Verhoog werkgeluk door efficiënter werken
Geplaatst op 28-03-2023 in Kennisbank
Steeds meer accountantskantoren doen er alles aan om het werkgeluk van medewerkers te verhogen. Bij aantrekkelijke werkgevers willen mensen immers graag (blijven) werken. Goede software is daarbij een vereiste. Dankzij een online klantenportaal wordt het werk niet alleen efficiënter, ook hoeven medewerkers heel veel vervelende klusjes niet meer te doen.
Volgens diverse onderzoeken zijn enkele factoren bepalend voor hoe tevreden medewerkers zijn in een organisatie. Dat zijn: een prettige bedrijfscultuur, een fijne werkplek, goed leiderschap, ruimte om je te ontwikkelen en goede technologie. Professionele kantoren weten hoe belangrijk investeren in goede software is en hoe ze zich ermee kunnen onderscheiden van kantoren die hun processen minder strak hebben georganiseerd.
Zo profiteren veel kantoren inmiddels van een online PinkWeb omgeving. Daarmee verloopt alle communicatie, goedkeuringsprocessen en documentenbeheer gestroomlijnd en werken medewerkers gestructureerd en efficiënt samen aan een dossier. Dat past bij deze tijd. Professionals verwachten dat zij hun kennis kunnen inzetten voor advies aan de klant en geen tijd hoeven te verdoen met overbodige handelingen.
Neem afscheid van deze 5 tijdrovende administratieve klusjes
- Nooit meer papieren aangiften versturen
Kantoren die met PinkWeb werken, kunnen niet meer zonder. Met een paar drukken op de knop laten ze de klant de jaarrekening of fiscale aangiften ondertekenen. Hoe anders is dat bij kantoren die dit nog niet hebben geautomatiseerd. Hier moeten medewerkers de stukken printen, inbinden en aan de klant te versturen. Vervolgens moeten ze op deze ondertekende stukken wachten om deze vervolgens aan de verschillende instanties te versturen. Het kost per aangifte zomaar een kwartier aan tijd. Maar dat niet alleen, het is vooral niet het leukste werk voor je mensen. - Nooit meer ‘saai’ inkloppen van gegevens
Inboeken van bankmutaties of uitgaven inkloppen van bonnetjes van de schoenendoos-klant – je doet er je medewerkers geen plezier mee; dit soort saaie klusjes zijn echt niet nodig met het een klantenportal. Dankzij automatische koppelingen met de bank, rollen de bij- en afschrijvingen zo de portaal in. Ondernemers kunnen hun bonnetjes via een scan & herken-app digitaal naar de administratie sturen en weggooien. - Nooit meer klanten najagen – strakke communicatie
Het komt vaak voor dat er voor de jaarrekening gegevens missen. Rijdt de ondernemer ook privé in zijn auto of zijn er nieuwe medewerkers in dienst getreden? Normaliter zou een collega van het kantoor een belletje plegen met de klant, die is er misschien niet of hij is met heel andere zaken bezig. Hij belooft later terug te bellen, maar vergeet dat. Vooral bij drukke ondernemers kunnen er wat mails of belletjes overheen gaan voor de informatie boven tafel is. Hoe anders is dit met een portaal; de collega zet de vraag uit bij de ondernemer. Hij of zij krijgt een berichtje dat er iets van hem of haar wordt verwacht. Zodra de klant heeft geantwoord of stukken heeft aangeleverd, ontvangt de accountant daarvan bericht. - Nooit meer zoeken naar documenten
Op een kantoor werken verschillende collega’s vaak samen aan een dossier. Het kan komt nog weleens voor dat een ondernemer zijn getekende aangifte of een ontbrekend document mailde aan een collega, maar dat die collega vervolgens een week ziek thuis zit. Doordat collega’s vaak verschillende lijntjes hebben met een klant zijn er zo vaak stukken zoek. Zo’n 15 procent van de tijd zijn medewerkers bezig met zoeken naar informatie, die niet zelden al in huis is. Dat is zonde van de tijd, maar is vooral ook frustrerend voor medewerkers, en soms ook voor de klant. Met PinkWeb staan alle stukken bij elkaar. Dat zorgt voor overzicht en rust in het hoofd van medewerkers. - Nooit meer handmatig documenten archiveren
Als de klant documenten heeft ondertekend, plaatst het kantoor deze normaal gesproken handmatig terug in het dossier. Soms schiet het er echter ook bij in. Door het archiveren te automatiseren, is het kantoor ervan verzekerd dat het gebeurt zonder dat iemand er omkijken naar heeft.
Zet in op efficiency voor meer tevredenheid op de werkvloer
Dankzij goede software is het werk efficiënter, het zorgt er ook voor dat de accountant zich steeds meer en beter kan richten op zijn adviserende rol. Het is ook belangrijk om nieuwe medewerkers aan te trekken. Ervaren medewerkers zijn misschien al gewend om met goede systemen te werken bij hun vorige werkgever. Jonge professionals verwachten dat zij hun kennis kunnen inzetten voor adviesklussen en daarbij geen tijd hoeven te verdoen met overbodige handelingen. Wil jij meer weten over het verhogen van efficiency voor jouw kantoor? Download de whitepaper.