Nooit meer dagenlang wachten op een handtekening

Sinds enige jaren kent Moore DRV een digitaal ondertekenproces. In plaats van dagen is nu binnen een paar uur een document voorzien van een handtekening. Al langer konden klanten van Moore DRV documenten digitaal goedkeuren. In 2019 maakte de accountants- en adviesorganisatie, met 14 kantoren in Zuidwest-Nederland, het digitaal ondertekenen van veel meer documenten mogelijk. Die beslissing vloeide voort uit de missie om processen verder te optimaliseren. “We willen niet alleen een aantrekkelijke werkgever zijn, we zullen ook met minder mensen meer moeten doen,” vertelt IT-manager Cornee Hertogh.

“Elk procentje winst in de processen is meegenomen.” De winst die Moore DRV boekte dankzij het digitaal ondertekenen, was wel meer dan dat. Terwijl tekeningsbevoegde medewerkers tot die tijd altijd op kantoor moesten zijn om bijvoorbeeld een jaarrekening of een aangifte te paraferen, kan dat nu overal via de mobiele telefoon of laptop. Daar plukte de organisatie vooral ook tijdens de coronapandemie de vruchten van. “Ik moet er niet aan denken dat we het ondertekenen destijds nog niet hadden gedigitaliseerd,” zegt Hertogh. “Tegenwoordig past het digitaal ondertekenen goed bij het hybride werken, dat mede is ontstaan door de pandemie. Er wordt vaker thuis, bij de klant of op een ander kantoor gewerkt. Elke medewerker heeft daarom standaard een laptop en zakelijke telefoon.”

De digitale handtekening is minder milieubelastend

Sinds de invoering verloopt het digitale ondertekeningsproces binnen Moore DRV vele malen sneller. Voorheen ging een afgeronde jaarrekening naar een secretarieel medewerker die er een mooi vormgegeven document van maakte. Dit stuk werd geprint en ingebonden, waarna het terechtkwam in de postvakjes van tekeningsbevoegde collega’s. Eenmaal voorzien van een handtekening ging het stuk vervolgens terug naar het secretariaat dat de jaarrekening scande om het elektronisch te kunnen archiveren. De klant kreeg de jaarrekening per post of digitaal. “Het traject duurde dagen, nu is er vaak binnen een paar uur een akkoord,” zegt business process consultant Davy Thomas. Het kantoor digitaliseerde als eerste het ondertekenen van de jaarrekening, daarna volgden de opdrachtbevestigingen. Tegenwoordig worden ook alle interne hrm-documenten indien nodig elektronisch ondertekend.

Het digitaal ondertekenen scheelt niet alleen aanzienlijk in papier-, print- en portokosten, het is ook minder belastend voor het milieu. Hertogh: “Met ons grote klantenportfolio besparen we een flink aantal bomen.” Het kantoor ontmoedigt daarom klanten die nog een papieren jaarrekening per post willen ontvangen. “Ik sluit niet uit dat we er in de toekomst een toeslag voor zullen rekenen. We worden steeds meer een volwaardig ESG-kantoor.”

Laagdrempelig ondertekenen

Het digitaal ondertekenen verloopt via de online omgeving van PinkWeb. Dankzij koppelingen met softwareprogramma’s kunnen medewerkers met één druk op de knop documenten aan de klant aanbieden. “Daarbij is het prettig dat medewerkers overzicht hebben van de ondertekeningsstatus”, zegt Thomas.

“Als een stuk langer blijft liggen, kan een reminder worden gestuurd naarde klant. De ervaring leert dat klanten meestal binnen één enkele dag goedkeuren. Het ondertekenen is heel laagdrempelig.” Net als het kantoor profiteert de klant volgens Thomas van de digitaliseringsslag. “Ze kunnen hun dossier 24/7 terugvinden en inzien. Ze zijn niet afhankelijk van onze openingstijden. Als een bepaald document niet in het dossier staat, maar wij hebben dat wel in ons bezit, dan plaatsen we het in het dossier. We hoeven het niet versleuteld te versturen.”

Een hogere betrouwbaarheid

De digitale handtekening is volgens Hertogh bovendien van grote waarde omdat deze betrouwbaarder is dan de ‘natte’ handtekening. “Een digitaal ondertekend document is voorzien van een audit trail. Daarin staat wie het heeft aangemaakt, welke personen het hebben ingezien en welke versie door wie en wanneer is ondertekend.”

Ook de kans op fouten is kleiner, vindt de IT-manager. “Een papieren rapport kon op een verkeerd bureau belanden. Nu komt het stuk direct bij de juiste persoon terecht.” Daarbij weet PinkWeb naar wie welk document gestuurd moet worden binnen een grotere onderneming. “Dat gebeurt geautomatiseerd en ook dat verkleint de kans op fouten; als een collega een e-mailadres handmatig zou moeten invoeren, kan per ongeluk een verkeerd adres worden ingevoerd. Ook dan kan een vertrouwelijk stuk terechtkomen bij iemand voor wie dat niet bedoeld is.”

Voordat Moore DRV overstapte op het digitaal ondertekenen, verdiepte het kantoor zich goed in de wet- en regelgeving. Hertogh: “We ondertekenen alle stukken geavanceerd. Alleen de controleverklaringen voor middelgrote ondernemingen worden voorzien van een gekwalificeerde handtekening, zoals wettelijk verplicht is.” Tot voor kort stond het benodigde beroepsgebonden certificaat op een fysieke token, zegt collega Thomaes. “We zijn echter overgestapt op een cloud-based certificaat. Daarmee hebben medewerkers hun certificaat altijd en overal bij de hand. Ook voor ons kantoor betekent het minder geregel met uitgegeven tokens.”

Buddy kantoren

Voor het delen van gegevens en documenten met klanten gebruikt Moore DRV uitsluitend PinkWeb. Ook het ondertekenen verloopt via de online omgeving. Dat is voor recent overgenomen kantoren soms wennen, ervaart Hertogh. “Zij laten de klant soms nog vrij in de keuze voor een systeem als dat van PinkWeb of ze staan toe dat klanten ‘nat’ ondertekenen. Dat is voor ons echter geen optie. Als ze onderdeel worden van Moore DRV willen we dat die kantoren zo snel mogelijk alles via PinkWeb gaan delen en ondertekenen. Het is veel efficiënter als alle processen gestandaardiseerd en uniform zijn.”

Moore DRV doet er veel aan om dit goed uit te leggen. Dat doet het kantoor met marketingcampagnes en instructiefilmpjes. “Ook worden zogenaamde buddy-kantoren ingeschakeld. Medewerkers van deze vestigingen zitten dan vaak bij die kantoren om de nieuwe collega’s vertrouwd te maken met PinkWeb en het gemak van digitaal ondertekenen. We weten inmiddels uit ervaring dat nieuwe kantoren uiteindelijk heel blij zijn met deze efficiencyslag.”

Richt je ondertekeningsproces efficiënt in met PinkWeb

Als kantoor wil je meer gemak en efficiency voor je medewerkers. Een soepel ondertekeningsproces helpt daarbij. Als accountantskantoor moet je streven naar een veilige en efficiënte manier van digitaal ondertekenen. Dat kan met PinkWeb. Wil jij net als Moore DRV een efficiënt ondertekeningsproces? Wij laten je graag tijdens een demo zien hoe je dit proces optimaal kan inrichten.

Plan een demo