Waarom accountantskantoren data privacy serieus moeten nemen om compliant te zijn

Voor accountantskantoren wordt het steeds belangrijker om data veilig te bewaren en uit te wisselen. Cybercriminelen hebben hun pijlen gericht op financiële gegevens. Deze zijn veel geld waard op de zwarte markt. Als blijkt dat een accountantskantoor de basis niet op orde heeft bij een datalek, kan dit zelfs zorgen voor financiële en reputatieschade. Niet alleen de dreiging van cybercriminelen houdt kantoren bezig. Ook moet de verzameling, opslag, verwerking en uitwisseling van gegevens in overeenstemming zijn met de wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit blog lees je meer over het veilig bewaren en uitwisselen van data om compliant te zijn.

Wat houdt data privacy nou echt in?

Data privacy voor accountantskantoren omvat de bescherming van persoonlijke en financiële informatie van klanten die aan hen zijn toevertrouwd. Het veilig verzamelen, opslaan, verwerken en uitwisselen van de gegevens in overeenstemming met de AVG. Als accountantskantoren moet je een aantal zaken op orde hebben als het gaat om data privacy:

• Beveiliging van gegevens: Implementeren van sterke beveiligingsmaatregelen zoals encryptie, firewalls, en tweefactorauthenticatie om gegevens te beschermen tegen cyberaanvallen en datalekken.
• Toestemming en transparantie: Duidelijk communiceren met klanten over hoe hun gegevens worden verzameld, gebruikt, opgeslagen en gedeeld.
• Minimaliseren van data: Alleen de noodzakelijke persoonsgegevens verzamelen die nodig zijn voor specifieke doeleinden en deze niet langer bewaren dan nodig.
• Beheren van rollen en rechten: Beperken van de toegang tot persoonsgegevens tot alleen die medewerkers die deze nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden.
• Beschikken over een ICT-calamiteitenplan: Garantie op honderd procent veilig is er niet. Als je een calamiteitenplan hebt klaarliggen dan kun je de schade op de beschikbare data zo goed mogelijk beperken.
• Meldplicht bij datalek: Procedures hebben voor het melden van datalekken aan toezichthoudende autoriteiten en betrokkenen binnen de wettelijk voorgeschreven termijnen.

Compliance hoeft niet ingewikkeld te zijn

Compliance voor accountantskantoren houdt in dat zij zich houden aan een brede set van wetten, regels en normen. Deze zijn in het leven geroepen om de integriteit en kwaliteit van de accountant te waarborgen. Accountantskantoren beschikken over gevoelige informatie, waaronder persoonsgegevens, financiële rapporten, belastingaangiften en andere vertrouwelijke documenten. Het waarborgen van de privacy van deze data is niet alleen een wettelijke vereiste maar ook essentieel voor het behoud van het vertrouwen van klanten.

Wettelijke en regelgevende vereisten

Met oog op data privacy zijn er twee belangrijke wettelijke en regelgevende vereisten namelijk de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). De AVG eist dat kantoren strikte regels moeten volgen bij het verzamelen, verwerken, bewaren en uitwisselen van persoonlijke informatie. Denk hierbij aan het verkrijgen van duidelijke toestemming, bescherming tegen ongeautoriseerde toegang. Maar ook het recht van klanten om gegevens in te zien, wijzigen of verwijderen.

De Wwft is bedoeld om witwassen van geld en de financiering van terrorisme te voorkomen. Accountantskantoren moeten een cliëntenonderzoek uitvoeren voordat ze de samenwerking aangaan. De Wwft maakt deel uit van de bredere AML-regelgeving, met specifieke eisen voor Know Your Customer (KYC) en Customer Due Diligence (CDD)-processen. Deze processen zijn onmisbaar voor bedrijven om te voldoen aan de wettelijke eisen, risico’s te beheren en hun reputatie te beschermen.

Zorg voor een toekomstbestendige compliance strategie

Het naleven van wetten en regels is niet alleen een must, het is een strategische keuze die zich op de lange termijn dubbel en dwars terugverdient. Door te zorgen voor strikte naleving voorkom je niet alleen mogelijke boetes en onnodige juridische kosten, je zorgt er ook voor dat jouw reputatie glanzend schoon blijft. En laten we eerlijk zijn: een onberispelijke reputatie is goud waard. Het behoudt niet alleen het vertrouwen van je bestaande klanten, maar maakt je ook onweerstaanbaar voor potentiële nieuwe relaties. Bij PinkWeb begrijpen we dit als geen ander en staan we klaar om je te helpen bij elke stap op weg naar een compliance strategie die werkt.

Veilig en compliant gegevens beheren met PinkWeb

De oplossingen van PinkWeb voor accountantskantoren bieden krachtige integraties met CRM- en documentmanagementsystemen, waardoor documenten makkelijk, veilig en efficiënt gedeeld en uitgevraagd kunnen worden. Met PinkWeb deel je in een handomdraai vertrouwelijke documenten zoals de belastingaangiftes, de jaarrekening, opdrachtbevestigingen, contracten, adviesrapporten en nog veel meer. Je ondertekent en verstuurt deze informatie met één druk op de knop.  Een digitale handtekening nodig? Je regelt het zonder handmatige stappen, met het hoogste veiligheidsniveau.