Veilig digitaal documenten ondertekenen en beheren

De jaarrekening, opdrachtbevestiging, belastingaangifte of een adviesrapport – het hele jaar door zijn er heel wat documenten die door jou of jouw klant moeten worden ondertekend. Het digitaal ondertekenen is de afgelopen jaren enorm toegenomen. Maar voor veel kantoren blijkt het nog een flinke uitdaging om het proces zo veilig mogelijk in te richten, en dit niet ten koste te laten gaan van de efficiëntie. In dit blog lees je alles wat je moet weten over het veilig digitaal ondertekenen en beheren van documenten.

Toenemende digitalisering vereist de noodzaak van cyberveiligheid

Als accountant voer je het grootste deel van je werkzaamheden online uit. Door de opkomst van artificial intelligence kunnen kantoren een grote efficiencyslag slaan. Processen worden geautomatiseerd en steeds efficiënter ingericht. Helaas zorgt dezelfde ontwikkeling ervoor dat cybercriminaliteit ook toeneemt. Iedere crimineel zonder hacking vaardigheden kan ransomware verspreiden en bedrijven platleggen.

Ook tijdens het digitaal ondertekenen van documenten bestaat de kans dat het verkeerd gaat. Een accountantskantoor moet er echt zeker van zijn dat de juiste persoon zijn handtekening zet. Een geldige digitale handtekening op een document is essentieel om de rechtsgeldigheid van het document te waarborgen. Als het accountantskantoor de handtekening niet met zekerheid kan verifiëren, kan dit de deur openen voor vervalsingen en frauduleuze praktijken. Besteed daarom extra aandacht aan cyberveiligheid om financiële en reputatieschade te voorkomen.

Zo laat je de juiste persoon ondertekenen

Of je nu de jaarrekening, de LOR bij die jaarrekening, of de notulen van de AVA digitaal laat ondertekenen, het is cruciaal dat het document wordt ondertekend door de juiste persoon. Dit lijkt vanzelfsprekend. Maar helaas gaat het nog vaak fout. Verifieer altijd de identiteit van de ondertekenaar en maak gebruik van een geïntegreerde ondertekeningsoplossing.

Identiteit van de ondertekenaar verifiëren

Accountants moeten de identiteit van de ondertekenaar verifiëren voor de rechtsgeldigheid van documenten en om identiteitsfraude te voorkomen. Dit versterkt de integriteit van de ondertekening en minimaliseert juridische complicaties. Ook is identiteitsverificatie noodzakelijk voor compliance met regelgeving zoals de eIDAS-verordening en Know Your Customer (KYC), waarbij strikte normen gelden voor accountantskantoren. De verificatie is afhankelijk van het niveau van ondertekenen. Om de rechtsgeldigheid te begrijpen heb je kennis nodig van de drie soorten digitale handtekening.

Bij de gewone digitale handtekening ligt de identiteit van de ondertekenaar niet vast. De verificatie kan via een e-mail of SMS. De geavanceerde handtekening is betrouwbaarder en veiliger dan de gewone handtekening. Volgens de eIDAS-verordening moet de handtekening op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden zijn. De identiteit moet worden geverifieerd met minimaal twee-factor authenticatie zoals een unieke inlogcode. De gekwalificeerde handtekening heeft de hoogste mate van betrouwbaarheid. De identiteit van de ondertekenaar wordt geverifieerd met behulp van een gekwalificeerd certificaat. Zo beschikken accountants die ingeschreven zijn bij het NBA over een persoonsgebonden beroepscertificaat.

Meer lezen over het verifiëren van de identiteit van de ondertekenaar

Geïntegreerde ondertekeningsoplossing

Helaas gebeurt het nog vaak dat een link per e-mail wordt verzonden met het verzoek tot ondertekening, waardoor iedereen die toegang heeft tot de link het document kan ondertekenen. Niet echt veilig dus. Laat staan als de mail naar een onbevoegd persoon wordt gestuurd. Probeer daarom zoveel mogelijk handmatige handelingen te voorkomen. De handmatige taken vergen niet alleen tijd en aandacht van medewerkers, de kans op fouten wordt ook groter. Zorg ervoor dat het ondertekeningsproces

Een geïntegreerde ondertekeningsoplossing biedt zowel veiligheid als gemak, waarbij het ondertekenproces plaatsvindt in een centrale, hoog beveiligde omgeving zonder externe uitstapjes, waardoor veiligheidsrisico’s worden geminimaliseerd. Geautomatiseerde stappen en gebruik van data binnen PinkWeb dragen bij aan het optimaliseren en automatiseren van het ondertekeningsproces.

Veilig en gemakkelijk ondertekenen met PinkWeb

In de praktijk kiezen medewerkers en klanten vaak voor gemak boven veiligheid, waarbij handmatige taken omzeild worden via minder veilige methoden. Dit brengt risico’s met zich mee. Een geïntegreerde oplossing biedt zowel veiligheid als gemak, met een centraal en beveiligd ondertekeningsproces, minimalisering van externe uitstapjes en geautomatiseerde stappen. PinkWeb’s data-gedreven aanpak optimaliseert het proces verder, waarbij gedetailleerde kennis wordt ingezet met behulp van AI en machine learning.

Ondertekenen met PinkWeb biedt een aantal voordelen. Het uploaden en verplaatsen van documenten naar een losse ondertekeningsoplossing is overbodig; dankzij integraties met verschillende softwareoplossingen stuurt PinkWeb documenten direct naar de juiste personen of instanties. Het aanwijzen van ondertekenaars per document is niet nodig, omdat vaak dezelfde personen bepaalde documenten ondertekenen. Ondertekende documenten worden automatisch gearchiveerd. De centrale omgeving zorgt ervoor dat je veilig en eenvoudig documenten ondertekent en beheert.

Wil jij meer weten over digitaal ondertekenen met de geïntegreerde oplossing van PinkWeb? Maak kennis met Lycke en stel je vragen of krijg een volledige demo om alle mogelijkheden te zien.