Waarom een klantenportaal het werk van accountants makkelijker maakt
Geplaatst op 03-06-2022 in Kennisbank
Als accountant deel je gevoelige informatie met je klant en uitvragende partijen zoals KvK, Belastingdienst en banken. Je wilt deze informatie veilig, betrouwbaar en traceerbaar uitwisselen: heeft de ondernemer zijn fiscale aangifte voor dit kwartaal al goedgekeurd en ondertekend? Hebben de juiste mensen toegang tot de voor hen relevante applicaties? Een goed klantenportaal waarborgt dit en daarmee krijg je grip op deze complexe informatiestromen. In dit blog vertellen wij hoe je efficiënter gegevens kunt uitwisselen met klanten en derden, wat het werk van de accountant makkelijker maakt.
Efficiënter gegevens uitwisselen
Op verschillende manieren communiceren kost een accountant veel tijd. Hierdoor is er minder tijd om een goede gesprekspartner te zijn voor je klanten. Met een klantenportaal werk je efficiënter en houd je tijd over om met je klant in gesprek te gaan over wat er echt voor hem toe doet. Het is dé schakel tussen de accountant, de ondernemer en uitvragende instanties. Een goed klantenportaal maakt koppelingen met bijna alle software. Informatie wordt automatisch gedeeld wanneer dat nodig is. Dat bespaart niet alleen handmatig werk, het voorkomt ook fouten. Hierdoor zijn klanten altijd optimaal geïnformeerd en weten ze wat er wanneer van hen wordt verwacht.
Veilige en geautomatiseerde gegevensuitwisseling
Je werkt efficiënter door gegevens geautomatiseerd uit te wisselen. Denk bijvoorbeeld aan het uitwisselen van CRM-gegevens en dossierstukken of documenten ter ondertekening aanbieden aan de ondernemer. Als accountant kun je veel gerichter contact hebben met je klant, bijvoorbeeld op documentniveau. Het is erg belangrijk dat de uitwisseling van deze documenten op een veilige manier gebeurt. Goede klantenportalen worden ontwikkeld volgens de hoogste veiligheidsstandaarden.
“Met een klantenportaal werk ik efficiënter en dat creëert tijd en ruimte voor het allerbelangrijkste: mijn klant. Ik kan een betere gesprekspartner zijn voor klanten en hen echt verder helpen.” – Cadans Accountants
Grip op complexe informatiestromen
Informatiestromen tussen de accountant, de ondernemer en uitvragende partijen zoals de Belastingdienst en Kamer van Koophandel zijn complex. Ongeordend wordt dit al gauw een doolhof van brieven, telefoontjes, mails en appjes. Als accountant krijg je moeilijk grip op alle informatiestromen. Zeker als dit voorkomt bij tientallen klanten. Een klantenportaal biedt accountantskantoren de tooling om deze informatiestromen op één centrale plek te organiseren.
Slimme functionaliteit
Sommige klantenportalen zijn al zo ver ontwikkeld dat ze het mogelijk maken om eenvoudig de stap van boekhouder naar de trusted advisor van de klant te maken. Dit doen zij door bijvoorbeeld nieuwsberichten, branche-informatie en indicatoren automatisch te updaten en af te stemmen op het profiel van de klant. Hierdoor wordt de klant op het juiste moment voorzien van de juiste informatie.
24/7 inzicht en toegang tot gegevens
Gebruikers van een klantenportaal hebben 24/7 toegang tot de nodige tools. Zij hebben inzicht in de benodigde informatie, op het moment dat zij dat willen. Informatie is toegankelijk zonder dat zij hun accountant hoeven te raadplegen. Een goede portaalleverancier levert ook toegang tot een app. Het schakelen tussen de accountant en de ondernemer gaat op die manier sneller. Belangrijk: de app moet wel net zo goed beveiligd zijn als het portaal zelf.
Checklist: Een goed klantenportaal voor accountants
Waar moet een goed klantenportaal voor de accountancybranche aan voldoen? Het is belangrijk om te kiezen voor functionaliteit die past bij de organisatie en bij de klanten. Een portaal kan het werk op allerlei manieren makkelijker maken en vaak is er veel mogelijk. Maar wat moet een klantenportaal altijd kunnen? Bekijk de checklist hier!