoor wel beleid om gegevens op een centrale plek te bewaren, maar dan gaat het toch mis. Bedenk dat medewerkers in de praktijk vaak voor gemak kiezen boven het naleven van regels en geldende procedures.

Een overzicht van trends en ontwikkelingen in cyberland

Een overzicht van trends en ontwikkelingen in cyberland

Efficiënt en veilig gegevens uitwisselen met PinkWeb

PinkWeb is een belangrijke schakel in de communicatie tussen het accountantskantoor en zijn klanten. Je werkt efficiënter en veiliger door gegevens geautomatiseerd uit te wisselen. Denk bijvoorbeeld aan het uitwisselen van dossiers, formulieren en CRM-gegevens met ondernemers ter ondertekening. PinkWeb wordt ontwikkeld en onderhouden volgens de laatste veiligheidsstandaarden. Met een ISO 27001 en/of ISO 9001 certificering laten wij zien dat wij serieus met de veiligheid van gegevens omgaan. In de onderstaande infographic ontdek je hoe accountants grip krijgen op complexe informatiestromen met het klantenportaal van PinkWeb.

Infographic PinkWeb Portaal

 

Bied jouw klanten een waardevolle persoonlijke omgeving waar zij alles rondom jouw financiële dienstverlening vinden. Eenvoudig, snel en gestructureerd informatie aanleveren, zodat jij in één keer met de juiste en complete gegevens aan jouw werkzaamheden start. Het klantenportaal van Visma | PinkWeb is dé oplossing om grip te krijgen op complexe informatiestromen, met krachtige integraties met accountancysoftware en bijvoorbeeld Sharepoint, zodat jij meer tijd hebt om je klant proactief te begeleiden.

Wil jij meer weten over de mogelijkheden?

Plan dan een demo in met Lycke Runeman