Zo gaan je mensen van jouw nieuwe software houden

Wat, waarom en de voordelen

Harold en Mark hebben als consultants bij Visma | PinkWeb veel ervaring met het begeleiden van de implementatie van nieuwe software en de verandering die hierbij komt kijken. Zoveel dat ze een ondersteunende toolkit hebben ontwikkeld. Hierin zit onder andere de welbekende Brown Paper Sessie.

Tijdens deze sessie brengen ze samen met de klant het huidige proces in kaart en kijken ze waar iets moet veranderen. Er wordt niet alleen gekeken naar wat er verandert, maar ook voor wie dit verandert. Zo weten de consultants welke personen ze van welke informatie moeten voorzien en kunnen ze dieper ingaan op de (impact van de) verandering.

Harold: ‘We dagen deelnemers uit om out of the box te denken. Zo vragen we waarom ze iets doen, of het belangrijk is en hoe ze weten dat ze datgene moeten doen. Mensen zitten zo zelf achter het stuur en bepalen dus ook zelf hoe ze willen werken. Wij kunnen hierdoor doen wat nodig is om onze software te integreren en tegelijkertijd efficiency winst behalen, zodat medewerkers direct voordeel hebben van hun nieuwe manier van werken.’

Begrip voor angst en weerstand

Angst is een natuurlijke reactie van het lichaam op een onbekende situatie. ‘Bij verandermanagement is dit dan ook een emotie die regelmatig naar boven komt’, zegt Mark. ‘Daarom is het goed om begrip te tonen wanneer een werknemer voor het eerst te maken krijgt met een aangepast proces. Betrek medewerkers zo vroeg mogelijk bij het proces, dan creëer je bewustzijn voor de essentie van de verandering. Belangrijk is dat we hierbij steeds kunnen terugvallen op het nut en de noodzaak van de door te voeren verandering. We laten de medewerker zien wat de voordelen zijn van het werken op de nieuwe manier. Het helpt dan om binnen elke divisie van de organisatie iemand ambassadeur te maken van het nieuwe proces. Die persoon heeft vaak te maken met dezelfde processen als de medewerkers met bezwaren en kan weerstand wegnemen.’

Hoe helpen wij in dit proces?

Verandermanagement is meestal nodig om ervoor te zorgen dat mensen de nieuwe software op de juiste manier gaan gebruiken. Het kan er op termijn zelfs voor zorgen dat werknemers de nieuwe oplossing echt gaan omarmen.

‘Wij werken onder andere met een blueprint van de werkprocessen en brengen aan de hand hiervan de impact van de verandering in kaart’, legt Harold uit. ‘PinkWeb wordt ingericht met alle benodigde koppelingen en hiermee starten we een pilot. Tijdens deze pilot krijgen we inzicht in eventueel noodzakelijke bijsturing.’

Mark vult aan: ‘Ook mappen we de organisatie om duidelijk te maken welke taken verdwijnen of er juist bij komen en hoe dit wordt doorgevoerd in de organisatie. We trainen medewerkers naar het benodigde niveau en stellen handvatten, best practices en sjablonen beschikbaar om op terug te vallen. We organiseren werksessies en begeleiden het projectteam en de projectleider. Tot slot ondersteunen en adviseren we in de communicatie om nut en noodzaak organisatiebreed uit te dragen. Zo is voor ieder persoon duidelijk wat er verandert en wat dit voor hem of haar betekent.’

Ben je nieuwsgierig geworden naar PinkWeb en wat onze oplossing voor jou kan betekenen?